Seus direitos de acessar seus registros médicos sob HIPAA

Obter acesso aos seus registros médicos é um dos seus direitos como paciente. De acordo com a Lei de Responsabilidade e Portabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) de 1996, você também tem o direito de decidir quem pode ver suas informações médicas e quando.

De acordo com a HIPAA, seus registros médicos devem ser entregues dentro de um prazo específico. Também podem ser feitas solicitações para alterar informações incorretas.

Os prestadores de cuidados de saúde, por sua vez, têm o direito de solicitar pagamento pela realização e entrega de cópias, de reter determinadas informações e de partilhar os seus registos com outros prestadores em situações específicas.

Este artigo explica como solicitar e obter seus registros médicos. Também descreve o seu direito à privacidade – e as exceções a esses direitos – e o que você pode fazer para resolver disputas com um profissional de saúde.

Posso ver meu prontuário no consultório do meu médico?

A HIPAA oferece aos pacientes o direito legal e executável de ver e receber cópias de suas informações médicas e outros registros de saúde, mediante solicitação de seus prestadores de cuidados de saúde.Isso inclui ver a “revisão do gráfico original” em vez de uma fotocópia ou uma página de resumo.

Se você estiver no consultório do provedor e estiver revisando resultados de exames laboratoriais, um relatório de patologia ou resultados radiológicos, você tem o direito de ver a revisão do prontuário original e solicitar uma cópia do relatório na íntegra.

Meus registros médicos são privados?

A rigor, os prestadores de cuidados de saúde devem salvaguardar os seus registos médicos para garantir que a sua privacidade e confidencialidade não sejam violadas. A HIPPA emitiu diretrizes específicas sobre como isso deve ser feito (bem como penalidades caso não existam salvaguardas).

Além disso, você tem o direito de decidir quem pode ver suas informações médicas e quando.

No entanto, existem exceções. De acordo com os regulamentos da HIPAA, um profissional de saúde pode compartilhar seus registros médicos sem o seu consentimento em situações específicas, como:

• Seguro saúde: ao se inscrever em um plano de seguro, sua assinatura concede acesso a informações médicas associadas a um sinistro pago ou aprovado.
• Benefícios por invalidez: por exemplo, a Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA) pode obter acesso aos seus registros médicos em caso de acidente de trabalho.
• Assistência médica compartilhada: Se você estiver sendo tratado por outro especialista para a mesma condição, seu provedor principal tem o direito de compartilhar informaçõesespecífico apenas para essa condição. A retenção dos registros pode excluir informações importantes e vitais para o seu diagnóstico e tratamento.
• Partes designadas:Isto inclui qualquer indivíduo ou grupo com quem você permitiu que suas informações médicas fossem compartilhadas, de forma contínua ou quando indicado (como uma procuração médica emergente, que só entra em vigor se você estiver incapacitado).
• Ações legais: Uma intimação para acessar seus registros médicos poderá ser obtida se você for acusado de um crime ou quando estiver envolvido em uma ação judicial para a qual suas informações médicas sejam relevantes.

Tenho o direito de obter todos os meus registros?

A HIPAA exige que seu médico forneça uma cópia completa de seus registros médicos quando solicitado. Na maioria dos casos, a cópia deve ser fornecida no prazo de 30 dias. O prazo pode ser prorrogado por mais 30 dias se houver motivo razoável.

Mesmo assim, os prestadores são incentivados a fazer a transferência o mais rapidamente possível, dada a utilização generalizada de portais de pacientes e outros sistemas de entrega eletrónica.

Novamente, há exceções à regra HIPAA. Os prestadores de cuidados de saúde podem reter ou excluir certas informações, como:

• Notas de psicoterapia: Estas são notas ou impressões pessoais documentadas durante uma sessão de aconselhamento que podem causar danos psiquiátricos ou conflitos se compartilhadas.
• Informações relacionadas a uma ação iminente: Inclui informações compiladas em antecipação ou para uso em uma ação civil, criminal ou administrativa. A menos que uma intimação seja concedida, essas informações podem ser retidas.

Novas leis e proteções
De acordo com a Lei de Curas do Século 21 (que entrou em vigor em 6 de outubro de 2022), as organizações de saúde devem fornecer aos pacientes acesso imediato aos seus registros de saúde em formato eletrônico. Isso inclui todos os resultados de testes, listas de medicamentos e notas clínicas.
A Lei de Curas garante que todos os relatórios sejam entregues a um portal do paciente e evita o “bloqueio de informações” (no qual as informações médicas podem ser retidas ou limitadas). De acordo com esta nova lei, um paciente pode ver os seus relatórios antes mesmo do seu prestador.

Meu novo médico pode obter meus registros médicos?

Se você estiver mudando de médico, poderá solicitar que seus registros médicos sejam transferidos para um novo médico. A solicitação precisaria ser emitida por escrito. O processo pode variar, mas geralmente é simples.

Numa situação ideal:

1. Você preenche um formulário de autorização concedendo permissão a um provedor para compartilhar seus registros com outro provedor.
2. Você marca no formulário quais registros deseja que sejam compartilhados.
3. Você paga (ou é cobrado) taxas para cobrir o custo da transferência.

Na melhor das hipóteses, seus registros chegariam dentro de alguns dias ou antes. Se seus registros não tiverem sido digitalizados, poderá levar até 30 dias para concluir a transferência de acordo com os regulamentos da HIPAA.

Um profissional de saúde pode cobrar por registros médicos?

Seu médico pode cobrar pelo custo de fazer cópias de seus registros médicos. O custo deve ser razoável e incluir apenas:

• Mão de obra para cópia dos registros solicitados pelo paciente (seja em papel ou em formato eletrônico)
• Suprimentos para criar a cópia em papel ou mídia eletrônica (como uma unidade USB)
• Postagem ou frete solicitado pelo paciente (incluindo serviços especiais de entrega rápida)

Os custos precisam ser declarados e acordados antecipadamente.

O que eu faço se encontrar um erro em meus registros médicos?

Se você encontrar um erro em seus registros médicos, poderá solicitar que ele seja corrigido. Você também pode pedir ao seu médico para adicionar informações se o registro estiver incompleto ou para alterar algo com o qual você discorda.

De acordo com os regulamentos da HIPAA, o seu prestador de cuidados de saúde não é obrigado a fazer alterações ou omitir informações que considere imprecisas, enganosas ou falsas.

Mesmo que o seu fornecedor não concorde consigo, ainda tem o direito de que o seu desacordo seja anotado nos seus registos. Na maioria dos casos, o arquivo deve ser alterado dentro de 60 dias, mas pode levar mais 30 dias se você tiver um motivo razoável.

Exemplo de carta para solicitação de registros médicos

Muitos provedores não prepararam formulários de autorização para preenchimento (embora isso esteja começando a mudar). Na ausência de formulários preparados, você pode fazer uma solicitação por escrito, incluindo as seguintes informações em uma carta:

• Data da correspondência
• Seu nome legal completo
• Número da Segurança Social
• Data de nascimento
• Endereço
• Número de telefone
• Endereço de email
• A lista de registros médicos solicitados com datas de atendimento (abrangendo determinadas datas ou todas as datas em que você esteve sob os cuidados do prestador)
• Formato de entrega (papel, unidade USB, portal web seguro)
• Método de entrega (fax, correio, e-mail, pessoalmente)
• Sua assinatura
• Uma cópia do seu documento de identidade emitido pelo governo

Resolvendo Problemas

A HIPAA, a mesma lei que regula a forma como as suas informações de saúde são tratadas para proteger a sua privacidade, também lhe dá o direito de ver e obter uma cópia dos seus registos e de contestar qualquer coisa que considere errada ou que tenha sido omitida.

Se você tiver dificuldade com qualquer uma dessas questões, simplesmente pedir ao pessoal do escritório envolvido para revisar os regulamentos da HIPAA geralmente será suficiente para resolver a situação.

Esta é, no entanto, uma daquelas áreas onde às vezes é melhor “escolher as suas batalhas” com sabedoria. Às vezes, exigir uma cópia dos seus registros ou insistir que você discorda de algo neles não vale o tempo ou o estresse envolvidos.

Se um erro ou omissão em seus registros for menor, talvez não valha a pena prosseguir e arriscar um problema no relacionamento com seu médico e sua equipe.

Os prestadores de serviços de saúde geralmente enviam uma cópia de seus registros a um novo médico gratuitamente, como cortesia profissional. Isso pode ser mais fácil e menos estressante do que obter uma cópia para entregar ao seu novo médico.

Estas são considerações, mas só você pode tomar a decisão final.