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Caso você tenha um cliente que se recusa a pagar por um bem ou serviço, você tem um recurso: descontar o valor de suas vendas e deduzir o imposto de inadimplência.
Antes de poder fazer uma dedução por dívidas incobráveis, você deve usar o sistema de contabilidade de exercício. A maioria das pequenas empresas usa o sistema de caixa. No sistema de acumulação, você pode registrar uma venda no momento em que fatura o cliente, mas se não receber o pagamento, poderá acabar com uma conta incobrável.
Digamos que você esteja usando o sistema de acumulação e queira receber o dinheiro ou deduzir o valor do imposto. Em primeiro lugar, certifique-se de que compreende e aplica as leis relativas ao crédito ao consumo e à cobrança de dívidas incobráveis. Você não quer enfrentar uma ação judicial de um cliente irado ou ser acusado de assédio.
Como iniciar o processo de cobrança
Você tentou durante meses fazer com que um cliente pagasse, enviando cartas e até levando esse cliente a uma agência de cobrança. Nada funcionou. Contudo, há um ponto positivo nesta escuridão financeira; você pode fazer uma dedução fiscal para liquidar essa dívida inadimplente de suas contas a receber. Veja como funciona esse processo:
- Durante o ano, você tem contas a receber que você cobra… e algumas contas a receber que você está tendo problemas para cobrar.
- No final do ano, gere um Relatório de Vencimento de Contas a Receber para ver quem não paga há muito tempo e de quem você tentou cobrar diligentemente.
- Se o cliente não estiver mais ativo ou tiver parado de pagar, você poderá cortar o saldo desse cliente do total de vendas, para reduzir sua receita.
- Some todas as dívidas inadimplentes que deseja amortizar. Certifique-se de que você realmente deseja amortizar essas dívidas. Caso você receba o dinheiro do cliente posteriormente, terá que reverter a baixa e declarar o pagamento como rendimento.
- Revise a lista com seu consultor fiscal e some os inadimplentes. Em seguida, você pode reivindicar uma dedução do valor total de suas dívidas inadimplentes na declaração de imposto de renda de sua empresa.
Se o cliente pagar depois:Às vezes, os clientes que você pensava que nunca pagariam voltarão mais tarde e pagarão. Você terá que contabilizar essa receita e seu contador terá que contabilizar a reversão da inadimplência em sua declaração de imposto de renda.
Documentando uma dívida inadimplente
Tal como acontece com outras deduções fiscais, o IRS exige documentação; eles querem ter certeza de que suas deduções de dívidas inadimplentes são legítimas. Algumas maneiras de documentar essas dívidas inadimplentes:
- Mantenha a papelada em seus esforços de cobrança: cartas aos clientes, datas de ligações e resultados
- Mantenha seu relatório de vencimento de contas a receber para mostrar há quanto tempo essas dívidas estavam pendentes.
- Se você contratou uma agência de cobrança, guarde os documentos ou contrato relativos a esta transação e qualquer correspondência que mostre os esforços da agência de cobrança para cobrar.
- Registre qualquer informação que o leve a acreditar que esses clientes não pagarão ou que você chegou a um beco sem saída em seus esforços de cobrança, como um aviso de falência em um jornal ou uma carta que lhe foi devolvida por não ser entregue.
Em outras palavras, mantenha qualquer registro relacionado a essa dívida inadimplente, para comprovar sua baixa para o IRS.
