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Você provavelmente já ouviu a expressão “Entra lixo, sai lixo”. Originalmente aplicado a hardware e software de computador, mas também funciona para o lado financeiro do seu negócio. Você tem que criar um sistema financeiro que limpe o lixo se quiser ter sucesso.
Seu sistema deve fornecer informações precisas e úteis para que você possa ver como está seu desempenho e saber quando agir. Essas cinco etapas fáceis ajudarão você a criar um sistema simples de manutenção de registros financeiros: capturar, verificar, registrar, revisar e agir.
Capture as informações
Se não estiver lá, não existe. Adquira o hábito de capturar tudo ao iniciar seu negócio. Depois de um tempo, isso se tornará automático.
“Capturar” é a etapa mais difícil e a parte mais importante do processo. Acompanhe cada valor que você gasta em seu negócio e cada valor que você recebe como vendas. Tome cuidado para manter as despesas pessoais e comerciais separadas, mesmo que você sempre pague sua empresa ao pagar despesas pessoais dessa conta.
Não se preocupe neste momento em fazer qualquer coisa com as informações. Apenas adquira o hábito de coletá-lo. Certifique-se de que tudo o que você capturar inclua uma descrição do item, o valor e a data
Verifique para ter certeza de que as informações estão completas e corretas
Passe uma hora a cada duas semanas analisando tudo o que você capturou e certifique-se de que todas as informações estejam prontas para gravação.
Certifique-se de incluir detalhes suficientes sobre o motivo da despesa para que possa registrá-la com precisão. Uma nota para “papel, $ 3,55, 7/12” pode não ser suficiente. Para que servia o papel? Foi um jornal que você comprou para o escritório ou comprou uma resma de papel para o computador?
Observação
Defina um horário específico para um compromisso de “verificar tudo” consigo mesmo no final de semanas alternadas – por exemplo, sextas-feiras alternadas. Não espere muito ou será mais difícil lembrar as informações.
Registre as informações para salvá-las
Gravar significa colocar suas informações financeiras em um formato utilizável. Entregue tudo o que você verificou ao seu contador para registrar ou registre você mesmo. Faça isso mensalmente.
Insira as informações em uma planilha ou software de contabilidade. Você pode descobrir que o software online funciona melhor para você – você e seu contador podem ver as informações e discuti-las. Apenas certifique-se de registrar tudo todos os meses para poder revisá-lo.
Consolide e revise as informações
Depois que suas informações financeiras forem registradas a cada mês, imprima quatro relatórios: um balanço patrimonial, uma demonstração de resultados (p&l), um relatório de vencimento de contas a receber e um relatório de contas a pagar.
Inclua uma comparação com as mesmas informações do relatório do mês passado em cada relatório. Preste atenção especial às informações específicas contidas nesses relatórios.
Observação
As demonstrações financeiras mais importantes são a demonstração de lucros e perdas e a análise do fluxo de caixa.
Aja com base no que você sabe
“Agir” pode significar não fazer nada se tudo parecer bem. Mas em outras ocasiões, pode significar fazer uma mudança.
Crie pontos de gatilho onde as informações o obrigam a agir. Se você observar que os passivos aumentam a cada mês durante três meses em seu balanço, isso provavelmente significa que os ativos ou despesas também estão aumentando. Reduza os gastos.
Se você perceber que uma determinada despesa está aumentando como porcentagem das vendas em sua demonstração de resultados, pergunte-se por quê. Você pode querer cortar gastos com outras despesas para manter seu nível de lucro, se o aumento for necessário.
Seja assertivo ao perseguir pagadores lentos que aparecem em seu relatório de vencimento de contas a receber. Quanto mais tempo você deixar uma dívida sem pagar, menor será a probabilidade de você receber o dinheiro. Configure um sistema de cobrança para garantir que você receba o pagamento prontamente. Não deixe que os pagadores lentos presumam que você não quer seu dinheiro porque eles não têm notícias suas há algum tempo.
Quanto às suas contas a pagar (suas contas), pague o que puder o mais rápido possível. Muitas vezes você pode obter descontos pagando antecipadamente. Se você não puder pagar todas as suas contas, pague aquelas que farão com que você incorra em penalidades ou que afetarão sua classificação de crédito se você não for pontual.
Mesmo que outra pessoa seja responsável pelo pagamento das contas, você é o responsável final por garantir que as dívidas da sua empresa sejam pagas.
Sua classificação de crédito empresarial
Se quiser manter seu negócio separado de sua vida financeira pessoal, você precisará trabalhar para obter uma classificação de crédito empresarial. Dun & Bradstreet (D&B), Equifax e Experian são as principais agências de crédito empresarial.
Manter registros para fins fiscais
Outro motivo importante para manter registros comerciais excelentes: a hora do imposto. Registros bem organizados facilitam a preparação de impostos e ajudam a comprovar despesas se você for auditado pelo IRS, pelo seu estado ou por outras autoridades fiscais. O IRS tem requisitos específicos sobre por quanto tempo você deve manter registros comerciais para fins fiscais.
O resultado final
Mesmo que você não esteja familiarizado com sistemas financeiros, deverá ser capaz de colocá-los em ação e mantê-los funcionando com o mínimo de esforço. A parte mais difícil é coletar as informações. Depois de formar o “hábito de colecionar”, você descobrirá que o resto virá junto.
Lembre-se do CCRRA:Capturarinformações financeiras para o seu negócio,verificarisso a cada duas semanas,registroeanáliseas informações mensalmente, entãoagirconforme necessário para manter sua situação financeira fluindo sem problemas.
Você minimizará o “lixo” e os problemas que o acompanham e maximizará sua situação financeira se seguir este sistema simples de cinco etapas. Um sistema financeiro bem organizado deve manter o seu negócio viável por muitos anos.
