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Principais conclusões
- O Formulário W-9 do IRS é comumente preenchido por contratantes independentes e é usado para solicitar seu nome de declaração fiscal, número de identificação de contribuinte (TIN) e endereço.
- O formulário é enviado por empreiteiros para uma empresa para a qual prestam serviços, não para o IRS.
- As empresas utilizam as informações fornecidas no Formulário W-9 para preparar e emitir os Formulários 1099-NEC após o encerramento do ano fiscal, detalhando quanto foi pago a cada contratante.
- Você deve emitir os Formulários 1099-NEC para empreiteiros aos quais pagou $ 600 ou mais durante o ano fiscal, portanto, precisará dos Formulários W-9 desses indivíduos.
Como funciona o formulário W-9?
O Formulário W-9 é o formulário usado para que as empresas solicitem oficialmente o nome, endereço e número de identificação de um contratante, bem como o nome comercial, caso o contratante tenha um diferente de seu próprio nome.
O formulário é semelhante ao Formulário W-4 que os empregadores exigem que os funcionários preencham. Além das informações de identificação do contribuinte, o Formulário W-9 pede que o contratante indique se opera como sociedade unipessoal, sociedade anônima, parceria ou sociedade unipessoal de responsabilidade limitada.
O formulário W-9 também pede ao contratante que certifique se é cidadão dos EUA ou estrangeiro residente. Eles podem precisar preencher o Formulário W-8 se forem residentes de outro país.
Exemplos de formulário W-9 do IRS
Um zelador que limpa nos finais de semana, quando uma empresa está fechada e em um horário que lhe é conveniente, provavelmente é um contratado independente. Alguém que você contrata para criar um site para sua empresa também seria um contratante independente, porque você não controlaria quando e como ele realizaria o trabalho.
Esses indivíduos exigiriam de você um Formulário 1099-NEC na hora do imposto. A criação dos Formulários 1099-NEC exige que você forneça um Formulário W-9 preenchido com as informações necessárias.
Observação
Um empreiteiro está essencialmente administrando seu próprio negócio. Eles podem aumentar suas taxas sempre que quiserem, sem a sua aprovação, embora você seja livre para recusar seus serviços e usar outro contratante.
Você controla a remuneração de um funcionário e determina quando e se ele tem direito a um aumento. Alguém que atende seu telefone como recepcionista é provavelmente um funcionário se você definir o horário e ditar o que ele deve fazer enquanto estiver trabalhando. Os funcionários não exigem formulários 1099-NEC. Em vez disso, você relataria seus ganhos e remunerações no Formulário W-2.
Você não precisa incorrer em impostos sobre a folha de pagamento em nome dos empreiteiros, por isso muitas empresas consideram esse um relacionamento melhor e mais barato. Mas você não pode pagar alguém como contratante independente sem incorrer em multa fiscal se o indivíduo não atender a todos os requisitos legais para ser um contratante independente em vez de um empregado.
Quem usa o formulário W-9 do IRS?
Somente contratantes e fornecedores independentes preencherão os Formulários W-9. Você não precisa emitir formulários 1099-NEC para corporações C e S ou entidades de quem você compra produtos para revenda. Os pagamentos feitos a prestadores de serviços e fornecedores por cartão de débito, cartão de crédito ou por meio de terceiros como o PayPal também estão isentos porque o IRS usa um método diferente para rastrear essas transações. Eles são relatados no Formulário 1099-K.
Onde obter o formulário W-9 do IRS
O formulário W-9 pode ser baixado do site do IRS, ou seus contratantes podem preencher o formulário interativamente on-line, imprimi-lo e entregá-lo a você quando estiver preenchido.
Os formulários W-9 devem ser fornecidos diretamente ao empregador. Incentive seus contratados a preencher e enviar seus formulários com segurança, pois eles conterão informações confidenciais. Esses dados devem ser mantidos tão privados e seguros quanto possível para minimizar o risco de caírem em mãos erradas.
Observação
Não é recomendado transmitir um Formulário W-9 preenchido como um anexo de arquivo inseguro para um e-mail. Peça para recebê-lo por correio ou entrega em mãos, ou como um anexo de arquivo protegido por senha.
O que fazer se você não receber o formulário W-9 do IRS
É uma boa prática solicitar que contratantes independentes forneçam um Formulário W-9 preenchido assim que você souber que farão negócios juntos. É muito fácil deixar essas solicitações passarem até janeiro, quando você precisará delas.
Você pode baixar um suprimento de formulários W-9 em branco para distribuí-los conforme necessário ao contratar alguém para serviços. Isso economizará muito tempo e esforço.
Requisitos para preenchimento do formulário W-9
As instruções para os Formulários 1099-MISC e 1099-NEC da Receita Federal explicam as diversas situações e detalhes mais sutis que exigem que as empresas emitam esses formulários. Você deve preenchê-los, arquivá-los e emiti-los a todos os empreiteiros a quem pagou US$ 600 ou mais durante o ano fiscal.
Perguntas frequentes (FAQ)
E se eu precisar de ajuda para descobrir se alguém que realiza trabalho para mim é um contratante independente?
Entre em contato com a Receita Federal se não tiver certeza de como classificar alguém que trabalha para você. A agência pode ajudá-lo a fazer a distinção se você fornecer o Formulário SS-8, uma solicitação para que o IRS decida o problema para você.
E se um empreiteiro não quiser preencher e me fornecer um Formulário W-9?
Talvez você não queira fazer negócios com alguém que não deseja lhe fornecer o Formulário W-9. Isso deve ser um sinal de alerta porque você pode ser responsabilizado por penalidades se elas estiverem sujeitas a retenção na fonte e você não souber disso. O formulário também solicita essas informações.
