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Embora você possa ter despesas comerciais não reembolsadas como funcionário, provavelmente não será capaz de deduzi-las. A maioria dos funcionários que incorrem em despesas relacionadas ao trabalho poderia deduzir alguns desses custos em suas declarações fiscais federais até o ano fiscal de 2018, e poderá fazê-lo novamente em 2026.
Principais conclusões
- Você não poderá deduzir despesas comerciais de funcionários até 2026, a menos que seja reservista das Forças Armadas, funcionário do governo estadual ou local com base em honorários, artista performático ou tenha despesas de trabalho relacionadas a deficiência
- Seu empregador não deve ter pago essas despesas
- Você precisará comprovar essas despesas por meio de recibos ou outro método se solicitar a dedução
O efeito da reforma tributária de 2018
A Lei de Reduções de Impostos e Empregos (TCJA) encerrou muitas deduções detalhadas, deduções para despesas comerciais não reembolsadas de funcionários, quando foi sancionada em dezembro de 2017. A TCJA elimina a dedução para despesas comerciais não reembolsadas de funcionários para os anos fiscais de 2018 a 2025.
Você ainda pode reivindicar essa dedução se ainda não tiver apresentado sua declaração de imposto de renda de 2017. Você pode até ser capaz de voltar atrás e apresentar uma declaração corrigida para reivindicá-la, caso não tenha feito isso quando poderia. Você tem um período de três anos para apresentar uma declaração alterada a partir da data em que apresentou a declaração de imposto original ou dois anos a partir da data em que efetuou o último pagamento de imposto sobre essa declaração, o que ocorrer depois.
Alguns funcionários estão isentos. Reservistas das Forças Armadas, funcionários do governo estadual ou local com base em honorários, artistas qualificados e funcionários com despesas de trabalho relacionadas com deficiência ainda podem reivindicar esta dedução.
Cálculo de deduções discriminadas
Esta é uma dedução detalhada, portanto, você terá que passar por todos os registros e cálculos que a listagem envolve se quiser reivindicá-la. Levará mais tempo para preparar sua declaração de imposto de renda e provavelmente custará mais se você contratar alguém para prepará-la para você.
Observação
Certifique-se de ter despesas de funcionários não reembolsadas suficientes para que você ainda tenha lucro quando descobrir quanto custará em tempo e dinheiro para reivindicá-las.
A discriminação também significa que você não pode reivindicar a dedução padrão para o status do seu pedido. Portanto, não é do seu interesse discriminar se o total de todas as suas deduções discriminadas não exceder a dedução padrão a que você tem direito. Na verdade, você acabará pagando mais em impostos.
Pode ser gratificante usar essas despesas para reduzir um pouco suas obrigações fiscais, mas seria melhor pedir ao seu empregador que o reembolse pelo que você gastou.
Elegibilidade para a dedução de despesas comerciais do funcionário
Para obter a dedução fiscal, o seu empregador não pode ter reembolsado essas despesas, dado-lhe um adiantamento para esses custos ou um subsídio para pagá-los.
Se você tivesse que fornecer ao seu empregador uma contabilidade explicando exatamente em que o dinheiro foi gasto e tivesse que devolver o dinheiro que sobrou, provavelmente recebeu um adiantamento ou subsídio. Essas despesas não são dedutíveis.
Outra regra afirma que as coisas em que você gasta dinheiro devem ser despesas comerciais comuns e necessárias para seu empregador. “Comum” significa que a maioria das pessoas em seu ramo de trabalho, ou seus empregadores, gastam dinheiro na mesma coisa. “Necessário” significa que a compra ou despesa foi mais ou menos essencial para a realização de negócios.
Despesas com veículos
Estes incluem custos associados à utilização do seu veículo pessoal por motivos relacionados com o trabalho. Você pode deduzir uma parte de suas despesas reais de condução com base na quilometragem relacionada ao trabalho ou pode usar a taxa de quilometragem padrão definida pelo IRS a cada ano. A taxa era de 56 centavos por milha em 2021 e de 58,5 centavos por milha em 2022, se você for um funcionário que ainda se qualifica para essa dedução.
As milhas permitidas são limitadas para ir de um local de trabalho para outro, visitar clientes ou clientes, ir a uma reunião de negócios fora de seu local de trabalho regular ou ir de sua casa para um local de trabalho temporário quando você tiver um ou mais locais de trabalho regulares. O deslocamento não é incluído.
Viagens, refeições e entretenimento
As despesas de viagem incluem o custo de hotéis, refeições, passagens aéreas e aluguel de carro, caso você precise viajar para fora de casa a negócios pelo menos durante a noite.
Depois que o TCJA foi aprovado, as despesas com entretenimento empresarial não eram mais dedutíveis. Por exemplo, você não pode deduzir um evento esportivo, concerto ou viagem a um resort. As despesas com refeições ainda são dedutíveis e normalmente você estará limitado a 50% das despesas permitidas.
Outras despesas comerciais
Estas são quaisquer despesas que não estão incluídas nas categorias acima, como custo de cartões de visita, assinaturas de publicações comerciais e de negócios, despesas de escritório doméstico, presentes comerciais e educação relacionada ao trabalho. Eles também podem incluir quaisquer ferramentas ou equipamentos que possam ser necessários para realizar seu trabalho.
Como deduzir despesas comerciais de funcionários
A reivindicação de despesas comerciais de funcionários começa com o preenchimento do Formulário 2106 e o cálculo da dedução a que você tem direito. Se você não foi reembolsado pelo seu empregador, você só precisa preencher as etapas 1 e 3 da Parte I. Você precisará preencher a Parte II se tiver despesas com veículo.
Em seguida, adicione sua dedução ao formulário Cronograma A, que é o formulário que você deve usar para discriminar suas deduções. Se você estiver usando deduções discriminadas, não poderá fazer a dedução padrão.
O total de todas as suas deduções discriminadas deve exceder o valor da dedução padrão a que você tem direito, caso contrário, você pagará mais impostos do que o necessário.
A limitação AGI
Diversas deduções discriminadas sujeitas ao piso de 2% foram suspensas até 2026.
Anteriormente, todas as deduções diversas eram reduzidas em 2% do seu rendimento bruto ajustado (AGI). O que sobrou foi o valor que você poderia reivindicar como dedução fiscal.
Por exemplo, você só poderia reivindicar uma dedução no valor total de suas despesas diversas que excedam US$ 1.600, ou 2% de US$ 80.000, se seu AGI fosse de US$ 80.000. Você receberia uma dedução de $ 200 se tivesse $ 1.800 em despesas. Suas despesas não se qualificariam para dedução se todas as suas despesas diversas não somassem 2% do seu AGI.
Requisitos de manutenção de registros
Supondo que você atenda a todas essas regras e queira deduzir suas despesas relacionadas ao trabalho, o IRS pode esperar que você seja capaz de comprová-las, especialmente se o total for significativo. Você deve ter um comprovante de cada despesa reivindicada, mostrando a descrição de onde gastou o dinheiro, bem como o valor, o objetivo e o relacionamento comercial, e a data e local onde a despesa foi incorrida.
Perguntas frequentes
Você pode deduzir despesas comerciais não reembolsadas dos funcionários?
Até 2026, a maioria das despesas não reembolsadas dos funcionários não poderá ser deduzida dos seus impostos. No entanto, existem algumas exceções. Você poderá deduzir despesas comerciais de funcionários se for professor, reservista das Forças Armadas, artista performático, funcionário público com base em honorários ou se tiver despesas de trabalho relacionadas a deficiência.
O que se qualifica como despesa comercial não reembolsada do funcionário?
Para que algo seja uma despesa comercial não reembolsada de um funcionário, deve ter sido devido ao seu trabalho como funcionário e deve ter sido uma despesa normal e necessária.De acordo com o IRS, uma despesa comercial normal deve ser comum e aceita em seu setor.
