Table of Contents
A milhagem comercial é uma daquelas deduções fiscais comerciais que deveria ter um sinal de “cuidado”. Se quiser fazer a dedução, você deve poder comprovar isso. E há uma maneira específica de fazer isso.
Alguns proprietários de empresas e funcionários que precisam viajar durante o trabalho mantêm excelentes registros de quilometragem comercial. Mas se você não mantiver esses registros da maneira correta, não poderá incluir as despesas nos impostos comerciais e poderá perder uma grande dedução fiscal. Pior ainda, o Internal Revenue Service (IRS) pode negar estas deduções de milhas se não as puder provar.
Principais conclusões
- Se quiser deduzir a milhagem comercial, você deve manter registros contemporâneos para relatórios fiscais comerciais.
- Você deve ser capaz de separar milhas comerciais e pessoais para calcular as deduções.
- Seus registros de milhagem comercial devem incluir data, milhas percorridas e finalidade comercial.
- Você pode usar um livro de registro ou um aplicativo de smartphone para controlar a quilometragem do seu negócio
As duas maneiras de manter registros de milhagem comercial
O Internal Revenue Service (IRS) tem dois métodos diferentes para deduzir despesas de condução. Você pode deduzir suas despesas reais ou usar a taxa de milhagem padrão do IRS, que normalmente é atualizada uma vez por ano.Se você estiver usando o método de franquia padrão, basta apresentar a quilometragem, a data e o objetivo da sua viagem. Existem vantagens e desvantagens em cada método.
Deduzindo despesas reais
Se estiver usando despesas reais de condução, você precisará guardar os recibos de todas as despesas de condução, incluindo gasolina, manutenção e seguro. Para calcular suas despesas comerciais, você precisará saber quantas milhas você dirigiu e quantas milhas você dirigiu para fins comerciais.
Por exemplo, se você dirigiu um total de 24.000 milhas em um ano e puder provar que 18.000 dessas milhas foram para fins comerciais, 75% de suas despesas de condução podem ser listadas como despesas comerciais. Você então multiplicaria o total de despesas reais de condução por 75% para obter o valor a ser usado para a dedução de despesas.
Observação
Durante uma auditoria, o IRS pode solicitar que você comprove suas milhas com documentação. Caso você não consiga comprovar a dedução, sua empresa poderá estar sujeita a multas e penalidades por pagamento insuficiente de impostos.
Registrando quilometragem comercial
Para poder deduzir milhas, você deve manter registros atualizados mostrando quantas milhas você viajou, o destino e o objetivo comercial. A melhor maneira de fazer isso é usar um registro “no momento”. Você precisará de quatro informações para cada viagem de negócios: a data, a leitura do hodômetro no início e no final da viagem e o propósito da viagem.
Duas maneiras de rastrear quilometragem:
- O método Logbook.
- Um aplicativo de milhagem
Se você usar o método de diário de bordo, precisará registrar as informações sobre a viagem no momento em que ela acontece e por que você está viajando para esse local. Anote o ponto em que você começou a dirigir até lá. Inclua o endereço ou alguma informação sobre o seu destino.
Existe um equívoco comum de que, se você controlar as despesas reais, não precisará monitorar a quilometragem. Mas você só pode deduzir despesas comerciais, então ainda terá que rastrear a milhagem para separar as milhas comerciais das milhas pessoais.
Para ambos os métodos de rastreamento, o mais importante a lembrar é que você deve ser capaz de comprovar que registrou as informações no momento da viagem. Você mal pode esperar até o final do ano fiscal para se atualizar!
Usando um aplicativo para monitorar a milhagem comercial
Se você possui um smartphone, pode baixar um aplicativo que registrará sua quilometragem para você. Eles até separarão suas milhas comerciais de suas milhas pessoais. Se você usar o mesmo veículo para uso comercial e pessoal, também deverá registrar sua quilometragem total no início e no final do ano.
Relatando sua milhagem na declaração de imposto de renda de sua empresa
A próxima etapa é incluir essas informações na declaração de imposto de renda de sua empresa. A maneira específica de incluir essas informações varia de acordo com o seu negócio. Comece a controlar suas despesas com o uso comercial do seu carro, mesmo que você ache que não haverá muitas viagens de negócios. Adquirir o hábito em janeiro é melhor do que perder em abril próximo.
Perguntas frequentes
Como posso monitorar minha direção para o trabalho?
Existem duas maneiras de monitorar a direção para fins comerciais. Você pode acompanhar todas as despesas de condução comercial, incluindo sua quilometragem com recibos, ou pode usar o método de quilometragem padrão. Você precisará saber qual porcentagem de milhas que você dirigiu foram para fins comerciais para calcular sua isenção de impostos.
Você também deve saber que os funcionários não podem considerar despesas de condução como uma dedução diversa em suas declarações fiscais.
Como posso controlar a quilometragem e as despesas?
Você deve monitorar sua quilometragem comercial e outras despesas de condução e viagem usando um registro contemporâneo (na época). Se você for auditado pelo IRS, precisará fornecer todos os detalhes: data, milhas percorridas e finalidade comercial. Você pode acompanhar as leituras do hodômetro para manter as milhas comerciais e pessoais separadas ou usar um aplicativo de smartphone para rastrear suas milhas comerciais e pessoais.
