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Sua nova ideia de negócio deixou você animado, mas você passou muito tempo pensando em como administrará as finanças de sua empresa? Um dos aspectos mais cruciais da gestão de uma empresa é a escrituração contábil, um processo contábil que envolve o registro de dados e transações financeiras.
De acordo com Bernadette L. Harris, autora, palestrante, contadora forense e fundadora da empresa de serviços de contabilidade By The Book Accounting, que mora em Atlanta, estabelecer um bom sistema de contabilidade deve ser uma prioridade desde o início. “Muitos novos proprietários de empresas subestimam a importância de ter bons sistemas de manutenção de registos em funcionamento desde o início”, disse ela à Saude Teu por e-mail. “Não é algo que você implementa quando começa a ganhar dinheiro, é algo que você deveria implementar antes de abrir suas portas.”
Para obter uma melhor compreensão da contabilidade, é importante aprender os princípios básicos e as melhores práticas para ajudá-lo a controlar melhor as receitas e despesas da sua empresa.
Noções básicas de contabilidade e etapas iniciais
A escrituração contábil é um processo contábil de registro e manutenção de registros precisos das transações financeiras da sua empresa. Essas informações podem ajudá-lo a tomar decisões informadas sobre suas operações comerciais, oportunidades de investimento e outras decisões financeiras. Além de ajudar o empresário, a escrituração contábil dá aos bancos, investidores e ao governo a capacidade de verificar a saúde financeira e o potencial do negócio.
Normalmente, nos EUA, existem dois tipos de contabilidade que as empresas usam: contabilidade de “caixa” ou “accrual”. A contabilidade de caixa registra a receita quando o dinheiro é realmente recebido, enquanto a contabilidade de exercício registra a receita quando uma transação ocorre, mesmo que o dinheiro que vem com ela ainda não tenha sido recebido. Você precisará determinar qual método de contabilidade funciona melhor para sua empresa.
Observação
Se você deseja atrair investidores, por exemplo, considere usar princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP), que fornecem uma forma comum de padronizar os relatórios financeiros usando o método de competência.
Depois de descobrir seu método contábil ideal, comece criando um balanço patrimonial, que você usará para registrar e rastrear patrimônio, passivos e ativos. Esta etapa permitirá que você faça uma análise de custo-benefício de seu produto ou serviço para determinar se a maneira como você conduz os negócios está resultando em lucro ou perda. Além disso, considere as implicações fiscais e outras despesas comerciais a serem deduzidas dos lucros. Depois de concluir sua análise, é uma boa prática pagar primeiro todas as suas despesas (em cheque ou cartão, não em dinheiro) antes de determinar o lucro.
Harris disse que se você estiver se sentindo sobrecarregado, reserve um tempo para pesquisar livros relacionados que estejam disponíveis ou procure ferramentas de contabilidade digital. “Existem muitos programas de software de contabilidade disponíveis para proprietários de pequenas empresas, e o que eu mais recomendo é o QuickBooks”, disse ela. Se você ainda sente que precisa de ajuda externa para administrar suas finanças e pode arcar com o investimento, contratar um contador pode ser a solução ideal.
O que um contador faz?
Os contadores são profissionais financeiros que documentam a contabilidade financeira e os registros de uma empresa. As tarefas que eles realizam rotineiramente incluem a revisão de contas a receber (dinheiro devido à empresa) e contas a pagar (dinheiro que a empresa deve), determinar o dinheiro disponível, reconciliar extratos bancários e rastrear dados da folha de pagamento. Eles também costumam criar relatórios detalhados e notificar os proprietários de empresas sobre quaisquer erros contábeis que possam encontrar.
Os contadores costumam personalizar os livros com base nas necessidades do negócio. Alguns tipos básicos de contas contábeis para pequenas empresas são:
- Dinheiro (recebimentos e desembolsos)
- Estoque (produtos não vendidos a serem vendidos)
- Contas a receber e a pagar (dinheiro devido e pela empresa)
- Vendas (receita produzida pela venda de produtos ou serviços)
- Compras (dinheiro gasto em bens necessários para operar)
- Lucros retidos (lucros reinvestidos de volta no negócio)
“Acompanhar receitas e despesas é necessário para apresentar uma declaração fiscal precisa e também é essencial para o sucesso e crescimento do negócio”, disse Harris. “Ter um sistema contábil ajuda você a tomar decisões gerenciais com base em números e fatos.”
Quando você precisa de um contador?
A maioria dos proprietários de pequenas empresas pode começar a gerenciar as finanças de sua empresa fazendo sua própria contabilidade básica. No entanto, à medida que uma empresa cresce e as transações se multiplicam ou se tornam mais complexas e têm maiores implicações fiscais, pode ser necessário procurar ajuda profissional.
“Os proprietários devem considerar a contratação de um contabilista se não tiverem as competências necessárias para manter os seus próprios livros, se a contabilidade ocupar muito do seu tempo ou se os afastar de actividades geradoras de rendimento”, disse ela. Encontrar a pessoa certa para atender às necessidades da sua empresa também pode exigir algum tempo e esforço.
Observação
Ao contratar um contador, Harris primeiro sugere pedir referências. “Se você tem familiares ou amigos empreendedores, eles provavelmente terão uma indicação para você”, disse ela. “Depois de obter referências, analise os candidatos para ver qual deles é o mais adequado.”
Melhores práticas de contabilidade
Quer você faça sua própria contabilidade ou contrate um profissional, é importante manter um alto nível de precisão em suas tarefas de gestão financeira. Existem vários erros contábeis comuns que você deve observar ao revisar os livros contábeis de sua empresa. Para evitar esses erros e otimizar seus relatórios financeiros, aqui estão algumas práticas recomendadas quando se trata de contabilidade:
- Mantenha suas contas bancárias pessoais e empresariais separadas.
- Determine seu método de contabilidade.
- Estabelecer diretrizes para o processamento de contas a pagar e contas a receber.
- Otimize e atualize continuamente seu plano de contas.
- Adote um software de contabilidade para rastrear despesas, agilizar seu processo e aumentar a eficiência.
- Peça aos seus fornecedores que forneçam documentos eletrônicos para que possam ser integrados ao seu software de contabilidade.
- Revise continuamente seu trabalho, incluindo análises e faturas, antes de pagá-las.
- Planeje os impostos com antecedência.
Perguntas frequentes (FAQ)
Qual certificação contábil é melhor para contadores de pequenas empresas?
Existem algumas organizações profissionais nos EUA que podem certificar aqueles que desejam se tornar contadores de pequenas empresas.
O Instituto Americano de Guarda-livros Profissionais, por exemplo, concede a Designação de Guarda-livros Certificado. Para obter esta certificação, você deve apresentar pelo menos dois anos de experiência em contabilidade em tempo integral, assinar um código de ética e ser aprovado em um exame de certificação de quatro partes.
A Associação Nacional de Guarda-livros Públicos Certificados (NACPB), por sua vez, oferece seu programa de licença de contador para certificação. Para obter uma licença, o candidato deve possuir um diploma de associado ou bacharelado em contabilidade, ter um ano (2.000 horas) de experiência em contabilidade, concordar em cumprir um código de conduta profissional, enviar um pedido de licenciamento e ser aprovado em um exame de Licença Uniforme.
Qual é a diferença entre escrituração contábil e contabilidade?
Os guarda-livros e os contadores trabalham para manter registros financeiros precisos, mas diferem na forma como operam. Os contadores registram as transações financeiras de uma empresa, gerenciam as contas e mantêm os sistemas contábeis estabelecidos. Os contadores analisam os registros financeiros e aconselham sobre como melhorar os processos financeiros para atender às metas financeiras de seus clientes.
O que é escrituração contábil integral?
Alguns contadores são os únicos responsáveis pela contabilidade de uma pequena empresa e se reportam diretamente ao proprietário da empresa. Na maioria das vezes empregados por organizações menores com transações mais descomplicadas, esses contadores “com carga total” também interagem diretamente com os auditores e podem ser auxiliados por CPAs que os aconselham
Quanto custa a escrituração contábil?
De acordo com ZipRecruiter, em julho de 2021, o salário médio anual de um contador freelance nos Estados Unidos era de US$ 55.094 por ano. Isso equivale a aproximadamente US$ 26 por hora, mais de US$ 1.000 por semana ou US$ 4.600 por mês. É claro que as taxas e o salário podem variar dependendo da educação, certificação, habilidades, anos de experiência e outros fatores da pessoa.
