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Se você é um empregador, o Internal Revenue Service (IRS) não espera apenas que você pague a parte dos impostos da sua empresa; você também terá que retirar os impostos corretos para seus funcionários.
Existem vários tipos de impostos trabalhistas. Você precisará reter, registrar e remeter ao IRS todos esses impostos em nome de seus funcionários como parte dos impostos sobre a folha de pagamento e também terá que contribuir para alguns deles.
Principais conclusões
- Os impostos trabalhistas são impostos que o proprietário de uma empresa, sua empresa e seus funcionários pagam às autoridades federais e estaduais
- Os empregadores são obrigados a reter imposto de renda federal dos funcionários. A maioria dos estados também cobra imposto de renda e exige retenção de impostos
- Os empregadores dos EUA são obrigados a deduzir os impostos FICA para financiar a Segurança Social e o Medicare dos contracheques de todos os funcionários
- Os empregadores também devem pagar impostos federais e estaduais sobre desemprego
O que são impostos trabalhistas?
Os impostos trabalhistas do IRS são os impostos que você, sua empresa e seus funcionários devem pagar às agências federais. O imposto sobre o trabalho autônomo, que inclui o imposto sobre a Previdência Social e o Medicare para empresários autônomos, também é considerado um imposto sobre o emprego. Você também pode ser responsável pelo pagamento de vários impostos estaduais, inclusive sobre a renda e o desemprego.
A origem do dinheiro para cada um desses impostos varia:
- A retenção federal e estadual é retida do pagamento dos funcionários e entregue à autoridade tributária.
- Os impostos da Lei Federal de Contribuições de Seguros (FICA) devem ser descontados do salário do funcionário e também pagos pelo empregador.
- Os impostos de desemprego e a compensação dos trabalhadores são da responsabilidade do empregador. Os funcionários não contribuem para isso.
Observação
Se você contratar empreiteiros ou freelancers, não precisará reter impostos. No entanto, você deve obter o Formulário W-9 do trabalhador e, em seguida, enviar o Formulário 1099-NEC ao trabalhador e ao IRS, informando o valor que você pagou ao trabalhador, se for US$ 600 ou mais.
Impostos do fundo fiduciário
Muitos dos impostos cobrados pelos empregadores são mantidos em um fundo até serem pagos ao IRS. Esses impostos sobre fundos fiduciários são mantidos e administrados pelo empregador, mas na verdade não pertencem ao empregador. Manter e usar esse dinheiro para qualquer outra coisa que não seja o pagamento de impostos pode causar problemas ao empregador com o IRS. Existem penalidades por não remeter os impostos do fundo fiduciário e, se você não pagar a multa, o IRS poderá impor uma garantia fiscal federal contra seus bens pessoais ou tomar outras medidas para apreendê-los.
Retenção de Imposto de Renda Federal
Todos os empregadores são obrigados a reter imposto de renda federal dos empregados. O valor do imposto é determinado pelo Formulário W-4 que o funcionário preenche no momento da contratação ou quando o funcionário mudou de status ou deseja alterar o valor retido na fonte. Você não pode pagar funcionários sem ter um W-4 arquivado.
A retenção de imposto de renda federal é calculada para cada período de pagamento de cada funcionário. Para calcular a retenção de imposto de renda federal de um funcionário, você precisará do pagamento bruto do funcionário para o período de pagamento, juntamente com as informações do W-4. Você também precisará da Publicação 15 mais recente do IRS.
Usando o guia fiscal, encontre a tabela que corresponde ao status de declaração do funcionário. Em seguida, procure na lista o tipo de período de pagamento (semanal, mensal, etc.) e o salário bruto do funcionário. Dentro dessa caixa, use o cálculo para calcular o valor da retenção de imposto de renda federal.
Retenção de Imposto de Renda Estadual
A maioria dos estados cobra imposto de renda e exige que os empregadores retenham o imposto dos empregados. Existem alguns estados que não cobram imposto de renda, enquanto há alguns que não cobram impostos sobre os rendimentos do trabalho, mas cobram impostos sobre outros tipos de rendimentos, como dividendos de ações.Alguns estados usam o formulário federal W-4, enquanto outros estados têm seus próprios formulários.
Você precisará se registrar na autoridade tributária do estado para coletar e pagar os impostos retidos dos funcionários. Siga o procedimento de cada agência tributária estadual para calcular e remeter o valor do imposto de renda retido na fonte.
Observação
Juntamente com o imposto de renda, alguns estados também arrecadam fundos estaduais de imposto de desemprego, fundos estaduais de invalidez e fundos estaduais de compensação de trabalhadores.
Segurança Social e Medicare (Impostos FICA)
Todos os empregadores dos EUA devem deduzir os impostos FICA para financiar a Segurança Social e o Medicare dos contracheques de todos os funcionários e remeter as parcelas do imposto do empregador e do empregado ao IRS.
A dedução da Segurança Social é de 6,2% da remuneração bruta do trabalhador e de 6,2% da entidade empregadora, num total de 12,4%. O salário máximo anual sujeito ao imposto em 2022 foi de US$ 147.000; e $ 160.200 em 2023.
A parcela do Medicare para empregados é de 1,45% sem salário máximo, e de 1,45% do empregador, totalizando 2,9%.
Juntamente com os impostos FICA regulares, os empregadores também devem recolher o Imposto Adicional do Medicare se a renda anual total do funcionário ultrapassar US$ 200.000. O valor do imposto adicional é de 0,9% do rendimento bruto do empregado.
Observação
O Imposto Adicional do Medicare é cobrado apenas do funcionário. O empregador não contribui para este imposto.
Impostos federais e estaduais sobre desemprego
Os empregadores são obrigados a pagar imposto federal sobre o desemprego (FUTA) para fornecer benefícios aos empregados que perderam o emprego. Os funcionários não contribuem para este imposto. Os empregadores contribuem com base na folha de pagamento bruta de seus funcionários, considerando cada funcionário e o salário máximo.
A alíquota federal do imposto sobre o desemprego é de 6% sobre os primeiros US$ 7.000 de renda (salário bruto) de cada funcionário, por período de pagamento. Além dos impostos federais sobre o desemprego, a maioria dos estados exige que você participe do plano estadual de imposto sobre o desemprego e pague os impostos estaduais sobre o desemprego. Se o seu estado tiver um imposto sobre o desemprego, você poderá receber um crédito de até 5,4% do imposto federal.
Fundos de benefícios de acidentes de trabalho
Os empregadores devem pagar fundos estatais que proporcionam benefícios aos empregados que contraem doenças ou lesões devido ao seu trabalho. Esses benefícios são regidos pelas leis estaduais de compensação dos trabalhadores e pagos pelas contribuições do empregador para os fundos estaduais de compensação dos trabalhadores.
Verifique com a agência de empregos do seu estado para obter mais informações sobre como o sistema de compensação dos trabalhadores é gerenciado.
Impostos sobre trabalho autônomo
Os impostos sobre o trabalho autônomo, às vezes chamados de impostos “SECA”, são como os impostos FICA, pois são impostos da Previdência Social e do Medicare para indivíduos autônomos. O Imposto Adicional do Medicare também é exigido para indivíduos autônomos que ultrapassem o limite de US$ 200.000.
Os impostos sobre o trabalho autônomo são diferentes de outros impostos trabalhistas porque não são retidos do pagamento do empregado ou pagos pelo empregador. Este imposto é calculado sobre o lucro líquido de uma empresa e pago na declaração de imposto de renda pessoal do proprietário.
Observação
A alíquota do imposto sobre trabalho autônomo é de 12,4% para a Previdência Social até que a renda máxima anual seja atingida, mais 2,9% para o Medicare, totalizando 15,3%.
Se sua renda de trabalho autônomo for superior a US$ 200.000 por ano como registrador individual – ou superior a US$ 250.000 se você for casado e apresentar sua declaração em conjunto – você também terá que pagar o Imposto Adicional do Medicare, de 0,9%.
Enquanto você paga a parcela do empregado e do empregador dos impostos da Previdência Social e do Medicare, o IRS lhe dá uma folga; você pode deduzir ao empregador metade do imposto de trabalho autônomo em sua declaração de imposto de renda. Você precisará preencher o Cronograma SE para calcular esta dedução.
Perguntas frequentes (FAQ)
Quanto um empregador paga em impostos para um empregado?
Existe uma regra geral que diz que adicionar um novo funcionário à folha de pagamento da sua empresa pode custar de 1,25 a 1,4 vezes o salário.Os empregadores são obrigados a pagar certos impostos federais e, em alguns casos, estaduais. Estes incluem 6% de impostos federais sobre o desemprego, 6,2% de impostos sobre a Segurança Social e 1,45% de impostos sobre o Medicare.
Como você declara impostos sobre trabalho autônomo?
Para declarar impostos sobre trabalho autônomo, você precisará apresentar sua declaração de imposto anual pessoal (Formulário 1040), mas usará o Anexo C para relatar qualquer lucro ou perda comercial. Você usará o lucro ou prejuízo deste negócio no Anexo C para calcular os impostos da Previdência Social e do Medicare que precisa pagar. Em última análise, você precisará apresentar o Cronograma SE (Formulário 1040 ou 1040-SR) para seus impostos de trabalho autônomo.
