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Antes de um novo funcionário começar a trabalhar e receber seu primeiro contracheque, existem alguns formulários que o funcionário deve preencher. Esses formulários devem estar arquivados para cada nova contratação de um empregador para cumprir as leis federais e estaduais.
Aqui abordaremos todos os formulários que um novo funcionário deve preencher, o objetivo geral de cada formulário, juntamente com quaisquer detalhes notáveis que cada formulário documenta.
Registre-se como empregador no IRS
Antes de iniciar o processo de contratação de funcionários, você deve primeiro se registrar no Internal Revenue Service (IRS) dos EUA como empregador, obtendo um Número de identificação do empregador (EIN). Este é um número de identificação que quase todas as empresas devem ter para relatórios e pagamentos de impostos sobre a folha de pagamento. Você pode obter um EIN rapidamente inscrevendo-se online.
Depois de obter seu EIN, você precisará ingressar no Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais do IRS (EFTPS). Isso permitirá que você deposite impostos trabalhistas retidos na fonte de funcionários e de sua empresa por meio de um portal online seguro. Você também pode usar o EFTPS para agendar pagamentos com antecedência e configurar notificações ou alertas, para ajudar a gerenciar as diferentes datas de vencimento associadas aos impostos sobre a folha de pagamento e outras responsabilidades fiscais do empregador.
Agora você está pronto para começar a reunir os formulários e outros registros necessários para seus novos funcionários.
Formulário W-4 para retenção de imposto de renda federal
Também chamado de Certificado de Retenção do Funcionário, o Formulário W-4 é usado para determinar quanto reter para fins fiscais durante cada período de pagamento. Você pode baixar e imprimir o formulário ou solicitar várias cópias do IRS.
Todas as novas contratações devem preencher o Formulário W-4 antes de receber o primeiro contracheque. A partir de 1º de janeiro de 2020, você deverá usar o novo formulário W-4 tanto para novas contratações quanto para funcionários atuais que desejam alterar sua retenção na fonte. Os funcionários contratados antes de 1º de janeiro de 2020 não precisam preencher este formulário.
Os empregadores não devem aconselhar os funcionários sobre como preencher este formulário, mas você pode direcioná-los para um artigo do IRS com respostas às perguntas mais frequentes, que inclui um Estimador de Retenção de Imposto (calculadora).
Os funcionários podem alterar seu formulário W-4 quantas vezes quiserem. Por exemplo, um funcionário pode receber um bônus e querer alterar a retenção na fonte. É sua responsabilidade, como empregador, acompanhar as últimas alterações e garantir que os contracheques dos funcionários reflitam o desejo do funcionário de retenção.
Observação
Mesmo que sua função no W-4 como empregador seja mínima, você deve verificar o número do Seguro Social do funcionário para ter certeza de que está correto. Você pode usar o Serviço de Verificação da Administração da Segurança Social.
Formulário I-9 e Sistema E-Verify para Elegibilidade de Emprego
Como empregador, é sua responsabilidade documentar a elegibilidade de novos funcionários para trabalhar nos EUA. Para isso, você usará o Formulário I-9, Verificação de elegibilidade para emprego, que deve ser preenchido por cada nova contratação. O novo funcionário deve fornecer documentação de identidade e elegibilidade para o trabalho.
Existem duas etapas no processo I-9. Primeiramente, o funcionário preenche o formulário e informa quais documentos de identidade e elegibilidade para trabalho serão utilizados. Em seguida, o empregador deve examinar esses documentos e certificar-se de que são adequados e apropriados.
Você deve manter este formulário no cadastro do funcionário, mas não precisa enviá-lo a ninguém. Se um oficial de imigração vier à sua empresa ou quiser inspecionar os documentos do seu funcionário, o formulário é a prova de que você verificou a elegibilidade para o trabalho do funcionário.
Empregadores maiores podem se inscrever no sistema E-Verify e usá-lo para verificar a elegibilidade de novos funcionários para trabalhar nos EUA. O sistema usa as informações do Formulário I-9 para comparar com bancos de dados federais.
Formulário de Candidatura a Emprego
Cada novo funcionário deve preencher um formulário de candidatura, mesmo que já tenha enviado um currículo para a vaga. O formulário de candidatura contém informações sobre o novo funcionário que podem ser verificadas, como empregadores anteriores e escolaridade. Também inclui várias declarações que o requerente deve assinar.
Uma dessas declarações que o novo contratado deve assinar é uma verificação de que as informações contidas na inscrição são verdadeiras e corretas; outras declarações permitem que o empregador conduza verificações de referências e antecedentes.
Observação
Ter um formulário de inscrição para cada funcionário protege você, como empregador, de um candidato fazer reivindicações fraudulentas e permite que você tome medidas se o formulário de inscrição não estiver correto.
Registre-se nas agências estaduais de emprego
Além de cumprir todas as regulamentações federais de emprego, você também deve estar em conformidade com todas as regulamentações estaduais. Os estados podem diferir nos formulários e requisitos específicos, mas é fornecida aqui uma visão geral com informações sobre como seguir com os formulários estaduais.
Iniciar novo sistema de registro de contratações
Os empregadores devem registrar novos funcionários no sistema de notificação de novas contratações de seu estado; esse registro permite que o estado receba pagamentos de pensão alimentícia desses funcionários, se aplicável. O Departamento de Saúde e Serviços Humanos dos EUA tem informações sobre como registrar novas contratações em seu estado.
Registro de Empregador Estadual
Cada estado que arrecada imposto de renda tem requisitos para que os empregadores relatem e paguem esses impostos. Para estados que têm imposto de renda, você precisará deduzir esses impostos dos contracheques dos funcionários e enviar os impostos retidos à agência estadual apropriada.
Entre em contato com a agência tributária do seu estado para obter informações sobre como se registrar como empregador no estado. A agência estadual também fornecerá informações sobre formulários de retenção e requisitos para relatar e pagar valores retidos.
Imposto estadual sobre desemprego
Você também pode precisar se registrar no departamento de trabalho do seu estado para pagar impostos estaduais sobre desemprego. Este imposto é pago pelos empregadores (não pelos empregados) a um fundo que paga os empregados em caso de despedimento. As taxas de pagamento são baseadas no número de funcionários e na experiência de empresas comparáveis. Entre em contato com o departamento de trabalho do seu estado para obter mais informações.
Compensação dos Trabalhadores do Estado
A compensação estatal aos trabalhadores paga aos funcionários que se machucam ou adoecem no trabalho. Você deve se registrar na agência de compensação dos trabalhadores do seu estado e pagar para o fundo. Entre em contato com a agência de compensação trabalhista do seu estado para obter mais informações.
Obtenha pôsteres no local de trabalho
Toda empresa que possui funcionários deve ter determinados cartazes federais no local de trabalho exibidos em um local onde os funcionários se reúnem, como uma sala de descanso:
- Um pôster da Lei de Licença Médica e Familiar (para empregadores com 50 ou mais funcionários)
- Um pôster da OSHA (Lei de Segurança e Saúde Ocupacional), para todos os empregadores (alguns estados têm seus próprios planos e pôsteres)
- Um pôster do Fair Labor Standards Act do Departamento do Trabalho dos EUA, para todos os empregadores
- Um pôster da Lei de Avisos aos Trabalhadores com Deficiência/Salário Mínimo Especial do Departamento do Trabalho, para empregadores que têm trabalhadores com deficiência
- Um pôster da Lei de Proteção ao Polígrafo de Funcionários do Departamento do Trabalho
Você pode solicitar essas publicações do Departamento do Trabalho dos EUA (DOL) ou verificar este consultor de pôsteres do DOL eLaws para ajudá-lo a descobrir quais avisos você deve postar em seu local de trabalho.
Forneça o manual do seu funcionário
Todos os empregadores devem ter um manual do funcionário ou um manual de políticas e procedimentos. Todos os novos funcionários deverão receber uma cópia deste manual e assinar que o leram e compreenderam. O manual do funcionário torna-se um documento juridicamente vinculativo para você e seus funcionários.
Observação
Um bom manual do funcionário é mais do que apenas uma proteção contra funcionários insatisfeitos, expectativas não atendidas ou possíveis ações judiciais; para os novos funcionários, também pode ser um recurso de primeira parada para informações importantes da empresa, o que pode reduzir a carga sobre os recursos humanos.
O que fazer com a documentação de novas contratações
Na maioria dos casos, você não precisa devolver os formulários a ninguém, mas eles devem estar em mãos, pois podem fazer parte de uma auditoria de uma agência estadual ou federal. Quando esses formulários forem preenchidos, você deverá mantê-los em local específico, à disposição dos funcionários e outras pessoas que necessitem vê-los.
O Departamento do Trabalho dos EUA (sob a Divisão de Salários e Horas) possui requisitos específicos para registros de funcionários que devem ser mantidos para todos os funcionários.
O IRS tem requisitos de manutenção de registros para impostos trabalhistas.
Agências federais, estaduais e locais podem auditar os registros de seus funcionários por vários motivos, por isso é importante manter os registros.
Perguntas frequentes (FAQ)
Os funcionários são pagos pelo tempo que gastam preenchendo a documentação de novas contratações?
Na maioria dos casos, sim, de acordo com o Fair Labor Standards Act, você deve pagar aos funcionários pelo tempo que passam em orientação ou treinamento e pelo preenchimento da documentação de novas contratações, desde que preencham os formulários durante o horário de trabalho ou no horário de trabalho. Caso o colaborador realize alguma atividade relacionada ao processo de contratação de forma voluntária ou em horário próprio, a empresa não precisará arcar com isso.
