Table of Contents
Se sua empresa foi atingida por um desastre, como um furacão, tornado ou nevasca, você poderá perder seus registros comerciais. Se você perder esses registros, não poderá apresentar comprovante de despesas comerciais relevantes para deduções fiscais. Talvez você também precise usar registros comerciais para comprovar perdas incorridas devido ao desastre. Felizmente, existem algumas maneiras de recuperar esses documentos ou evitar danos a esses registros no futuro.
Principais conclusões
- Provavelmente, você precisará reconstruir seus registros comerciais para poder fornecer a documentação necessária ao registrar uma reclamação de seguro.
- Se estiver reivindicando uma dedução fiscal, você precisará de seus registros comerciais para comprovar suas despesas.
- Mantenha cópias digitais e físicas seguras dos registros de sua empresa antes que ocorra um desastre, para que você não precise reconstruí-los.
Documentos Relacionados às Deduções Fiscais
O IRS exige que empresas (e indivíduos) forneçam registros para provar que têm direito às suas deduções fiscais. Você também precisa ter registros comerciais que comprovem ou comprovem despesas para deduções caso você seja auditado.
Você precisará tentar reconstruir esses registros comerciais perdidos. Você vai querer tentar obter:
- Cópias de faturas de fornecedores, datadas de pelo menos um ano civil
- Fotos ou vídeos de edifícios, equipamentos e inventário
- Cópias de extratos bancários comerciais
- As declarações fiscais federais, estaduais e locais do ano anterior
Documentos relacionados a danos causados por desastres
Se você, sua empresa ou seus registros comerciais estiverem em uma área de desastre declarada pelo governo federal, você poderá adiar o preenchimento de suas declarações fiscais enquanto tenta recuperar seus documentos.
Após um desastre, você desejará tirar fotos ou gravar vídeos dos danos o mais rápido possível. Você também vai querer tentar reconstruir o valor justo de mercado de qualquer imóvel, propriedade física ou veículos. Se você tiver seguro ou for elegível para receber ajuda do governo, deverá registrar um pedido de assistência o mais rápido possível para que suas perdas sejam documentadas.
Documentando perdas de negócios
Você precisará de seus registros de ativos para documentar as perdas em ativos comerciais, incluindo veículos, equipamentos, móveis e utensílios. Você pode relatar perdas com vítimas em sua declaração de imposto de renda pessoal ou comercial. A publicação 547 do IRS descreve o processo para determinar as deduções por perdas, as perdas após impostos e a redução no valor justo de mercado.
Você pode solicitar assistência à FEMA ou tentar obter um empréstimo para desastres da Small Business Administration.
Dica
As pequenas empresas podem solicitar um empréstimo para desastres da SBA com juros baixos se precisarem de fundos adicionais após um desastre. As empresas precisarão se registrar na FEMA e se inscrever em disasterloanassistance.sba.gov. Você deverá receber uma resposta dentro de duas a três semanas após a inscrição.
Protegendo registros comerciais contra desastres
É claro que a melhor maneira de garantir que os registros de sua empresa sobrevivam a um desastre é protegê-los antes que o desastre aconteça. Mantenha cópias físicas de seus registros em um local seguro fora de sua empresa. Faça backup de seus registros online também.
Dica
Use o armazenamento em nuvem para fazer backup de seus arquivos. Seus documentos não estarão em um único disco rígido ou computador, mas poderão ser acessados de qualquer computador.
O que fazer antes que um desastre atinja sua empresa
Certifique-se de saber quais tipos de desastres podem ocorrer onde sua empresa está localizada. Assim você saberá quais cuidados tomar. Por exemplo, se houver inundações frequentes na sua área, você pode querer manter todos os registros importantes no último andar da sua empresa.
Como regra geral, todas as pequenas empresas devem ter cópias físicas e digitais seguras dos seus registos. Eles também devem preservar os documentos pelo tempo exigido pelo IRS.
Perguntas frequentes
Há quanto tempo uma empresa precisa manter registros?
As empresas geralmente devem manter os seus documentos e registos durante sete anos, embora isso dependa do tipo de documento. Por exemplo, os documentos fiscais devem ser mantidos em arquivo durante pelo menos três anos, uma vez que o IRS normalmente não realiza uma auditoria em quaisquer declarações apresentadas há mais de três anos. Se o IRS identificar um erro substancial, a agência poderá retroceder mais de três anos, mas normalmente não retrocederá mais de seis anos. Alguns documentos, como registros de propriedade e registros de patentes e marcas registradas, podem precisar ser armazenados indefinidamente.
O que se qualifica como um desastre para os impostos?
Para fazer reivindicações sobre seus impostos relativos a um desastre, as perdas devem ser causadas por um desastre declarado pelo governo federal. Um desastre declarado pelo governo federal pode incluir um evento como tornado, furacão, erupção vulcânica ou terremoto. Você pode então deduzir o custo de qualquer perda ou dano de propriedade causado pelo desastre em sua declaração de imposto de renda.
