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Os proprietários de empresas podem deduzir despesas de uso de um carro para fins comerciais, para dirigir por conta própria e para dirigir por funcionários. O carro pode ser propriedade da empresa ou do funcionário, e você pode usar uma quilometragem padrão ou uma dedução de despesas reais para determinar o valor das deduções.
Este artigo discute as duas maneiras de deduzir despesas de condução comercial e os limites e restrições a essas deduções.
Principais conclusões
- Uma pequena empresa pode deduzir despesas de uso de um carro pelos funcionários e proprietários, mas apenas para fins comerciais.
- Despesas pessoais de condução e despesas de deslocamento não são dedutíveis.
- Você pode deduzir despesas de condução detalhando as despesas reais ou multiplicando a taxa de quilometragem padrão do Internal Revenue Service (IRS) pelas milhas comerciais do ano.
- Você deve ser capaz de provar que as despesas estavam relacionadas aos negócios, fornecendo registros atualizados.
Quem pode deduzir despesas de condução comercial?
Sua pequena empresa pode deduzir todas as despesas de condução comercial para todos os tipos de veículos dirigidos por proprietários e funcionários de empresas. Se a sua empresa for proprietária do veículo, você também poderá deduzir despesas de depreciação, mas somente se usar o veículo mais de 50% do tempo para fins comerciais. Por exemplo, se você usar um carro da empresa 60% do tempo em seus negócios, poderá deduzir 60% de suas despesas de condução no ano.
Alguns empregadores reembolsam os funcionários pelo custo de dirigir, enquanto outros não, mas os funcionários não podem mais deduzir suas despesas não reembolsadas de direção comercial. Em vigor até 2025, o IRS suspendeu as diversas deduções fiscais discriminadas no Anexo A do Formulário 1040. As despesas comerciais não reembolsadas dos funcionários foram incluídas nesta categoria, portanto, os funcionários não podem deduzir despesas de condução comercial que não foram reembolsadas pelo empregador.
O que conta como despesas dedutíveis com veículos?
Como proprietário de uma pequena empresa, você pode deduzir as despesas reais de operação de um carro ou caminhão (detalhadas abaixo) ou pode usar a taxa de quilometragem padrão do IRS para calcular a dedução, multiplicando essa taxa pelas milhas comerciais do ano. Você pode fazer essas deduções mesmo se tiver usado o veículo para alugar, como dirigir um táxi ou Uber ou Lyft.
Despesas de depreciação
A depreciação do veículo próprio é deduzida de forma diferenciada das demais despesas. Os veículos são activos e o custo da sua utilização é depreciado ao longo de vários anos. O IRS considera os veículos como propriedade listada, o que significa que podem ser usados para fins comerciais e pessoais.
Você só pode depreciar um carro da empresa se ele pertencer à sua empresa e for usado mais de 50% do tempo para fins comerciais, e só poderá depreciar a parte do custo relacionada aos negócios. Você deve usar o método de despesa real para depreciar o veículo.
Observação
Se você alugar um carro para fins comerciais, poderá deduzir a parte de cada pagamento do aluguel que é para uso comercial usando a taxa de quilometragem padrão ou as despesas reais. No entanto, você deve usar o mesmo método durante todo o período de locação.
Despesas Não Dedutíveis
Você deve separar o uso comercial e pessoal do carro, seja ele seu carro pessoal ou um carro de propriedade comercial. Despesas pessoais nunca são dedutíveis.
As despesas de deslocamento (ida e volta de casa para o trabalho) não são dedutíveis, pois são despesas pessoais.
Você não deduz o uso do carro para transportar material comercial durante o deslocamento ou para fazer ligações comerciais no celular. O IRS afirma que essas circunstâncias ainda não tornam as despesas dedutíveis porque você usa o carro principalmente para se deslocar.
Você não pode deduzir o uso do seu veículo como publicidade, como colocar uma placa no seu carro e dirigir por aí. O IRS diz especificamente:
“Colocar material de exibição que anuncia sua empresa em seu carro não altera o uso do carro de uso pessoal para uso comercial. Se você usar este carro para deslocamento ou outros usos pessoais, ainda não poderá deduzir suas despesas para esses usos.
Os dois métodos de dedução
O IRS permite duas maneiras diferentes de deduzir despesas de condução comercial: despesas reais e uma dedução de quilometragem padrão. O método de dedução de despesas que você escolher depende da sua situação e dos requisitos e limitações do IRS.
Franquia de quilometragem padrão
A dedução de milhagem padrão do IRS para condução empresarial, que muda a cada ano, é o mais fácil de usar. Basta multiplicar as milhas comerciais percorridas naquele ano pela taxa daquele ano e usar esse valor no formulário fiscal apropriado.
Se você escolher a taxa de quilometragem padrão para um carro que possui, deverá usá-la no primeiro ano de uso do carro. Se quiser usar esse método para um carro alugado, você deverá usá-lo durante todos os anos do aluguel.
O IRS tem alguns requisitos para usar o subsídio de milhagem padrão:
- Não se deve operar cinco ou mais carros ao mesmo tempo, como numa operação de frota.
- Você não deve ter reivindicado uma dedução de depreciação para o carro usando qualquer método diferente do linear.
- Você não deve ter reivindicado uma dedução da Seção 179 no carro.
- Você não deve ter reivindicado o subsídio especial de depreciação do carro.
- Você não deve ter reivindicado despesas reais de um carro que alugou.
Além de deduzir a quilometragem padrão, você pode deduzir várias outras despesas de condução separadamente da taxa de milhagem padrão:
- Despesas de juros sobre um empréstimo de carro, com base na porcentagem de tempo que você o usa para fins comerciais
- Portagens e taxas de estacionamento relacionadas com negócios
- A parte comercial dos impostos locais sobre propriedade pessoal sobre veículos motorizados
Despesas reais
Sua empresa pode deduzir despesas reais de condução comercial, incluindo:
- Taxas de registro de veículos
- Licenças
- Gás
- Seguro
- Reparos
- Pneus
- Óleo
- Aluguel de garagem
- Títulos de veículos
Você também pode deduzir a depreciação a cada ano, conforme descrito acima, mas a depreciação é complicada. Obtenha ajuda de um profissional tributário licenciado para esta parte da declaração de imposto de renda de sua empresa.
Observação
Lembre-se de que essas despesas com o carro devem ser separadas entre uso pessoal e comercial antes de calcular as despesas de condução comercial do ano.
Mantenha bons registros
Para poder deduzir despesas com carro para direção comercial, você deve fornecer comprovante de direção comercial. Isso é verdade mesmo se você estiver fazendo a dedução padrão.
Você também deve ser capaz de mostrar os valores pagos pela condução comercial. Você deve manter um registro por escrito, como recibos, cheques cancelados ou contas.
Mantenha um registro de:
- o custo do carro e quaisquer melhorias
- A data em que você começou a usar o carro para negócios
- A quilometragem para cada uso comercial,
- O total de milhas do ano
Observação
Se você e seus funcionários dirigem muito para negócios, considere adquirir um aplicativo de direção para negócios para facilitar o rastreamento.
Todos os registros de despesas de condução comercial devem ser precisos e oportunos (criados no momento da despesa). Certifique-se de que seus registros estejam completos, mostrando todas as informações, incluindo data, local, quilometragem, despesas reais e finalidade comercial.
Perguntas frequentes (FAQ)
Qual é a taxa padrão atual de dedução de milhas?
O IRS define uma taxa de quilometragem padrão opcional para condução comercial a cada ano, com base nos custos de operação de um veículo. A taxa de milhagem de 2021 é de 56 centavos por milha dirigida para uso comercial, uma queda de 1,5 centavo em relação à taxa de 2020.
O IRS também define duas outras taxas de condução. As outras taxas de condução de 2021 são:
- 16 centavos por milha para fins médicos e para despesas de mudança para militares da ativa
- 14 centavos por milha para dirigir a serviço de organizações de caridade
Que despesas você pode deduzir se emprestar um veículo para o seu negócio?
A despesa de dirigir qualquer carro para fins comerciais (não deslocamento ou outro uso pessoal) é uma despesa comercial legítima e você pode deduzir essas despesas em sua declaração de imposto de renda comercial. Se você pegar um carro emprestado para dirigir em negócios, a única despesa que não poderá deduzir será a depreciação.
As despesas de depreciação são dedutíveis para veículos e outras compras caras (chamadas de ativos de capital) ao longo do tempo em que o veículo for propriedade da empresa. Você não pode deduzir a depreciação porque sua empresa não possui o veículo.
Onde você deduz as despesas com veículos comerciais?
Os proprietários de pequenas empresas podem deduzir despesas com veículos comerciais no Cronograma C, o cronograma usado para calcular lucros ou perdas de uma pequena empresa. Insira o total de suas despesas comerciais com direção no ano (menos a depreciação) na Linha 9 Despesas com carros e caminhões. Você pode calcular o total usando a taxa padrão do IRS para o ano ou as despesas reais.
Você também deve fornecer mais informações sobre sua condução comercial durante o ano na Parte IV deste formulário.
As despesas de depreciação dos carros de propriedade da sua empresa são calculadas de forma diferente de outras despesas correntes. A depreciação deve primeiro ser calculada usando o Formulário 4562 do IRS, Depreciação e Amortização. Esta despesa está incluída na categoria de imóvel listado, e você deve usar o veículo mais de 50% do tempo para fins comerciais para poder deduzir a depreciação do ano.
