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Em geral, sua empresa deve pagar aos funcionários pelo tempo que passam viajando para atividades relacionadas ao trabalho. Você não precisa pagar aos funcionários por viagens que sejam acessórias às funções do funcionário e ao tempo gasto no deslocamento (viagem entre casa e trabalho). O tempo de viagem pode incluir viagens locais e viagens fora de casa.
Viagem versus tempo de deslocamento
O deslocamento é ir e voltar para o trabalho. Todos (pelo menos todos que não trabalham em casa) vão para o trabalho. O tempo de deslocamento é um tempo pessoal, não um tempo de negócios. O IRS não permite que as empresas deduzam o tempo de deslocamento como despesa comercial, e os funcionários não devem ser pagos pelo tempo de deslocamento.
O Departamento do Trabalho (DOL) discute os funcionários que dirigem veículos fornecidos pelo empregador. O DOL considera o tempo gasto no deslocamento casa-trabalho por um empregado em veículo fornecido pelo empregador, ou em atividades desempenhadas por um empregado que sejam incidentais ao uso do veículo para deslocamento, geralmente não é “horas trabalhadas” e, portanto, não precisa ser remunerado.
Observação
Aqui está uma possível regra prática: se sua empresa autoriza a viagem de um funcionário, não importa como o funcionário viaje (carro, trem, ônibus, etc.), você deve pagar pelo tempo de viagem do funcionário.
O tempo de viagem para funcionários horistas e assalariados pode ser contado de forma diferente. O pagamento aos funcionários pelo tempo de viagem local só é aplicável a funcionários não isentos (horistas), e não a funcionários isentos (profissionais ou gerenciais).Os funcionários isentos são pagos por sua experiência por trabalho, não por hora.
Diferentes tipos de tempo de viagem
Viagem de casa para o trabalho:Conforme explicado acima, trata-se de tempo de deslocamento, não de trabalho, e não é remunerado.
Viagem em missão especial de um dia em outra cidade:O DOL diz que “o tempo gasto na viagem de ida e volta da outra cidade é tempo de trabalho”, mas observa que você pode deduzir o tempo que o funcionário gastaria no deslocamento.
Observação
Sara trabalha em um escritório da sua empresa, mas você a manda para outra cidade em uma missão especial. Ela sai de casa, vai para a cidade e volta no mesmo dia. Ela passa 3 horas viajando (1 hora e meia em cada sentido) de casa para outra cidade. Ela normalmente gastaria 30 minutos no total dirigindo de casa para o trabalho e voltando, então você poderia deduzir os 30 minutos e pagar a ela por 2 horas e meia de viagem.
Viagens que fazem parte do trabalho normal do funcionário:O tempo que um funcionário passa viajando faz parte do trabalho. Você deve contar esse tempo como tempo de trabalho. O tempo que o funcionário gasta indo até o primeiro local de trabalho e voltando do último local de trabalho é tempo de deslocamento e não é remunerado.
Observação
Uma LPN (enfermeira profissional licenciada) trabalha para uma unidade de enfermagem e viaja entre as duas localidades dessa unidade, prestando atendimento aos pacientes em ambas as localidades. Seu tempo diário de viagem entre esses locais deve ser incluído em seu salário porque ela não está se deslocando diariamente. Mas ela não consegue contar o tempo de viagem de casa até o primeiro local ou o tempo de volta para casa desde o último local.
Viajar fora de casa:Se a viagem incluir pernoite, é tempo de viagem. O DOL não inclui viagens fora de casa fora do horário normal como passageiro de avião, trem, barco, ônibus ou carro como horário de trabalho. Mas você deve contabilizar as horas trabalhadas em dias normais de trabalho e as horas de trabalho em dias não úteis (fins de semana e feriados).
Observação
Se um funcionário viajar de Cleveland a Pittsburgh para um seminário de dois dias sob orientação de sua empresa, você deverá pagar pelas horas que o funcionário teria trabalhado em um dia normal de trabalho para cada um desses dias, mesmo que fossem no sábado ou domingo.
Viagens incidentais versus viagens de trabalho: pagas ou não pagas?
- Um funcionário dirige de casa para o trabalho todos os dias. Você pede a ele que pare no caminho e compre bagels para a reunião de equipe. Este tempo de condução não é pago. O tempo de deslocamento para o trabalho nunca é remunerado; o horário de parada para comprar bagels é “incidental” no deslocamento e não faz parte do trabalho do funcionário.
- Você pede a um funcionário que vá até uma loja durante o horário de trabalho para comprar bagels para a reunião do escritório. Se o funcionário fizer essa viagem durante o horário normal de trabalho, ele deverá ser remunerado.
Além disso, você pode entrar em contato com um advogado trabalhista para discutir essas questões.
Pagamento de despesas de viagem
Além de pagar aos funcionários pelo tempo de viagem, você deve pagar as despesas de viagem. O Departamento do Trabalho não exige reembolso de despesas de viagem, mas faz sentido pagar aos funcionários se você exigir que viajem.Sua empresa pode deduzir as despesas de viagem dos funcionários como despesas comerciais.Se os funcionários misturam viagens de negócios e pessoais, você precisa resolver a parte relacionada aos negócios e pagar apenas essas despesas.
Regulamentações estaduais sobre pagamento de viagens de funcionários
Verifique com o departamento estadual do trabalho se há alguma regra que possa substituir as regras federais. Entre em contato com o escritório local mais próximo do Departamento do Trabalho dos EUA para obter informações sobre casos específicos de tempo de viagem que afetam seus negócios.
