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O IRS fornece diretrizes sobre subsídios de moradia para funcionários, que são considerados despesas de hospedagem e podem impactar tanto os impostos quanto as deduções comerciais. Dependendo das circunstâncias, certos benefícios de moradia e subsistência podem ser tributáveis ao funcionário e, às vezes, esses benefícios podem ser uma despesa comercial dedutível para sua empresa.
Existem vários tipos de alojamento para os funcionários: Os empregadores podem oferecer um subsídio de alojamento para os funcionários escolherem o seu próprio alojamento, fornecer locais de alojamento específicos para os funcionários ou oferecer alojamento temporário para os funcionários que viajam a negócios da empresa.
Despesas de Hospedagem e Impostos
Imposto dedutível para o empregador
Se você pagar hospedagem para funcionários sob qualquer uma das disposições acima, esta despesa será considerada dedutível como despesa comercial. Ou seja, você pode incluir esses custos em sua declaração de imposto de renda comercial se puder mostrar que são despesas comerciais normais e necessárias.
Tributável ao Funcionário
Os benefícios de moradia dos empregados podem não ser tributáveis aos empregados se todas estas três condições forem atendidas:
- A habitação é fornecida na propriedade da empresa ou empregador.
- A moradia é fornecida para comodidade do empregador. O empregador deve ter um “motivo comercial substancial” para isso, como um local de trabalho remoto.
- O funcionário deve aceitar a moradia como condição de emprego. Uma condição de emprego é um acordo no início do emprego entre empregador e empregado.
Alguns exemplos de habitação que atendem aos critérios e não são tributáveis ao funcionário incluem:
- Funcionários da pesca que moram em barco cedido pela empresa
- Um funcionário da construção que trabalha em um local remoto que não tem outra moradia disponível
- Uma babá residente que deve cuidar das crianças o tempo todo
Dar a um empregado um lugar para ficar ou oferecer um subsídio de alojamento porque ele tem uma longa viagem não corresponde à definição de condição de emprego. A condição de exigência de emprego significa que o funcionário não pode realizar o trabalho sem permanecer em sua propriedade.
As refeições para funcionários fornecidas na propriedade de sua empresa para conveniência do emprego estão excluídas dos impostos dos funcionários.
Restrições aos benefícios de habitação
Além dos três critérios acima, há outros motivos pelos quais os pagamentos de moradia dos funcionários podem ser tributados aos funcionários.
- O alojamento dos funcionários não pode ser incluído em um plano de benefícios de refeitório. Estes são benefícios separados e devem ser tributados separadamente.
- Se você pagar aos funcionários um auxílio-moradia ou permitir que o funcionário receba um pagamento extra em vez de fornecer-lhes moradia, ele será tributado ao funcionário, mesmo que a moradia no local seja uma das opções.
- A habitação como parte de um benefício educacional é considerada tributável para o empregado.
Alojamento para funcionários no exterior
O valor da hospedagem para funcionários estrangeiros não é tributável para o funcionário se atender a todos estes três requisitos:
- A moradia deve estar no local da sua empresa.
- A moradia deve ser para a comodidade da sua empresa.
- O empregado deve aceitar a moradia como condição de emprego.
Relatórios quando a habitação é tributável
Se o subsídio de habitação do empregado for tributável, deve ser incluído no rendimento do empregado para efeitos de declaração fiscal. Você precisará incluir esse valor no formulário W-2 anual do funcionário na Caixa 1, junto com outros benefícios adicionais. Use o valor justo de mercado do custo para determinar o valor.
Quaisquer valores que o funcionário pague por aluguel ou custos de moradia serão deduzidos do valor W-2. Este benefício está sujeito ao imposto de renda e aos impostos da Lei Federal de Contribuições de Seguro (FICA) e deve ser incluído no W-2 na Caixa 3 (Salários da Previdência Social) e na Caixa 5 (Salários do Medicare).
Se você não incluir um valor para esse benefício no contracheque do funcionário, certifique-se de que o funcionário saiba, para que possa planejar esse imposto adicional no momento do imposto.
Despesas de habitação não reembolsadas não são mais dedutíveis aos funcionários
A Lei de redução de impostos e empregos de 2017 retirou a capacidade dos funcionários de deduzir despesas de habitação não reembolsadas e outras despesas não reembolsadas como despesas diversas no Anexo A.
Alojamento fornecido pelo empregador para funcionários: obtenha um acordo
Se você fornecer moradia para funcionários, em sua propriedade ou em outro lugar, estará na verdade criando uma relação proprietário-inquilino e deverá ter um acordo assinado com cada funcionário.
A lei do locador-inquilino é regulamentada pelos estados, e um advogado pode ajudá-lo a definir os detalhes para que você cumpra as leis do seu estado.
Principais conclusões
- O IRS fornece diretrizes sobre subsídios de moradia para funcionários, impactando tanto os impostos quanto as deduções comerciais.
- A habitação fornecida pelo empregador pode ser dedutível do imposto para a empresa se cumprir determinados critérios, mas também pode ser tributável para o empregado, a menos que condições específicas sejam cumpridas.
- Os benefícios tributáveis de moradia dos funcionários devem ser relatados no formulário W-2 anual do funcionário, e as despesas de moradia não reembolsadas não são mais dedutíveis para os funcionários.
