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As empresas devem apresentar relatórios salariais anuais a qualquer pessoa que trabalhe para elas, e devem apresentar esses relatórios ao Internal Revenue Service (IRS) ou também à Social Security Administration (SSA), dependendo da sua relação com o trabalhador. Essas declarações detalham a renda de funcionários e contratados independentes para fins fiscais, para que os trabalhadores possam apresentar com precisão suas declarações de imposto de renda.
Você deve primeiro determinar se alguém que trabalha para sua empresa é funcionário ou não funcionário, para saber qual formulário de relatório fornecer a esse indivíduo.
Contratantes independentes vs. funcionários
O IRS usa três critérios gerais para determinar se um indivíduo é empregado ou não empregado, comumente referido como contratante independente: controle comportamental, controle financeiro e a relação entre o trabalhador e o empregador.
Controle Comportamental
A sua empresa controla o que o trabalhador faz e como, quando e onde o faz? Nesse caso, isso é controle comportamental. Pense nisso como contratar alguém para criar um site para sua empresa. Sim, você está dizendo a eles o que deseja que seja feito, de preferência descrevendo o trabalho em um contrato, mas a pessoa é um profissional que usará sua experiência para criar um site.
Você não controla quando esse contratante independente trabalha na criação do seu site. O indivíduo não se apresenta ao seu local de trabalho no horário especificado. Você não pode dizer a eles para pararem de trabalhar no site por um tempo e se reportarem a um departamento com falta de mão de obra para ajudar.
Controle Financeiro
O controle financeiro se aplica à forma como você paga o indivíduo. Depende de você quando um funcionário é pago e quanto ele recebe. Um não funcionário ou contratado independente lhe diria quanto está cobrando em troca da execução de determinados serviços. Você tem a opção de pagar esse valor ou encontrar outra pessoa para fazer o trabalho.
O controle financeiro também se aplica à oportunidade de lucro ou prejuízo de uma pessoa. Você tem controle financeiro sobre o trabalho que um funcionário faz para você.
Tipo de relacionamento
O tipo de relacionamento entre você e o trabalhador pode ser determinado pelo fato de as funções da pessoa serem uma parte fundamental do seu negócio e se a pessoa recebe benefícios, como férias ou cobertura de seguro saúde. Nesse caso, é quase certo que sejam funcionários.
Pode ser um fator se você e a outra parte tiverem um contrato por escrito, mas o IRS indica que simplesmente ter um contrato que declara que um trabalhador é um empregado ou um contratante independente não é suficiente para determinar o status do trabalhador.
Observação
Você pode preencher o Formulário SS-8 com o IRS para solicitar à agência que determine para você se um determinado indivíduo é funcionário ou não funcionário.
Formulários W-2 para funcionários
Os formulários W-2 são fornecidos a indivíduos classificados como funcionários. O formulário inclui:
- Renda tributável do funcionário e quanto de imposto de renda federal foi retido dos contracheques do funcionário
- Renda da Previdência Social e Medicare e impostos FICA sobre essa renda da Previdência Social e Medicare, bem como os valores desses impostos que foram retidos dos contracheques do funcionário
- Imposto de renda estadual e imposto de renda estadual e o valor retido dos contracheques do funcionário
- Renda de gorjetas de funcionários
- Benefícios tributáveis e não tributáveis dos empregados
Formulários 1099-NEC para não funcionários
O Formulário 1099-NEC substitui o Formulário 1099-MISC a partir do ano fiscal de 2020, mas apenas para contratados independentes. Outras entidades que você paga ainda podem exigir os formulários 1099-MISC, mas os contratantes independentes têm seu próprio formulário em vigor em 2020.
Formulário 1099-NEC é concedido a indivíduos que trabalham para sua empresa e que não são funcionários, mas somente se você tiver pago a eles US$ 600 ou mais durante o ano fiscal. O formulário inclui o total de pagamentos que você fez a essa pessoa ou empresa durante o ano fiscal.
Observação
Você não reteria impostos federais sobre a renda ou impostos da Previdência Social/Medicare desses não-funcionários, a menos que o IRS ordenasse que você fizesse uma retenção na fonte.
Os indivíduos que deveriam receber um formulário 1099-NEC se você lhes pagasse US$ 600 ou mais incluem:
- Não funcionários, como um contratante independente
- Advogados em algumas circunstâncias
- Qualquer pessoa no ramo de pesca de quem você comprou peixes ou “outras formas de vida aquática”
Observação
Outros indivíduos ou entidades que costumavam receber um 1099-MISC ainda receberiam um Formulário 1099-MISC. Eles não são migrados para este formulário separado.
Quando alguém é funcionário e contratado
Algumas pessoas que trabalham para sua empresa podem ter funções duplas. Por exemplo, Joe pode trabalhar como zelador como funcionário e também pode ter um contrato com você para remover a neve do seu estacionamento como contratado independente. Joe receberia um W-2 por sua renda profissional e um 1099-NEC por seu salário como proprietário de seu negócio de remoção de neve.
Onde e quando enviar os formulários
Formulários W-2 são devidos aos empregados até 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal. Os formulários W-2 também devem ser enviados à Administração da Segurança Social até esta data.
Formulários 1099-NEC são devidos aos não empregados na mesma data. Você também deve enviar os formulários 1099 ao IRS até 31 de janeiro. Você não relataria salários retidos na fonte, do Seguro Social ou do Medicare em um 1099-NEC porque não retém esses impostos para contratados independentes.
Você pode enviar os formulários W-2 e 1099 on-line para a agência federal apropriada. O prazo para envios on-line ainda é 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal.
As informações contidas neste artigo não constituem aconselhamento fiscal ou jurídico e não substituem tal aconselhamento. As leis estaduais e federais mudam com frequência e as informações neste artigo podem não refletir as leis do seu próprio estado ou as alterações mais recentes na lei. Para obter aconselhamento fiscal ou jurídico atualizado, consulte um contador ou um advogado.
