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Toda empresa, pequena ou grande, deve tomar uma decisão sobre como e quando registrar receitas e despesas. Para fins fiscais, você precisará tomar essa decisão para sua empresa antes de apresentar sua primeira declaração de imposto de renda comercial, usando um dos dois métodos contábeis – dinheiro ou competência.
Principais conclusões
- Contabilidade de caixa significa que as receitas ou despesas de uma empresa são registradas quando ela é paga ou efetua um pagamento.
- A contabilidade de exercício significa que as receitas ou despesas de uma empresa são registradas quando ela deve ou é devida um pagamento.
- O método de contabilidade que sua empresa utiliza terá impacto em sua estratégia tributária no final de cada ano.
Mudanças na legislação tributária e opções contábeis
A Lei de Reduções de Impostos e Empregos de 2017 permitiu uma mudança na opção de selecionar a contabilidade de caixa em vez da acumulação. A partir de 2018, mais pequenas empresas poderão optar por usar a contabilidade de caixa. Você pode usar o método de caixa se tiver receitas brutas anuais médias de US$ 25 milhões nos três anos anteriores. Algumas pequenas empresas também podem estar isentas de certas regras contábeis para estoques, capitalização de custos e contratos de longo prazo.
Observação
Se sua empresa atualmente usa contabilidade de exercício, você precisará usar o Formulário 3115 do IRS para solicitar uma mudança no método contábil. A qualificação para essas alterações pode ser complicada, portanto, peça ajuda ao seu contador antes de fazer a alteração.
Como funciona a contabilidade de caixa
Na contabilidade de caixa, uma transação é registrada quando o dinheiro realmente muda de mãos. A receita é registrada quando você recebe o dinheiro e as despesas são registradas quando são pagas.
Exemplo 1: Para uma transação de rendimento, se você executar um serviço e faturar um cliente, você registrará o rendimento para fins de contabilidade de caixa somente quando tiver recebido o pagamento por esse serviço. Se você enviar uma fatura em 12 de agosto e não receber o pagamento até 1º de setembro, registre o pagamento em 1º de setembro.
Exemplo 2: Para uma transação de despesa, você pode receber uma fatura de serviço telefônico, mas na contabilidade de caixa, você não registra a despesa até que tenha realmente pago a conta. se você receber uma fatura em 15 de agosto e não pagar a conta até 1º de setembro, não registrará a despesa até 1º de setembro.
Como funciona a contabilidade de exercício
Na contabilidade de exercício, você pode deduzir despesas comerciais quando
- A responsabilidade foi fixada ou pode ser determinada com precisão razoável, ou
- Desempenho económico, quando bens ou serviços são fornecidos ou bens são utilizados.
No Exemplo 1: Para uma transação de renda,usando o regime de competência, você registraria a receita quando a obra fosse concluída ou o produto recebido; isto é, você ganhou o pagamento. Nos exemplos acima, a receita para você é registrada quando você envia a fatura, mesmo que ainda não tenha sido pago. A responsabilidade é registrada quando você recebe a fatura, mesmo que não tenha pago.
No Exemplo 2: Para uma transação de despesas. Quando você recebe uma fatura de uma despesa, ela é considerada um passivo. Assim, você pode deduzir naquele ano, mesmo que ainda não tenha pago a conta.
As despesas pré-pagas são um caso especial. Em geral, você não pode deduzir despesas antecipadamente. Por exemplo, se você pagou pelo serviço de Internet por cinco anos, só poderá deduzir o custo de um ano na declaração de imposto de renda comercial daquele ano.
| Contabilidade de caixa vs. contabilidade de acumulação | |
|---|---|
| Contabilidade de caixa | Contabilidade de competência |
| A receita é registrada quando você recebe o pagamento. | A receita é registrada quando você recebe o pagamento e envia a fatura. |
| A despesa é registrada quando você é pago. | A despesa é registrada quando você recebe a fatura. |
Prós e contras dos tipos de contabilidade
A contabilidade de caixa é mais simples de lembrar e registrar, pois segue a conta corrente da sua empresa. Quando uma venda é registrada na sua conta corrente, ela fica registrada no seu negócio. Mas o método de contabilidade de caixa pode não mostrar a imagem real da sua atividade comercial, uma vez que o mês em que você esteve ocupado ou lento é diferente do mês em que recebeu o dinheiro.
A contabilidade de exercício é mais confusa, mas mostra sua atividade comercial mensal com mais precisão.
Definindo seu método de contabilidade
Depois de definir seu método de contabilidade, você deve continuar a usá-lo ano após ano, e o método selecionado deve refletir claramente suas receitas e despesas.
Observação
Se o IRS achar que seu método contábil não reflete sua renda, ele poderá refigurar sua renda usando outro método contábil.
A maioria das pequenas empresas usa o método de contabilidade de caixa porque é mais simples e fácil descobrir quando registrar receitas e despesas. Em geral, se você produz, compra ou vende mercadorias e possui estoque, use o regime de competência. Mas a nova lei descrita acima pode permitir que você use o método de dinheiro.
Transações de final de ano e método contábil
No final do seu ano fiscal (financeiro), o caixa e a contabilidade de exercício devem ser considerados no momento das transações. Veja como:
- Renda:Se você estiver usando o regime de competência e quiser obter receitas no ano corrente, envie as contas antes do final do ano. Se você quiser atrasar a receita, não envie as contas antes do início do próximo ano. Para contabilidade de caixa, pague a conta no ano em que espera a renda total mais baixa.
- Despesas:Assuma as despesas no ano em que deseja que essas despesas sejam contabilizadas, para minimizar seus impostos. Você não precisa necessariamente pagar a conta naquele ano se estiver usando a contabilidade de exercício.
Dívidas incobráveis
Você não tem dívidas inadimplentes se estiver usando o método de contabilidade de caixa, porque não registra a dívida até receber o dinheiro. De acordo com o método de acumulação, se você tiver clientes que não pagaram, poderá amortizar ou reduzir seus impostos por essas dívidas inadimplentes. Você só pode reivindicar uma dedução de dívida inadimplente para uma conta a receber incobrável se já a tiver incluído na receita.
Por exemplo, digamos que você enviou uma fatura a um cliente em fevereiro. Você fez repetidas tentativas de receber o dinheiro e finalmente decidiu que este cliente não iria pagar. Se estiver usando o método de competência, você já registrou a venda. Antes do final do ano, você poderá retirar esse valor incobrável de sua renda, reduzindo assim sua renda bruta e sua obrigação fiscal.
Como mudar seu método de contabilidade
Depois de definir o método de contabilidade comercial, você deve obter a aprovação do IRS para fazer uma alteração para o outro tipo. A forma como você trata os diferentes tipos de receitas e despesas deve ser consistente para fins fiscais.
Você precisará da aprovação do IRS se quiser alterar:
- De dinheiro para acumulação ou acumulação para dinheiro
- De uma forma de avaliar o estoque para outra (FIFO, LIFO ou outro método de avaliação)
- De um método de depreciação para outro
Você pode preencher o Formulário 3115 do IRS para fazer qualquer uma dessas alterações, incluindo a nova alteração descrita acima. Você precisará de um número de alteração designado (DCN) descrevendo o tipo de alteração que deseja fazer. Você pode encontrar uma lista dessas DCNs nas instruções do Formulário 3115.
Para mais informações
Para obter mais informações sobre as restrições do IRS sobre métodos contábeis, consulte esta seção da Publicação 538 do IRS: Períodos e métodos contábeis.
Perguntas frequentes
O dinheiro ou a acumulação são melhores para os impostos?
O método de pagamento em dinheiro é mais simples e direto e às vezes pode oferecer mais flexibilidade. Por exemplo, uma empresa pode decidir pagar todas as suas despesas no final do ano fiscal para reduzir a sua fatura fiscal, mesmo que essas despesas não fossem devidas no momento. O método de acumulação também pode oferecer algumas vantagens para uma empresa. Por exemplo, as empresas que usam o método de competência podem deduzir de seus impostos os bônus pagos antecipadamente no dia seguinte.
Quem é obrigado a usar a contabilidade de exercício?
O IRS exige contabilidade de exercício, mas tem uma isenção para empresas que prestam serviços, bem como para empresas que têm receitas brutas anuais médias inferiores a US$ 26 milhões. Essas empresas podem escolher se desejam usar o método de caixa ou de competência para contabilizar suas receitas e despesas.
