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Um carro adquirido para uso em uma empresa oferece certas vantagens fiscais para o proprietário, seja esse proprietário a empresa ou um funcionário. Mas antes de comprar aquele carro, considere os prós e os contras de a empresa ou o funcionário ser o proprietário do carro. Existem implicações fiscais e outros fatores a serem considerados nesta decisão.
Nessa situação, veremos a propriedade de uma empresa versus a propriedade de um funcionário.
Despesas comerciais aceitáveis para uso de carro/caminhão
Em primeiro lugar, lembre-se de que, quer a empresa ou o funcionário sejam proprietários do carro, apenas o uso comercial real do carro é dedutível como despesa comercial. As despesas de deslocamento entre casa e empresa não são dedutíveis e viagens pessoais não são dedutíveis.
Observação
Quem dirige o carro deve manter bons registros das despesas de viagens de negócios para que essas milhas sejam deduzidas. Você pode considerar um aplicativo de direção comercial como uma maneira fácil de manter registros de quilometragem.
Impostos e veículos comerciais
Provavelmente, o maior benefício para a empresa ou para o funcionário de possuir um carro comercial é a economia de custos com as deduções fiscais. Esta dedução vem em duas partes:
- Dedução pelo ato de dever o carro
- Deduções para custos de dirigir o carro para negócios
Para o proprietário, o custo do veículo como ativo comercial e os custos de utilização do carro são ambos totalmente dedutíveis dos impostos comerciais.
Para o funcionário, o custo do carro como ativo não é dedutível – nem as despesas com juros do empréstimo do carro. Os funcionários não podem mais deduzir despesas comerciais não reembolsadas.
Benefícios da propriedade empresarial do veículo
A empresa pode deduzir as despesas de depreciação à taxa vigente no momento em que o bem é colocado em serviço (começa a ser utilizado). A empresa também pode deduzir despesas gerais com automóveis para uso comercial do veículo, como manutenção, gasolina e pneus. Além disso, os juros sobre um empréstimo de carro são dedutíveis (apenas a porcentagem de uso comercial) para uma empresa como uma despesa comercial normal e necessária.
Se a empresa for proprietária do carro, o uso pessoal do carro deverá ser documentado. A empresa deve relatar o uso pessoal por um funcionário – por exemplo, eles dirigem o carro para ir e voltar do trabalho – como compensação tributável no W-2 do funcionário.
O seguro para um carro de propriedade da empresa pode ser mais barato do que para um veículo de propriedade de um funcionário, uma vez que as empresas podem obter tarifas para carros alugados e para vários carros e outros descontos. Se um carro de propriedade da empresa se envolver em um acidente, as taxas e a responsabilidade do seguro pessoal do motorista são minimizadas, especialmente quando o seguro de dirigir outro carro é adicionado para o funcionário.
Propriedade do veículo pelo funcionário
O principal benefício da propriedade de um veículo para condução comercial pelos funcionários foi eliminado pela Lei de Reduções de Impostos e Empregos (TCJA) de 2017, começando em 2018 e continuando até 2025. Conforme observado acima, os funcionários não podem mais fazer uma dedução no Anexo A para despesas comerciais não reembolsadas, incluindo despesas de condução comercial.
Além disso, o funcionário pode precisar obter uma apólice de seguro automóvel separada para cobrir o uso comercial do veículo. Embora qualquer cobertura pessoal que o funcionário tenha possa cobrir alguns danos, é improvável que cubra o carro se a sua função principal for atividades comerciais. Por exemplo, imagine uma empresa de encanamento que possui um caminhão comercial usado para fazer ligações. Se o proprietário dirigir o caminhão até a loja e sofrer um acidente, os danos poderão não ser cobertos porque o caminhão não estava em uso comercial na época.
Propriedade empresarial, melhor para condução empresarial
Em geral, o fato de a empresa ser proprietária do carro permite mais deduções, como depreciação. A maioria dessas deduções não está disponível para funcionários individuais em suas declarações fiscais pessoais, mas pode haver casos específicos em que a propriedade de um carro ou caminhão para uso comercial seja vantajosa.
Leasing vs. compra de um carro para uso comercial
Os mesmos fatores podem ser aplicados se uma empresa decidir alugar um carro para uso comercial dos funcionários. Se você aluga um carro para um funcionário, não tem muito controle sobre a quilometragem que o funcionário gasta naquele carro. Muitos termos de locação de automóveis têm restrições de quilometragem.
Se você (como proprietário) dirigir um carro alugado, poderá controlar o uso pessoal e manter os custos baixos. Cada situação é diferente, mas considere os carros alugados como vantagens para proprietários e executivos e compre carros se os funcionários os conduzirem.
