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Em alguns anos, os empregadores têm de lidar com um período de pagamento extra se pagarem quinzenalmente. Por exemplo, o ano bissexto em 2020 pode criar um período de pagamento extra, especialmente se você pagar aos funcionários na terça-feira.
Por que o dia de pagamento extra em alguns anos?
Pensamos no ano civil como tendo 52 semanas, mas na verdade são 52,1786 semanas. Para pagamentos quinzenais (em semanas alternadas), é 26,0893, não apenas 26. Em alguns anos, as frações adicionais somam-se para criar uma semana extra.
Quem é afetado por esse período de pagamento extra?
Dois tipos de períodos de pagamento para empregados assalariados são frequentemente confundidos. A remuneração desses funcionários é anual, paga mensalmente, semestralmente ou quinzenalmente. Semestralmente é duas vezes por mês, resultando em 24 pagamentos em um ano, enquanto quinzenalmente é a cada duas semanas, resultando em 26 pagamentos em um ano.
O período de pagamento extra afeta os empregados assalariados que são pagos quinzenalmente (em semanas alternadas). Aqui está um exemplo:
Jerry é um funcionário assalariado que recebe US$ 28.000 por ano, com pagamento quinzenal. Cada período de pagamento durante um ano “normal” de 26 períodos de pagamento, ele recebe $ 1.076,92. Mas se houver um período de pagamento extra num ano, ele receberá um contracheque extra, mais do que o seu salário real.
Comunique a Mudança!
Comunique a mudança! Não importa qual opção de folha de pagamento você escolha por alguns anos, você precisará informar aos funcionários o que você está fazendo. Envie-lhes um e-mail ou uma carta no início do ano e também quando distribuir formulários W-2 aos funcionários para fins de declaração de imposto de renda.
Algumas opções para um ano com 27 períodos de pagamento
Opção 1:Divida o salário total entre os 27 períodos de pagamento daquele ano, em vez de 26. Isso resultará em valores menores em cada contracheque. No caso de Jerry, seu salário quinzenal naquele ano seria de US$ 1.037,04 (US$ 28.000). Você teria que fazer isso a partir do início do ano de 27 períodos de pagamento.
Opção 2: não faça nada. Pague o mesmo valor em cada dia de pagamento. Por causa do dia de pagamento extra, você estará efetivamente dando aos funcionários um ligeiro aumento. Esta é a opção mais fácil, mas a mais cara para você.
Se você escolher a Opção 2, informe os funcionários para que você possa receber o crédito pelo aumento. Além disso, certifique-se de informar os funcionários que seu salário no ano seguinte (o ano após o “ano de 27 períodos de pagamento”) será reduzido porque eles voltarão a receber mais de 26 períodos de pagamento.
Observação
De acordo com a consultoria de RH ERC, a maioria dos empregadores (86%) usa a opção de pagamento normal.
Opção 3: Use o multiplicador real de cada ano. Para períodos de pagamento quinzenais, seria 26,0893. No caso de John, isso resultaria em pagamentos de US$ 1.073,23 por cada período de pagamento, totalizando US$ 27.904,16 em um ano com 26 períodos de pagamento (uma perda de US$ 95,84 no ano) e US$ 28.977,21 em um ano com 27 períodos de pagamento, um aumento de US$ 977,21 no ano.
A vantagem de usar o multiplicador real todos os anos é que você não teria que recalcular todos os anos. Você ainda teria que fazer um pagamento adicional aos funcionários em um ano com 26 períodos de pagamento para aumentá-los ao salário declarado. Você também teria um aumento em um ano com 27 períodos de pagamento, mas não tanto como se usasse a opção 2.
Observação
Você não pode pular uma data de pagamento ou reduzir significativamente o último contracheque dos funcionários em um ano com 27 períodos de pagamento. Se John recebesse o valor normal de $ 1.076,92 por 27 períodos de pagamento, seu salário total no ano seria de $ 29.076,84, $ 1.076,84 a mais do que seu salário declarado de $ 28.000. Portanto, você pode ficar tentado a simplesmente pular esse pagamento. Não faça isso. Não pode estar violando as leis salariais, e um contracheque perdido, especialmente na época dos feriados, pode causar um moral negativo.
Sua decisão tem outros efeitos
Impostos sobre a folha de pagamento
O valor do pagamento afetará o total pago pela Segurança Social e pelo Medicare que você e seus funcionários pagam. Alguns funcionários podem atingir a contribuição máxima para a Segurança Social mais cedo e podem atingir o limite do imposto adicional do Medicare se você fizer um pagamento adicional.
Benefícios para funcionários
O pagamento de salário adicional também pode resultar no pagamento de benefícios adicionais. Por exemplo, você pode estar superfinanciando o 401(k) de alguém com o período de pagamento extra, além do valor máximo permitido. Se isso acontecer, você terá que devolver o dinheiro ao funcionário.
Ano fiscal para W-2s
Ter um período de pagamento estendido ao final de um ano traz à tona a questão de em que ano o pagamento ocorre. A regra geral é que o imposto deve estar no W-2 do ano em que o contracheque é emitido, e o funcionário pode usá-lo.
Outra opção: usar um serviço de folha de pagamento
Observação
A decisão de quanto e quando pagar aos funcionários é sempre complicada. Tem muitas armadilhas legais e contábeis. Antes de decidir como lidar com um ano de 27 períodos de pagamento, converse com um especialista em impostos sobre a folha de pagamento e um especialista em direito trabalhista.
