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As empresas devem preparar formulários de declaração de impostos para todos os seus funcionários como parte de suas obrigações de declaração de impostos. Geralmente, os formulários W-2 são usados para trabalhadores em tempo integral e o Formulário 1099-NEC é usado para empreiteiros e outros não funcionários. As empresas também devem apresentar um Formulário W-3 ou Formulário 1096 como um resumo dos seus relatórios W-2 e 1099, a menos que arquivem os documentos online.
Observação
A partir do ano fiscal de 2020, o Formulário 1099-MISC foi alterado. Não está mais sendo usado para registrar pagamentos a não funcionários. Em vez disso, é usado para relatar diversas formas diferentes de receitas, incluindo pagamentos de prêmios, taxas, aluguéis, royalties e pagamentos de cuidados médicos/de saúde.
Para pagamentos de 2020 relatados em 2021, use o Formulário 1099-NEC para relatar pagamentos a não funcionários.
Relatórios anuais de pagamento aos beneficiários
Para o ano fiscal de 2020, os empregadores devem fornecer aos empregados um Formulário W-2 até 1º de fevereiro de 2021. O mesmo prazo se aplica para o preenchimento e fornecimento do 1099-NEC. Os formulários de somatório W-3 e 1096 também devem ser entregues à agência governamental apropriada até 1º de fevereiro de 2021, a menos que você faça o registro online.
Você também deve fornecer formulários 1099-NEC a não funcionários aos quais pagou US$ 600 em 2020. Esses relatórios devem ser entregues aos destinatários até 1º de fevereiro de 2021
Observação
Os prazos de reporte e a data de envio dos formulários aos colaboradores são os mesmos. Tente entregar os formulários aos funcionários e não funcionários antes do final de janeiro para que haja tempo para que eventuais erros sejam corrigidos.
Se você não tiver certeza se deve enviar um W-2 ou 1099-NEC para alguém, leia sobre quem deve receber um W-2 ou 1099-NEC.
Envio de formulários W-2s e 1099 para agências federais
Você pode arquivar seus formulários W-2s e 1099-NEC online. Em 2021, você deverá registrar on-line se tiver 100 ou mais formulários de cada tipo. A partir de 2022, você deverá registrar on-line se tiver 10 ou mais formulários de cada tipo.
Os formulários W-2 devem ser enviados à Administração da Previdência Social até 1º de fevereiro de 2021. Para registrar W-2s online, você pode usar o portal Business Services Online da Previdência Social.
Os formulários 1099-NEC devem ser enviados ao IRS até 1º de fevereiro de 2021. Para preencher os formulários 1099-NEC online, você pode usar o sistema File Information Returns Electronically (FIRE) ou usar um software de contabilidade fiscal ou um serviço de folha de pagamento.
Observação
Se você registrar essas declarações online, não precisará incluir formulários de transmissão (W-3 para formulários W-2 ou Formulário 1096 para formulários 1099-NEC).
Penalidades por arquivamento tardio
O IRS estabeleceu penalidades para os empregadores que não cumpram os prazos de declaração de impostos do IRS e da Administração da Segurança Social. Penalidades podem ser impostas se você fizer um dos seguintes:
- Não preencher os formulários corretos até a data de vencimento
- Desconsiderar intencionalmente os requisitos de arquivamento
- Deixar de fornecer W-2 ou 1099 aos trabalhadores
- Arquivar o formulário errado para um trabalhador (dando um 1099-MISC para alguém que deveria receber um W-2)
As penalidades podem ser cobradas por retorno com um nível máximo definido pelo IRS
Datas de arquivamento para estados
O W-2 e o 1099-NEC são usados pelos trabalhadores tanto em seus impostos federais quanto estaduais. Alguns estados podem ter uma exigência de data de arquivamento anterior, portanto, também pode ser importante verificar os prazos estaduais individuais para arquivamentos de folha de pagamento. Verifique a data do depósito e outros requisitos do seu estado, indo até a divisão tributária do seu estado.
Outros relatórios de impostos sobre a folha de pagamento com vencimento em janeiro de 2021
Além dos relatórios anuais de salários e impostos para funcionários e não funcionários, você tem vários outros relatórios de impostos sobre a folha de pagamento com vencimento normalmente em 31 de janeiro.
- O Relatório Federal de Imposto sobre Desemprego no Formulário 940 para 2020 vence em 1º de fevereiro de 2021.
- O Formulário 941 (Formulário Fiscal Federal Trimestral do Empregador) para o quarto trimestre de 2020 vence em 1º de fevereiro de 2021.
Ajuda na preparação e arquivamento de relatórios salariais e fiscais
Se esta é a primeira vez que você preenche formulários W-2 e formulários 1099-MISC, aprenda o processo de preparação, arquivamento, impressão e envio de formulários W-2. Para formulários 1099-MISC, leia mais sobre o que fazer antes de prepará-los e siga as instruções passo a passo para preenchê-los.
