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Dinheiro pequeno, também conhecido como dinheiro em caixa, refere-se a pequenas quantias de dinheiro mantidas em uma empresa. (O termo “pequeno” vem de “petite” ou “pequeno”.) Existem duas razões para guardar o dinheiro para pequenas despesas:
- Para fazer mudanças para clientes ou pacientes
- Para reembolsar funcionários por itens que compraram para sua empresa
- Para pagar pequenas compras que exigem dinheiro, como comida para o almoço do escritório ou café, ou para estacionamento. A maioria das empresas de varejo mantém uma gaveta de dinheiro, assim como as práticas de saúde.
O fundo de maneio funciona no sistema de adiantamentos, no qual há uma quantia inicial de dinheiro depositada em uma conta, que é sacada para uma finalidade específica (neste caso, o fundo de maneio). Quando a conta fica abaixo de um determinado valor especificado, o sistema é reabastecido.
Em empresas que têm necessidade frequente de dinheiro para pequenas despesas, ele geralmente é instalado na recepção com uma gaveta ou caixa de dinheiro para pequenas despesas, ou em um local de varejo usando uma caixa registradora. (Sim, alguns lugares ainda usam caixa registradora.)
Como a economia monetária está diminuindo e as pessoas estão usando mais cartões de débito e crédito para pequenas compras, o uso de um sistema de caixa pequeno (com uma “gaveta de dinheiro”) diminuiu. Mas ainda é essencial para qualquer empresa certificar-se de contabilizar todas as pequenas compras para que possa deduzi-las como despesas comerciais.
Como funciona um sistema de caixa para pequenas despesas
Para configurar um sistema de caixa para pequenas despesas, a quantia inicial de dinheiro vem da conta corrente comercial.
Os funcionários retiram dinheiro da conta de caixa, registrando cada transação com data, valor, fornecedor (quem foi pago) e finalidade comercial.
Cada compra com dinheiro para pequenas despesas deve ser documentada da mesma forma que outras receitas e despesas comerciais. O uso de um registro de caixa ou recibos de caixa ajudará a capturar essas despesas para que possam ser usadas para compensar receitas para fins fiscais comerciais.
Alguém deve verificar a conta periodicamente para que a Saúde Teu não fique muito baixa. Quando a gaveta do caixa ficar abaixo de um valor predefinido que você determinar, adicione à gaveta preenchendo um cheque para “Petty Cash” e descontando esse cheque.
Nota
Se você usar a conta de caixa para fazer trocos para os clientes, precisará fazer uma mini-auditoria no final de cada dia. Comece com o saldo inicial, entrada de dinheiro, saída em comparação com as transações e dinheiro final.
Configurando uma conta de caixa pequeno
Comece decidindo quanto dinheiro você precisará por dia, tanto para fazer trocos para os clientes quanto para fazer pequenos pagamentos em dinheiro.
Guarde na gaveta o dinheiro que precisar, mas não muito, para que não seja uma tentação para funcionários ou ladrões. Para determinar um valor máximo para o caixa pequeno, mantenha registros das despesas durante um período de tempo, usando um valor médio para cada semana, por exemplo. Você também precisará desses registros para fins fiscais.
Acompanhe as transações de pequeno dinheiro
Ao começar, controle quanto está na caixa ou gaveta do caixa no início de cada dia. Ao efetuar cada pagamento, você precisará de recibos de caixa ou de uma lista de transações. Para cada transação, registre a data, o valor e para que serve.
Seja o mais específico possível para que não haja dúvidas de que a transação foi relacionada a negócios. Você não precisa acompanhar as mudanças todos os dias. Mas no final de cada dia, registre o valor na gaveta do caixa. A diferença deve corresponder aos pagamentos em dinheiro feitos pelos clientes e ao total das despesas de caixa pagas na gaveta.
Configurar políticas de caixa pequeno
Antes de começar a usar o caixa para pequenas despesas, adicione uma seção de política de caixa para pequenas despesas ao manual de políticas e procedimentos do funcionário. Inclua esses itens na apólice e considere como você pode reduzir o risco de roubo por funcionários ou clientes.
- Quanto devemos manter na conta? Qual é o mínimo (quando o dinheiro deve ser adicionado?) Qual conta deve ser usada para reabastecer a conta?
- Quem é o responsável pelo registro das transações? Quem coloca o dinheiro de volta na conta?
- Onde é guardado o dinheiro para pequenas despesas?
- Como são registradas as transações de caixa para pequenas despesas? Onde os registros são mantidos? Quem é responsável por adicionar os registros de caixa ao sistema de contabilidade da sua empresa?
Observação
O dinheiro pequeno é fácil de roubar, por isso certifique-se de protegê-lo:
- Deveres separados, de modo que a pessoa que registra as transações seja diferente da pessoa que as insere no seu sistema contábil.
- Mantenha a caixa de dinheiro em local seguro, conhecido apenas por uma ou duas pessoas.
- Faça auditorias ocasionais, verificando se as transações são legítimas.
Caixa pequena e impostos
A parte mais importante de um sistema de caixa para pequenas despesas é a documentação de cada transação. Documentar transações é a forma como uma empresa documenta despesas comerciais para fins fiscais. Ao acompanhar todas as transações de caixa para pequenas despesas – não importa o quão pequenas sejam – você tem registros para respaldar as deduções para essas despesas de pequenas empresas.
Quanto mais despesas de caixa documentadas, maiores serão suas deduções e menor será sua conta de impostos comerciais.
