Perguntas frequentes sobre dedução de milhagem comercial para pequenas empresas

Se você é proprietário de uma pequena empresa e dirige para sua empresa, pode ter muitas dúvidas sobre quais despesas pode deduzir e como fazê-lo. Abaixo, respondemos algumas das perguntas fiscais mais comuns sobre a milhagem comercial.

Observe que a Lei de Reduções de Impostos e Empregos de 2017 alterou a legislação tributária em torno das despesas de condução. Eliminou a dedução para despesas comerciais não reembolsadas dos funcionários. No passado, você poderia deduzir quaisquer despesas de condução que não fossem pagas pelo seu empregador na sua declaração de imposto de renda pessoal. A partir do ano fiscal de 2018, até o ano fiscal de 2025, os funcionários não podem deduzir essas despesas no Anexo A.

As milhas de deslocamento são dedutíveis?

P: Fui um contratante independente no ano passado. Viajei para buscar meu filho, que trabalhou comigo. Posso reivindicar a quilometragem para buscá-lo e entregá-lo como despesa de quilometragem?

UM:Não, você não pode reivindicar milhas para buscar seu filho que trabalha para você. A distância entre casa e trabalho é considerada deslocamento. Todo mundo tem que trabalhar, então o IRS não considera essas despesas como despesas comerciais. Se você decidir viajar longas distâncias todos os dias para se deslocar, ou se quiser sair do seu caminho para pegar um colega de trabalho, isso ainda significa viajar desde que você esteja em casa todas as noites.

Posso deduzir milhas de viagem como publicidade?

P: Se eu colocar o logotipo da minha empresa no meu carro, posso deduzir minhas milhas percorridas como publicidade?

UM:Não, o logotipo de uma empresa em seu carro não o torna um veículo comercial.

A despesa com publicidade neste exemplo é o custo de colocar o logotipo no carro. Dirigir o carro não é publicidade; é só dirigir. O IRS diz: “Colocar material de exibição que anuncia sua empresa em seu carro não altera o uso do carro de uso pessoal para uso comercial”.

As milhas de uma empresa residencial são dedutíveis?

P:Se eu trabalhar fora de casa como contratado independente, posso reivindicar quilometragem para ir ao local de trabalho e voltar para casa? Posso deduzir viagens feitas ao banco e aos correios? E se eu fizer viagens de negócios a partir do meu escritório em casa e também parar para fazer tarefas pessoais?

UM:Se sua casa for sua residência fiscal (conforme definido pelo IRS), você pode deduzir o custo de dirigir de sua casa até locais comerciais (como o escritório de um cliente ou a loja de materiais de escritório) como despesa comercial. Sua residência fiscal é o local onde você faz negócios regularmente. Essa pode ser a casa de sua família se você fizer negócios em uma área específica de sua casa.

Sim, sua milhagem de ida e volta aos locais de trabalho são milhas comerciais que devem ser comprovadas por documentação escrita de onde você foi e quantas milhas comerciais viajou. Viagens ao banco e aos correios a negócios também se qualificam como milhagem comercial, se documentadas.

O objetivo comercial deve ser o motivo da viagem e você precisará ter excelentes registros sobre o propósito para documentar a dedução. Você deve separar a condução pessoal da condução profissional, mantendo registros contemporâneos (anotados no momento do evento). Para cada viagem de negócios, você deve demonstrar os objetivos comerciais.

O resultado final de seus registros deve ser as milhas comerciais do ano (com um registro de backup escrito) e o total de milhas que você dirigiu no ano. Para documentar o total de milhas percorridas, registre a leitura do hodômetro no início e no final do ano. O IRS frequentemente analisa a leitura do hodômetro nas contas de conserto de automóveis para ver se o total de milhas é razoável.

O que devo usar: a dedução padrão ou as despesas reais?

P:Como posso saber se devo fazer a dedução padrão ou usar despesas reais?

UM:Você deve tentar o método de dedução de quilometragem padrão e de despesas reais para ver qual método oferece a maior dedução. Quanto maior for a dedução a que você tem direito, mais você economiza em impostos.

Para ométodo de custo real,determine a porcentagem comercial de uso com base nas milhas comerciais documentadas divididas pelo total de milhas comerciais percorridas no ano. Aplique essa porcentagem às despesas reais de propriedade e operação do veículo. Isso inclui gasolina, óleo, pneus, manutenção e reparos, seguros, seguros, taxas e licenças de registro, lavagens de carros, pagamentos de aluguel ou depreciação, se você for o proprietário do carro.

Para otaxa de quilometragem padrão, multiplique o total de milhas comerciais pela milhagem padrão do ano.

Para usar a taxa de quilometragem padrão, você deve possuir ou alugar o carro e:

• Você não pode usá-lo para operações de frota (cinco ou mais carros ao mesmo tempo)
• Você deve usar o método de depreciação linear se quiser depreciar o carro
• Você pode reivindicar o subsídio de depreciação especial ou uma dedução da Seção 179, e
• Você não pode reivindicar despesas reais após 1997 para um carro alugado.

As estimativas são aceitáveis?

P:Dirigi cerca de 8.000 milhas no ano passado para trabalhar em casa. Tenho alguns recibos, mas não registrei todas as milhas. Uma estimativa está correta? Ainda posso fazer a dedução se não tiver todas as informações de apoio?

UM:Não, as milhas comerciais estimadas não podem apoiar sua dedução de milhas.

Se suas deduções não forem permitidas, sua empresa poderá estar sujeita a multas e penalidades por pagamento insuficiente de impostos.

Posso deduzir a quilometragem de um carro que não seja da empresa?

P:Estou usando o carro da minha mãe para dirigir negócios. Eu pago gasolina, manutenção e seguro. Posso deduzir o uso do carro como despesa comercial?

UM:Você pode deduzir as despesas reais que paga, desde que mantenha registros contemporâneos (na época) dessas despesas. Você deve ter prova de que paga o gás, a manutenção e o seguro e precisa de registros substanciais para apoiar seu uso comercial. Certifique-se de subtrair a proporção relativa ao seu uso pessoal e ao uso pessoal de sua mãe; apenas o uso comercial é dedutível.

Embora você possa reivindicar deduções de quilometragem em um carro que não possui, não pode depreciar o veículo como despesa comercial.

E se eu não usar muito meu carro para negócios?

P:Estou usando meu carro pessoal para meus negócios, mas trabalho em casa e não o uso muito. Ainda posso deduzir despesas de quilometragem e depreciar o carro?

UM:Se você usar seu carro 50% ou menos para fins comerciais, ainda poderá deduzir a quilometragem padrão ou os custos reais, com base na porcentagem de uso do carro para negócios.

Para efeitos de depreciação, aplicam-se regras especiais se utilizar o seu carro 50% ou menos para fins comerciais:

• Você não pode aceitar uma dedução da seção 179 ou subsídio de depreciação especial
• Você deve calcular a depreciação usando o método linear ao longo de cinco anos.

E se eu alugar um carro para minha empresa?

decidi alugar um carro para o meu negócio. Ainda posso deduzir a quilometragem e depreciar o carro?

UM:Se você tiver um veículo alugado, ainda poderá usar a quilometragem padrão ou o método real para calcular suas despesas de condução dedutíveis. Se você usar o método real, poderá deduzir a parte dos pagamentos do aluguel referente ao uso do carro em seu negócio.

Existem algumas regras especiais complicadas para calcular a depreciação e o valor do veículo alugado (“valores inclusivos”). Consulte a publicação 463 do IRS e converse com seu contador antes de tentar incluir os custos deste veículo em sua declaração de imposto de renda comercial.

Isenção de responsabilidade:As informações fornecidas aqui são apenas para fins de informação geral; não se destina a ser aconselhamento fiscal ou jurídico. Cada situação empresarial é específica; converse com seu contador antes de preparar sua declaração de imposto de renda comercial.