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O termo “de minimis” descreve algo que é muito pequeno ou insignificante para ser importante. Deriva da frase latina “de minimis non curat lex”, que se traduz como “… sobre coisas mínimas”. Um erro de US$ 10 seria de minimis em uma ação judicial sobre uma conta de US$ 1 milhão.
O conceito de minimis é importante em benefícios a funcionários, impostos sobre ganhos de capital e outras áreas tributárias empresariais. Um pequeno benefício pode não estar sujeito ao imposto de renda. O valor pode variar dependendo das circunstâncias.
Principais conclusões
- Um benefício de minimis é algo concedido ocasionalmente aos empregados e tem um valor tão pequeno que não está sujeito a tributação.
- Coisas como pequenos presentes, jantares especiais e tarifas ocasionais de transporte são consideradas benefícios de minimis.
- Dinheiro ou equivalentes a dinheiro, como cartões-presente, nunca são considerados de minimis. Tudo o que é dado regularmente aos funcionários também não é considerado de minimis.
- Mantenha registros detalhados para provar que um benefício é mínimo.
O que significa De Minimis para benefícios a funcionários?
A Receita Federal afirma que um benefício de minimis é “aquele que, considerando seu valor e a frequência com que é fornecido, é tão pequeno que torna sua contabilização irracional ou impraticável”.
Muitos benefícios fornecidos pelos empregadores são tributáveis como rendimento dos empregados, mas um benefício de minimis não o é. Do ponto de vista fiscal, um benefício de minimis é uma pequena quantia de remuneração do funcionário, e a seção 132(a)(4) do Código da Receita Federal declara que essas pequenas quantias não estão sujeitas a tributação. Eles não valem o tempo e o esforço necessários para considerá-los.
Exemplos de benefícios de minimis para funcionários
Os benefícios mínimos ou ocasionais dos empregados são considerados de minimis. Em alguns casos, é porque a quantidade é pequena, como no caso do peru de férias. Outros benefícios são considerados de minimis porque é simplesmente muito difícil separar o uso pessoal dos funcionários do uso comercial, como a copiadora do escritório.
Alguns outros exemplos de prêmios de minimis que podem ser excluídos dos impostos para funcionários:
- Flores, placas, canecas de café ou outros pequenos presentes (exceto dinheiro) para ocasiões especiais.
- Jantares de premiação ocasionais ou jantares de feriado para funcionários e convidados.
- Café e donuts em reuniões de equipe ou refeições ocasionais fornecidas aos funcionários que fazem horas extras.
- Ingressos ocasionais para eventos esportivos ou teatro, como o uso do camarote da empresa em um jogo de basquete.
- Uso pessoal ocasional da copiadora de escritório, se você puder demonstrar que ela está sendo usada pelo menos 85% do tempo para fins comerciais.
- Seguro de vida em grupo abaixo de US$ 2.000.
- Reembolso ocasional de despesas de transporte.
- Presentes de Natal, desde que atendam às demais qualificações de benefícios de minimis.
O que não é considerado um benefício De Minimis
Os seguintes nunca são de minimis:
- Dinheiro, incluindo equivalentes a dinheiro, como cartões-presente, exceto para refeições pouco frequentes ou dinheiro para transporte para horas extras.
- Ingressos para a temporada de teatros ou eventos esportivos.
- Uso do apartamento, casa de férias, barco ou avião do empregador.
- Filiação a um clube de campo ou instalação atlética.
Observação
Observe o uso da palavra “ocasional” na lista de benefícios de minimis. Um benefício quase nunca é mínimo se for fornecido rotineiramente.
Benefícios De Minimis e telefones celulares
O IRS considera os telefones celulares fornecidos pelo empregador de minimis se eles não fizerem parte da remuneração da empresa ao funcionário e se forem fornecidos por “razões comerciais substanciais”. Alguns exemplos incluem:
- O empregador precisa ser capaz de entrar em contato com o empregado a qualquer momento para emergências relacionadas ao trabalho. Por exemplo, o funcionário pode trabalhar na área de saúde ou como assistente pessoal.
- O funcionário tem um telefone fornecido pelo empregador porque precisa poder falar com os clientes quando estão fora do escritório, porque os clientes esperam ou precisam que ele esteja acessível. Por exemplo, o funcionário pode trabalhar como advogado.
- O funcionário deve poder entrar em contato com clientes ou colegas fora do horário normal de trabalho ou quando o escritório estiver fechado. Por exemplo, eles podem conversar regularmente com colegas ou clientes em outro fuso horário.
Os telefones celulares sãonãoconsiderado um benefício de minimis se o telefone for fornecido:
- Promover a boa vontade do funcionário.
- Para atrair um possível funcionário.
- Como remuneração adicional a um funcionário.
Registros para provar benefícios de minimis
É sempre difícil provar uma negativa. Mantenha registros detalhados dos momentos em que você oferece pequenos benefícios aos funcionários, explicando o objetivo do negócio, bem como a data e a hora. Mostrar que você sempre mantém bons registros ajudará você a defender o uso de minimis no caso de uma auditoria fiscal.
De Minimis em outras áreas tributárias e jurídicas
A Lei PATH de 2015 oferece proteção contra multas e penalidades para contribuintes empresariais por de minimis erros inferiores a US$ 100 em devoluções de informações.
No Formulário 1099-S, produto de Transações Imobiliárias, uma transferência inferior a US$ 600 é considerada de mínimo.
Os limites de minimis são considerados no imposto sobre ganhos de capital na compra de títulos municipais com desconto. Com um desconto de menos de um quarto de ponto por ano, é tributado como ganho de capital em vez de renda ordinária.
De minimis é usado na lei de direitos autorais para determinar se uma obra está dentro dos limites do uso justo. Uma quantidade pequena ou trivial de trabalho protegido por direitos autorais pode ser usada sem permissão. Se algo é ou não considerado de minimis varia de acordo com o caso.
Perguntas frequentes
O que é um exemplo de benefícios de minimis?
Um benefício de minimis é um benefício fornecido a um funcionário que deve ser relativamente pequeno em termos de valor em dinheiro, é fornecido com pouca frequência e geralmente é difícil de contabilizar. Por exemplo, se um empregador decidir dar uma caneca ou um caderno a um empregado como recompensa por um trabalho particularmente bom, isso seria considerado um benefício de minimis, a menos que a caneca ou o caderno valessem muito dinheiro. O IRS decidiu anteriormente que itens superiores a US$ 100 não podem ser considerados de minimis.
O dinheiro pode ser considerado de minimis?
Qualquer dinheiro, cartões-presente, vales-presente ou outros equivalentes a dinheiro não podem ser considerados de minimis. A única exceção é se um funcionário tiver que trabalhar em um horário incomum e, como resultado, precisar fazer horas extras. Para facilitar ao empregado a realização de horas extras, o empregador pode fornecer dinheiro para alimentação ou transporte.
