O que significa autenticar um documento?

Definição e exemplos de documentos autenticados

Documentos autenticados foram assinados em frente a um notário público e verificados quanto à autenticidade. O notário público é um funcionário que verifica a identidade de todos os que assinam o documento, testemunha as assinaturas, regista o acto num diário oficial e marca o documento com um carimbo (ou “selo”).

Os documentos geralmente exigem reconhecimento de firma se tratarem de questões financeiras ou jurídicas importantes que exijam muita confiança em todas as partes mencionadas no documento. Outros tipos de documentos que podem precisar de um notário são aqueles que apresentam potencial de fraude.

Por exemplo, se você estiver designando um beneficiário para uma apólice de seguro de vida, estará transferindo uma grande quantia em dinheiro e não estará por perto para garantir a transação. Transferências de títulos de automóveis ou imóveis, procurações, testamentos e trustes, diretivas avançadas e outros formulários relacionados à saúde e licenças de porte de arma são apenas alguns exemplos dos muitos tipos de documentos que muitas vezes exigem reconhecimento de firma.

Como funciona a notarização

Obter um documento autenticado significa que a assinatura é legítima – e nada mais. Os notários não são obrigados (ou esperados) a ler o material, avaliá-lo para você ou fornecer aconselhamento jurídico. Nem o seu notário irá alertá-lo sobre quaisquer problemas que você possa estar enfrentando. Tudo o que fazem é verificar quem assinou um documento e quando.

Os documentos podem ou não se tornar oficiais imediatamente após serem autenticados. Se basta uma assinatura válida para assinar um contrato, um documento devidamente assinado e autenticado em cartório pode resolver o problema. Peça orientação a um advogado local sobre sua situação específica e as leis locais.

Os deveres do notário

O trabalho de um notário é garantir que todas as assinaturas de um documento sejam legítimas. Isso acontece em uma série de verificações cuidadosas:

• Verificação de identidade:Um notário exige a identificação de qualquer pessoa que assine um documento e registra detalhes sobre os documentos de identificação que cada indivíduo fornece.
• Signatários dispostos:Os notários devem procurar sinais de coerção. Mesmo que você não goste do que está em um documento, você está assinando por vontade própria ou alguém está forçando você a assinar?
• Capaz de decisões acertadas:Um notário deve verificar se os signatários estão em condições de poderem verdadeiramente entender o que estão assinando e que têm capacidade legal para assinar. Se um indivíduo estiver embriagado, fortemente medicado ou incapaz de entender o que está acontecendo por qualquer motivo, o notário não poderá autenticar o documento.

Um notário recusar-se-á a validar uma assinatura se houver quaisquer problemas potenciais com o signatário.

Requisitos para documentos autenticados

Para autenticar um documento, você precisará visitar um tabelião, comprovar sua identidade e assinar o documento. Para ter certeza de que tudo está em ordem, leia as etapas a seguir antes de iniciar o processo.

Traga identificação oficial

O notário pedirá uma identificação para verificar se você realmente é quem diz ser. Você precisará de uma identificação oficial com uma fotografia – uma carteira de motorista, passaporte ou outro documento de identidade emitido pelo governo normalmente resolverá o problema, embora os requisitos variem de estado para estado. Se o notário não tiver certeza de que você é quem diz ser, ele poderá recusar-se a autenticar seu documento. Ninguém é obrigado a autenticar nada.

Espere para assinar

Leve um documento não assinado ao notário – não assine antes. Em quase todos os casos, o notário precisa estar atento você assina. Se eles não testemunharem sua assinatura, não poderão verificar quem assinou o documento.

Pagar taxas

Dependendo de onde você for para autenticar os documentos, talvez seja necessário pagar uma taxa modesta. Os notários têm de gastar dinheiro para funcionar como notários, têm de acompanhar as mudanças nas leis e têm de manter registos, por isso não se surpreenda se lhe for pedido que pague uma taxa. Normalmente você gastará menos de US$ 25, e o custo pode ser tão baixo quanto US$ 5, dependendo do estado.

Onde obter documentos autenticados

Você pode obter formulários legais autenticados em vários lugares.

Instituições Financeiras

O banco ou cooperativa de crédito local é um excelente lugar para encontrar um notário. Se você for titular de uma conta, o serviço pode ser gratuito. Mesmo que você não tenha uma conta em uma instituição financeira específica, um notário poderá estar disposto a autenticar algo para você por uma pequena taxa.

Outros negócios

Empresas locais e de grande nome geralmente têm notários disponíveis. Ligue antes de fazer uma viagem, pois os serviços podem variar de local para local. Além disso, o atendimento depende da presença de um determinado funcionário, por isso certifique-se de que ele esteja de plantão quando você planeja ir. Muitas vezes você pode encontrar notários nos seguintes locais:

• Lojas de remessa (lojas FedEx e UPS, por exemplo)
• Varejistas de materiais de escritório (OfficeMax ou Staples, por exemplo)
• Lojas de desconto e transferência de dinheiro
• Concessionárias de automóveis
• Lojas de conveniência de bairro
• Os preparadores de impostos e escritórios de advocacia geralmente têm um notário em sua equipe. Se precisar de um documento autenticado em nome do seu advogado, basta perguntar se ele pode fazer isso internamente.

Fontes Individuais

Você provavelmente ficará surpreso com quantas pessoas estão registradas e podem ser encontradas online. Você pode localizar tabeliães legítimos que trabalham em casa ou em outros locais de negócios menos óbvios.

Tabelião Online

É possível autenticar alguns documentos online, mas é preciso verificar se essa prática é aceitável para a entidade que necessita dos documentos. Algumas situações, como transações imobiliárias em determinados estados, exigem a presença de um notário presencial. A maioria dos documentos legais também exige que o processo ocorra pessoalmente. Em outras situações (especialmente para uma transação rápida quando você está sem tempo) ou para cartas menos formais, pode fazer sentido tentar o reconhecimento de firma online. Ao trabalhar online, o notário deverá verificar sua identidade e registrar sua assinatura por vídeo. Por exemplo, o aplicativo Notarize oferece serviços notariais na Virgínia (que podem ser válidos em todo o país) por US$ 25.

Dependendo do seu estado, os notários on-line podem ser obrigados a estudar, participar de sessões de treinamento e passar em exames da mesma forma que os notários presenciais. Cada estado tem suas próprias regras e procedimentos.