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Uma empresa pode reembolsar seus funcionários por despesas relacionadas a viagens sem gerar renda tributável, pagando-lhes a taxa diária apropriada. Essas taxas variam de acordo com o custo do destino da viagem, e a maioria das taxas para viagens dentro dos EUA são definidas pela Administração de Serviços Gerais (GSA).
Principais conclusões
- Sua empresa pode reembolsar seus funcionários por hospedagem, alimentação e despesas acessórias incorridas durante a viagem, pagando-lhes a diária apropriada.
- Essas taxas variam de acordo com o custo do destino da viagem e, às vezes, da época do ano.
- Eles são usados pela Receita Federal para determinar se funcionários que não são do governo federal devem impostos sobre reembolsos de despesas de viagem relacionadas ao trabalho.
- As tarifas para os EUA continentais são definidas pela Administração de Serviços Gerais. Aqueles para o Alasca, Havaí e territórios e possessões dos EUA são definidos pelo Departamento de Defesa. E os de outros países são definidos pelo Departamento de Estado.
Saiba mais sobre essas taxas, inclusive quando elas podem ser usadas e quando não podem.
O que são taxas diárias?
O termo per diem (do latim “por dia”) refere-se a um subsídio diário para despesas de viagem específicas de funcionários. Existem taxas diárias para dois componentes separados:
- Alojamento
- Refeições e incidentes
Essas taxas são definidas por agências federais e aplicam-se a funcionários do governo federal que viajam a trabalho. Eles também são utilizados pela Receita Federal com a finalidade de determinar se funcionários não federais devem impostos sobre reembolsos de despesas de viagem relacionadas ao trabalho.
A partir das declarações fiscais de 2019, as despesas acessórias (IE) consistem apenas em taxas e gorjetas dadas a carregadores, transportadores de bagagem e funcionários de hotéis e navios. Despesas de deslocamento entre locais de hospedagem, negócios e restaurantes e envio de vouchers de viagem e faturas de cartão de crédito não estão mais incluídas no IE. Estas despesas de transporte e correio deverão ser reembolsadas separadamente, assim como as despesas com serviços de lavandaria e limpeza.
Observação
As despesas de condução dos funcionários também são tratadas separadamente das despesas diárias. Para contabilizar as despesas de condução, você poderá usar as despesas reais ou a taxa de milhagem padrão do IRS, que era de 62,5 centavos por milha por milha no segundo semestre de 2022.
Como funcionam as taxas diárias?
Sua empresa deve ter um plano responsável para despesas de reembolso de funcionários para que os reembolsos não sejam tratados – e tributados – como pagamento.
Para serem considerados um plano contábil, as despesas devem ter uma ligação comercial, o funcionário deve comunicá-las em um prazo razoável e qualquer reembolso excedente deve ser devolvido em um prazo razoável.
Observação
O IRS considera o que é um “período de tempo razoável” com base nas circunstâncias de situações individuais. Para obter mais orientações, consulte a Publicação 463.
Critérios de uso de diárias
O IRS considera o uso do subsídio diário pela sua empresa como prova das despesas dos funcionários se quatro critérios forem atendidos:
- Você limita os pagamentos de suas despesas àquelas que são normais e necessárias na condução do comércio ou negócio.
- O subsídio é semelhante em forma e não superior à taxa federal.
- Eles comprovam a hora, o local e a finalidade comercial de suas despesas dentro de um período de tempo razoável.
- Eles não estão relacionados a você.
Se eles estiverem relacionados a você e/ou não atenderem a qualquer um dos outros critérios, eles deverão ser capazes de comprovar suas despesas diárias ao IRS.
Como as taxas diárias são definidas
A Administração de Serviços Gerais define a taxa diária para cada cidade e estado nos Estados Unidos continentais (também conhecidos como contíguos) (CONUS). As taxas diárias são maiores nas áreas de custos mais elevados e, em alguns casos, também variam de acordo com a época do ano. Os custos de hotéis, refeições e outras despesas típicas de viagem podem variar muito de uma cidade para outra e do inverno ao verão.
O Departamento de Defesa (DOD) define as taxas diárias para o Alasca, Havaí e territórios e possessões dos EUA, que é chamado de OCONUS (fora dos Estados Unidos contíguos), para abreviar. O Departamento de Estado (DOS) define taxas diárias para outros países.
As taxas diárias são atualizadas todos os anos, geralmente em 1º de outubro, com o início do ano fiscal do governo dos EUA.
Observação
Se o seu funcionário estiver viajando para duas cidades no mesmo dia, deverá utilizar a tarifa do local onde estiver dormindo.
Encontrando taxas diárias
Os funcionários podem pesquisar taxas de diárias para locais para onde estão viajando nos sites de taxas de diárias do GSA, consulta de taxas de diárias do DOD e taxas de diárias estrangeiras do DOS por local.
Alternativas às taxas diárias
Você pode optar por reembolsar seus funcionários pelas despesas reais de viagem ou por uma taxa fixa para cada viagem, mas espera-se que os funcionários paguem impostos sobre o valor que excede a taxa diária e você também terá que pagar impostos trabalhistas.
Em vez de usar as taxas diárias reais para cada local, os funcionários da sua empresa podem utilizar um método alto-baixo que consiste em uma taxa para todos os destinos de alto custo e uma taxa mais baixa para todos os outros destinos. Em 1º de outubro de 2021, a taxa para locais de alto custo era de US$ 296, incluindo US$ 74 para M&IE. Para todos os outros locais, são US$ 202, incluindo US$ 64 para M&IE.
Observação
Alguns locais são considerados de alto custo apenas em determinadas épocas do ano. Por exemplo, os destinos à beira-mar nos estados do norte são caros durante os meses de verão, mas baratos no resto do ano.
Deduções fiscais sobre taxas diárias
Sua empresa pode deduzir 100% do valor reembolsado a um funcionário pelas despesas de hospedagem, mas apenas 50% do valor reembolsado pelas despesas de alimentação.Seus funcionários podem deduzir 50% do custo não reembolsado das refeições acima da diária. Não há dedução de custos pelos quais foram reembolsados.
Perguntas frequentes (FAQ)
O que significa M&IE?
O M&IE é o custo das refeições e despesas acessórias. É um componente do subsídio diário para despesas específicas de viagem dos funcionários.
