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Definição e exemplos de contas a pagar
As contas a pagar incluem as dívidas a fornecedores, vendedores, empresas e quaisquer outros terceiros. Essencialmente, é o valor total das despesas não pagas decorrentes da realização de transações entre empresas. Estas dívidas incluem os custos associados à aquisição de produtos e serviços que ainda não foram pagos. Por exemplo, o estoque que um fabricante forneceu, mas pelo qual não recebeu pagamento, seria incluído nas contas a pagar.
Para que os fornecedores recebam o pagamento, eles geralmente fornecem uma fatura com detalhes da compra para cobrar o valor devido. A fatura é baseada nas informações fornecidas no pedido de compra (PO) original. Assim que a fatura é recebida por uma empresa, ela é adicionada à seção de passivo da planilha Saúde Teu como uma fatura de contas a pagar. Muitas empresas possuem um departamento para gerenciar o processo de contas a pagar. Esses funcionários são responsáveis por processar faturas e garantir que os pagamentos devidos a outras empresas sejam precisos e pagos em tempo hábil.
Observação
As pequenas empresas sem esse departamento podem atribuir tarefas de contas a pagar a um funcionário administrativo ou contador contratado, ou podem usar software de contas a pagar ou serviços de automação.
Como funciona o contas a pagar
Para entender como funciona o contas a pagar, você precisará entender cada parte do ciclo de contas a pagar:
- Categorize os dados no plano de contas
- Incluir informações de compra do fornecedor nas contas a pagar
- Entenda as condições e métodos de pagamento
- Verifique a precisão das faturas
- Processar pagamentos
- Registrar informações de pagamento no razão geral
O processo começa com um relatório conhecido como plano de contas. Este relatório inclui todas as transações do negócio, incluindo contas a pagar, e mantém o processo organizado categorizando-as. O plano de contas pode ser criado com software de contabilidade ou manualmente por meio de uma planilha.
Depois de rastrear todas as informações relevantes sobre as transações da empresa, você desejará restringir o foco especificamente para contas a pagar. É aqui que você precisa incluir informações sobre as compras feitas de vendedores, fornecedores ou outras empresas às quais você deve pagamentos. Você deseja incluir todas as informações relevantes, como números de faturas, condições de pagamento, descrições de produtos, datas de vencimento, e-mails, endereços e outras informações de contato. Aqui, você também garantirá que os termos e métodos de pagamento de cada fatura sejam compreendidos.
Observação
Para evitar juros devidos, certifique-se de que os pagamentos sejam processados dentro do prazo definido pelo fornecedor nas condições de pagamento. Por exemplo, se um fornecedor incluir termos líquidos de 30 na sua fatura, isso significa que o pagamento deve ser recebido no prazo de 30 dias a contar da data da fatura.
Quando todos os dados relevantes forem coletados, você precisará confirmar o número do pedido de compra. Certifique-se de que a fatura esteja correta e corresponda aos produtos e serviços recebidos. Caso as informações da fatura não correspondam aos produtos, serviços ou qualquer outra informação do sistema da empresa, a fatura poderá ser devolvida ao fornecedor ou colocada em espera até ser resolvida. Quando todas as faturas forem consideradas precisas e corretas, você precisará começar a processar os pagamentos.
Os pagamentos podem ser processados via depósito direto, cheque, transferência bancária, cartão de crédito ou usando software de contabilidade. Assim que os pagamentos forem processados, eles deverão ser registrados no razão geral ou em um diário para mostrar que o pagamento foi efetuado.
Tipos de dívidas de contas a pagar
As contas a pagar geralmente se referem aos pagamentos devidos a vendedores ou fornecedores externos, embora o significado possa ser interpretado de forma diferente em vários setores. As empresas podem categorizar as despesas de acordo com seus propósitos dentro do negócio.
Por exemplo, uma empresa pode listar o salário de um trabalhador contratado nas despesas operacionais se for visto como uma despesa diária necessária para operar o negócio, enquanto outra pode listá-lo em contas a pagar se for visto simplesmente como um pagamento a terceiros.
Ao considerar todas as transações que sua empresa realiza com outras empresas e terceiros, os tipos de dívidas que podem ser listadas em contas a pagar podem incluir pagamentos devidos por produtos e serviços, tais como:
- Inventário
- Materiais de produção
- Serviços de manutenção e reparos
- Contas de frete
- Despesas de viagem
- Compra de faturas de cartão
- Compras recentes de ativos de capital
- Honorários advocatícios
- Taxas de consultoria
- Honorários de especialistas em projetos especiais
Observação
O rastreamento de despesas de contas a pagar pode ajudar as empresas a evitar o pagamento de juros adicionais, manter um bom relacionamento de trabalho com os fornecedores e pode ajudar a fornecer informações sobre sua situação financeira geral e fluxo de caixa.
Principais conclusões
- Contas a pagar referem-se às dívidas que uma empresa tem com fornecedores, vendedores ou outros terceiros que ainda não foram pagas. Está listado como passivo circulante na planilha Saúde Teu.
- As faturas são comumente usadas para contas a pagar para mostrar produtos ou serviços fornecidos por terceiros. As faturas listam detalhes importantes, como custo, condições de pagamento, número do pedido de compra, serviços ou produtos fornecidos e informações de contato.
- Os tipos de transações registradas como contas a pagar incluem contas como compras de estoques, materiais de produção, serviços prestados de manutenção e reparos e despesas de viagem.
