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Isso acontece com mais frequência do que você imagina – você recebe seu W-2 e se prepara para pagar seus impostos e então percebe que os salários ali informados parecem estar errados. Você verifica seus próprios registros e percebe que as informações estão realmente incorretas. Você tem que consertar a situação e fazê-lo rapidamente porque o tempo está correndo em direção ao prazo de declaração de impostos.
Felizmente, você tem algumas opções, e as regras e diretrizes são bastante claras. Aqui está o que você deve saber sobre o recebimento de um W-2 incorreto, incluindo quem é responsável por consertar o quê e como evitar penalidades.
Entre em contato com seu empregador
Certifique-se de que as informações no seu W-2 realmente estejam erradas. Às vezes, os valores mostrados são ligeiramente diferentes dos valores informados no contracheque final do ano. O W-2 pode incluir ajustes no rendimento tributável ou benefícios isentos de impostos. Se você tiver verificado algum erro, o primeiro passo é entrar em contato com seu empregador (geralmente o departamento de RH ou de folha de pagamento) para alertá-lo sobre o problema e solicitar que lhe envie um formulário W-2 novo e correto até o final de fevereiro.
Se você estiver declarando impostos eletronicamente, corrija as informações originais do Formulário W-2 inseridas assim que receber um W-2 correto. Não há necessidade de enviar o formulário W-2C se você registrar eletronicamente, pois o IRS receberá uma cópia do empregador. Certifique-se de inserir as informações corretas do Formulário W-2C e, em seguida, preencher a declaração de imposto normalmente.
Observação
Embora não haja um prazo específico, os empregadores devem corrigir os erros no Formulário W-2 e enviar um formulário W-2C o mais rápido possível. A penalidade por preencher um W-2 incorreto junto à Administração da Previdência Social (SSA) aumenta com o tempo.
Entre em contato com o IRS
Entre em contato com o IRS para obter ajuda se houver imprecisões significativas ou se você estiver preocupado com o fato de seu empregador estar retendo indevidamente ou deixando de reter impostos federais sobre renda e empregos. O IRS investigará o assunto diretamente.
Você pode ligar gratuitamente para 1-800-829-1040 ou visitar um Centro de Assistência ao Contribuinte. O IRS enviará ao seu empregador uma carta instruindo-o a emitir uma versão corrigida dentro de 10 dias.
Você pode apresentar sua declaração de imposto informando o que você acha que é o valor correto de salários e retenção na fonte usando o Formulário 4852, o “Substituto do Formulário W-2,“e o IRS irá aconselhá-lo sobre esta opção quando você entrar em contato com eles. Você terá que consultar seus recibos de pagamento se usar este formulário.
Observação
Ao entrar em contato com o IRS, certifique-se de ter não apenas as informações do contribuinte, mas também o nome do empregador ou do pagador e o endereço completo, incluindo CEP, número de identificação do empregador (EIN), se conhecido, e número de telefone.
Se a falência for o problema
Se o seu empregador faliu ou faliu, pode haver outra maneira de resolver o problema. De acordo com o IRS, às vezes é possível para um funcionário entrar em contato diretamente com o tribunal de falências neste caso. O administrador da falência pode fornecer um W-2 corrigido, em vez de o funcionário ter que usar o Formulário 4852.
Entre em contato com o tribunal de falências de sua área se você se encontrar nessa situação. Pergunte como você pode entrar em contato com o administrador que está supervisionando o caso de falência de seu empregador anterior e, em seguida, entre em contato e explique seu problema.
Erros com outras informações
Os erros W-2 não se limitam a discrepâncias de renda e retenção na fonte. A grafia do seu nome, uma mudança de nome devido a casamento ou divórcio, seu endereço ou seu número de Seguro Social (SSN) também podem estar errados, mas geralmente é uma solução muito mais fácil.
Deve ser simples pedir ao seu empregador que corrija seu nome ou seu SSN, embora você provavelmente tenha que fornecer um comprovante de seu número.
Observação
A empresa poderá cobrar de você uma pequena taxa pela substituição do W-2 se o erro for resultado de você ter fornecido à empresa informações de identificação incorretas ao preencher e enviar seu Formulário W-4 ao iniciar o emprego.
Quanto ao endereço errado – talvez você tenha se mudado desde que começou a trabalhar para este empregador e não conseguiu atualizar suas informações com a empresa – esse normalmente é um problema que pode ser resolvido facilmente. Você pode prosseguir e enviar o W-2 com sua declaração de imposto de renda, desde que seu endereço correto e atual seja citado no Formulário 1040. No entanto, você deve informar seu empregador sobre a mudança.
O resultado final
Muitas vezes, um simples erro humano ou de computador pode ser a causa do recebimento de um W-2 incorreto. Se tratado em tempo hábil pelo empregado e pelo empregador, o erro pode ser corrigido e as informações adequadas do contribuinte podem ser entregues ao IRS sem medo de penalidades.
Se você sentir que precisa de um contador para ajudá-lo porque seu W-2 está errado, procure um agente registrado, um contador público certificado ou um advogado tributário. Esses profissionais podem falar com o IRS em seu nome sem que você esteja fisicamente presente.
Perguntas frequentes (FAQ)
O que acontece se eu receber um W-2 corrigido depois de declarar meus impostos com o Formulário 4852?
Se o W-2 corrigido e o Formulário 4852 contiverem as mesmas informações, você não precisará fazer nada. Se o W-2 corrigido for diferente do Formulário 4852, você deverá apresentar uma declaração alterada, Formulário 1040-X, com o novo W-2.
Quanto tempo um empregador tem para enviar um W-2?
Os empregadores devem enviar os formulários W-2 até 31 de janeiro.
E se meu W-2 tiver o endereço errado?
Se você recebeu seu W-2 com todas as informações corretas, exceto o endereço, não há problema em registrar seus impostos no W-2. O importante é que o seu endereço na declaração de imposto esteja correto.
