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Principais conclusões
- Um plano contábil é um plano detalhado que contabiliza os reembolsos dos funcionários.
- O plano responsável deve atender aos requisitos específicos do IRS para evitar a necessidade de declarar os impostos dos funcionários sobre esses reembolsos.
- Os tipos mais comuns de reembolso são para viagens, refeições e despesas de condução de funcionários.
- Tanto o empregador quanto o empregado devem manter bons registros em caso de auditoria fiscal.
Como funciona um plano responsável para reembolso de funcionários
Um plano contábil é um plano ou acordo detalhado em que os empregadores concedem aos empregados um subsídio ou os reembolsam por certas despesas, limitando os valores às despesas reais. O objetivo de um plano contábil é tornar os valores não tributáveis aos funcionários.
Para ser considerado um “plano responsável” pelo Internal Revenue Service (IRS), o acordo do empregador com os empregados deve incluir todos os seguintes:
- As despesas devem ter ligação comercial; isto é, devem ter sido pagos ou incorridos enquanto a pessoa prestava serviços como empregado.
- O empregado deve prestar contas adequadamente ao empregador dessas despesas dentro de um prazo razoável. Você deve exigir que os funcionários forneçam informações detalhadas sobre essas despesas, incluindo data, hora, local, valor e finalidade comercial da despesa.
- O empregador deve exigir que o empregado devolva os reembolsos excedentes dentro de um período de tempo razoável e específico, dependendo das circunstâncias. Caso o empregado não seja obrigado a entregar valores excedentes, esses valores devem ser incluídos em sua renda e aumentam o custo do benefício.
Se todos esses três requisitos não forem atendidos, o plano será determinado pelo IRS como não sendo responsável.
Os planos responsáveis podem incluir o reembolso de diversas despesas relacionadas aos funcionários, incluindo despesas de viagem, refeições e compra de equipamentos.
O plano contábil deve incluir detalhes sobre como os funcionários contabilizam suas despesas. Deve incluir um procedimento que exija que os funcionários devolvam os reembolsos excedentes (aqueles que excedem os valores permitidos) ao empregador.
Observação
Certifique-se de que os funcionários guardem documentos como prova, como recibos, um livro de registro escrito ou um aplicativo de rastreamento de quilometragem.
Reembolsos em excesso
Um reembolso em excesso é um reembolso superior aos valores permitidos. Se o funcionário não devolver os reembolsos excedentes dentro de um período de tempo razoável, esses valores excedentes poderão ser tributados ao funcionário.
A circunstância mais comum seria o caso em que você dá um adiantamento a um funcionário antes de ele partir para uma viagem e as despesas durante a viagem são inferiores ao valor adiantado. O funcionário neste caso possui um valor excedente que deve ser devolvido à sua empresa.
Um período de tempo razoável para a devolução de reembolsos em excesso é determinado pelo IRS como, por exemplo:
- Um adiantamento é recebido no prazo de 30 dias a partir da data da despesa.
- Uma conta adequada das despesas no prazo de 60 dias após terem sido pagas ou incorridas.
- A devolução de qualquer reembolso excedente no prazo de 120 dias após ter sido pago ou incorrido.
- Uma declaração da sua empresa (pelo menos trimestralmente) solicitando uma devolução ou contabilização adequada dos adiantamentos pendentes, e o funcionário cumpre no prazo de 120 dias após o recebimento da declaração.
Observação
Explicar os detalhes de como os pagamentos em excesso são devolvidos é uma parte fundamental do seu plano de contabilidade. Obtenha ajuda de um profissional tributário licenciado para ajudá-lo com a redação dos requisitos.
Planos contábeis e impostos comerciais
Você não precisa enviar um plano contábil ao IRS, mas deve ser capaz de provar que essas despesas foram relacionadas aos negócios em uma auditoria fiscal. As despesas de condução, por exemplo, devem indicar a data, hora, local, valor e finalidade comercial da despesa.
Documente todas as transações com funcionários para reembolso de despesas, exigindo que eles forneçam registros para mostrar que todos os requisitos do plano contábil foram seguidos. É uma boa ideia colocar esses requisitos por escrito, como parte da política e do manual de procedimentos do funcionário.
Perguntas frequentes (FAQ)
Quais são as regras do plano responsável?
De modo geral, as regras para um plano contábil são que todas as despesas devem ser relacionadas aos negócios, acompanhadas detalhadamente, e quaisquer reembolsos excedentes devem ser devolvidos em um período de tempo razoável.
O que pode ser incluído em um plano responsável?
Uma das categorias comuns de despesas que podem ser incluídas em um plano contábil são as viagens de negócios, que incluem refeições qualificadas.
