O que é um pagamento lockbox?

Definição e exemplo de pagamento lockbox

Suponha que você receba uma fatura da sua companhia elétrica. Chega pelo correio com recibo de remessa. Você preenche o recibo, anexa seu cheque e o envia pelo correio para uma caixa postal em uma cidade próxima.

Essa caixa postal é o cofre da sua companhia elétrica. É uma caixa postal especial. caixa para a qual os clientes podem enviar pagamentos. O banco então coleta esses pagamentos, deposita o dinheiro e atualiza a empresa sobre as transações.

Como funcionam os pagamentos por lockbox

Uma empresa pode usar mais de um cofre, talvez um em cada região do país em que faz negócios. Os pagamentos dos clientes podem ser enviados para o cofre mais próximo, em vez de para todo o país, o que diminui o tempo de correio e acelera o acesso da empresa aos seus fundos.

Quando um pagamento chega ao cofre, ele é cobrado pelo banco, junto com potencialmente muitos outros pagamentos, possivelmente até várias vezes ao dia. O banco poderá digitalizar cada recibo de remessa e cheque, permitindo que sua empresa receba as informações em formato digital. O dinheiro está depositado. Sua empresa é notificada do pagamento na conta do cliente.

Uma variação nos pagamentos lockbox

Alguns bancos oferecem serviços de digitalização e lockbox baseados em imagens. Os serviços baseados em imagens verificam tudo o que é enviado para o seu cofre para que você possa visualizar as informações online. Muitas vezes você pode ver imagens de pagamentos recebidos no mesmo dia em que chegam ao cofre.

Os programas de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) “lêem” tudo e armazenam a saída eletronicamente. Esses tipos de serviços automatizam a entrada de dados e fornecem informações financeiras e de clientes no mesmo dia. Eles permitem que você faça backup e analise os dados do seu lockbox de várias maneiras diferentes.

Prós e contras dos pagamentos lockbox

Prós explicados

• Os cofres facilitam o recebimento do pagamento:Remeter o pagamento para um cofre é uma maneira fácil e simples de um cliente enviar um cheque para pagamento ou depósito. O pagamento é entregue de forma confiável e os cheques são compensados ​​rapidamente pelo preço de um selo. Os pagamentos lockbox são creditados na conta do cliente mais rapidamente devido à frequência com que o banco coleta e deposita os pagamentos.
• Os pagamentos podem ser cobrados mais de uma vez por dia:A correspondência pode ser entregue em um cofre várias vezes por dia, em vez da visita diária a que seu escritório está acostumado. Isso oferece mais oportunidades para capturar pagamentos e fazer depósitos em sua conta.
• Os pagamentos evitam atrasos nas entregas do USPS:Os pagamentos lockbox reduzem a “flutuação de correspondência”, o tempo entre um cliente enviar o cheque e sua empresa recebê-lo. Isso pode ajudá-lo a maximizar todo o dinheiro disponível para você.

Contras explicados

• Os cofres ainda são menos eficientes que os pagamentos eletrônicos:Embora acelerem o tempo de processamento, reduzam o fluxo de correspondência e forneçam acesso mais rápido aos fundos, ainda existem algumas desvantagens nos pagamentos por cofre. Eles são mais rápidos do que aceitar cheques no escritório, mas ainda são mais lentos do que outros meios eletrônicos de transferência. Os pagamentos ainda devem ser enviados pelo correio. Eles ainda devem ser processados ​​antes de estarem disponíveis para contas a receber.
• Os pagamentos podem ser vulneráveis ​​a riscos de segurança:Existe um certo risco de segurança no uso de pagamentos com cofre. Existe o risco de fraude se o seu banco depender da entrada manual de dados para processar pagamentos de cofre, seja por parte de um funcionário do banco sem escrúpulos, de um contratante offshore ou de um cliente que assina um cheque fraudulento. E o elevado volume de cheques processados ​​significa que há margem para erros.
• Algum processamento prático ainda é necessário:Os pagamentos lockbox não são automaticamente vinculados ao seu sistema de contabilidade. A equipe de back office ainda deve reconciliar os pagamentos com as contas dos clientes.