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Registros corporativos são aqueles registros que uma empresa dos EUA precisa manter para mostrar que está funcionando da maneira exigida pela Receita Federal e pelas leis do estado em que a empresa está constituída (formada como uma entidade comercial corporativa).
O que é livro de registros corporativos?
Algumas empresas possuem um “livro” de registros corporativos que inclui todos os documentos exigidos. Em outros casos, os registros corporativos são mantidos online ou em arquivo. Os registros devem estar em um só lugar e disponíveis se a Receita Federal auditar sua empresa.
Você também pode manter seus registros corporativos “na nuvem”, mas esses registros podem incluir informações confidenciais e processos proprietários, portanto, certifique-se de que seu servidor esteja seguro. Susan Ward, especialista em pequenas empresas do Canadá, tem um ótimo artigo sobre gerenciamento de documentos que pode ajudá-lo neste projeto.
Por que os registros corporativos são necessários
Os registros corporativos são necessários para mostrar que a corporação está funcionando adequadamente, conforme exigido pela Receita Federal, para mostrar que a corporação é uma entidade separada e para manter a proteção corporativa de responsabilidades.
Como eles são criados
Os registros corporativos são gerados pelo conselho de administração da sua empresa. O conselho cria documentos como o contrato social e os relatórios anuais da sua empresa. O conselho também cria e edita documentos como moções e atas durante as reuniões do conselho.
O secretário corporativo geralmente é designado para manter todos os registros corporativos. É claro que todos os registros devem ser assinados e quaisquer ações tomadas devem ter documentação. Se a corporação tiver ações, o secretário corporativo (geralmente o escritório desse indivíduo) mantém registro dos registros de propriedade de ações. O secretário corporativo também faz a convocação em cada reunião do conselho, observando quais membros do conselho estão presentes e ausentes.
Resoluções do Conselho
Os conselhos corporativos aprovam políticas e resoluções (decisões) gerais e não se envolvem na tomada de decisões do dia a dia do negócio. Uma das atividades mais importantes de um conselho corporativo é tomar decisões. As resoluções são documentos que registram as decisões do conselho. As resoluções corporativas podem ser tomadas sobre muitos assuntos, incluindo:
- Registros das principais transações da corporação
- Aprovações de contratos
- Registros de venda ou compra de imóveis (terrenos e edifícios)
- Contratação ou demissão de um grande número de funcionários
- Expandindo para um novo mercado ou um novo local
Todas essas decisões e muito mais devem ser registradas.
Quais outros registros devem ser incluídos
- Seu Contrato Social e quaisquer artigos que alterem este documento. Esses artigos são arquivados em seu estado, mas você ainda precisa de uma cópia do original e de todas as alterações.
- Estatuto Social. O estatuto social é o princípio orientador que rege o trabalho do conselho de administração da corporação. O estatuto inclui deveres do diretor corporativo, informações sobre a reunião anual e como o conselho define políticas e votos.
- Atas de todas as reuniões de acionistas e diretores, incluindo a reunião anual
- Relatórios anuais
- Um registro de ações para acompanhar as transações e a propriedade de ações.
- Negócios corporativos e resoluções fiscais
- Resoluções de contratação e nomeação
- Resoluções de conflito de interesses do diretor
- Resoluções para empréstimos para e pela corporação
- Resoluções sobre benefícios a empregados e planos de aposentadoria
- Resoluções de dividendos em ações
Formando seu conselho e mantendo registros
Ao formar sua empresa, você precisará verificar com seu estado se está seguindo as diretrizes estaduais para organizar e administrar sua empresa. Todos os estados têm regulamentos específicos que regem as empresas. Consulte o secretário de estado do seu estado ou seu advogado para obter mais informações.
