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Um administrador de plano de benefícios é uma pessoa ou empresa responsável pela gestão diária e operações de benefícios de saúde e planos de pensão em nome de seus participantes e beneficiários. Antes de configurar um desses planos e considerar nomear ou contratar um administrador do plano, saiba o que esses importantes gerentes fazem.
Administradores de Planos de Benefícios: Definição e Tipos
Os administradores de planos de benefícios desempenham funções relacionadas à operação do plano de benefícios a funcionários ou plano de aposentadoria de uma empresa. A empresa ou organização que oferece o plano de benefícios ou aposentadoria aos seus funcionários ou associados é a patrocinadora do plano. Os administradores do plano operam essencialmente da mesma forma para os dois tipos de planos:
- Planos de benefícios a funcionários: Esses planos oferecem tipos específicos de benefícios de saúde e bem-estar, como planos de saúde, planos de cafeteria, planos COBRA, contas de poupança de saúde (HSAs), acordos de reembolso de saúde (HRAs) e contas de gastos flexíveis.
- Planos de aposentadoria: Esses planos oferecem benefícios de aposentadoria aos funcionários, incluindo os planos 401(k), 403(b) e Keogh (HR-10).
O administrador do plano pode ser:
- O patrocinador do plano (o empregador ou organização)
- Um comitê de funcionários
- Um executivo da empresa
- Alguém contratado para administrar o plano (um administrador terceirizado ou TPA)
Leis Federais e Administradores de Planos
Os planos de benefícios a empregados (planos de aposentadoria e planos de benefícios sociais) são regulamentados pelo Departamento do Trabalho dos EUA sob a Lei de Segurança de Renda de Aposentadoria de Empregados (ERISA). De acordo com esta lei, os administradores do plano devem cumprir padrões específicos de conduta nas suas funções do plano.
Observação
Além disso, os empregadores podem escolher esses planos para serem qualificados pelo IRS para receber benefícios fiscais. O processo de qualificação, porém, é complicado e possui muitos requisitos específicos.
Como funcionam os administradores do plano de benefícios?
Quando uma empresa constitui um plano de benefícios ou de pensões, deve designar um administrador do plano, nomeando essa pessoa ou TPA nos documentos do plano.
Deveres Fiduciários dos Administradores do Plano
Todo plano de aposentadoria ou benefícios sob ERISA deve nomear pelo menos um fiduciário no documento escrito do plano. Um fiduciário é alguém que atua com a responsabilidade de cuidar do dinheiro, da propriedade ou dos interesses de outra pessoa. Um plano pode ter vários fiduciários, incluindo um administrador, um gestor de investimentos, bem como o administrador do plano.
O patrocinador do plano também tem a obrigação de cumprir os requisitos do IRS, administrar o plano para seguir seus termos de operação e revisar o plano para garantir que esteja operando de acordo com seus termos e com a lei.
De acordo com a lei federal, o administrador do plano de funcionários deve desempenhar estas funções:
- Agir exclusivamente no interesse dos participantes do plano e de seus beneficiários
- Desempenhar suas funções com habilidade, prudência e diligência
- Siga os documentos do plano, certificando-se de que sejam consistentes com a ERISA
- Diversificar os investimentos do plano
- Pagar apenas despesas razoáveis de administração do plano e investimento de ativos
- Evite conflitos de interesse
Existem responsabilidades ainda mais específicas que os administradores do plano têm, como:
- Fornecer aos participantes relatórios periódicos sobre o status do plano, incluindo descrições resumidas do plano, relatórios anuais resumidos (Formulário 5500) e avisos de alteração de uma maneira facilmente compreendida pelos participantes
- Gerenciar contas de participantes, determinar elegibilidade, processar reivindicações e calcular benefícios
- Evitar discriminar ou favorecer diferentes grupos de funcionários
- Cumprir os requisitos de financiamento para garantir que haja fundos adequados para pagar os benefícios
Alguns administradores de planos gerenciam os investimentos dos planos e de seus participantes; noutros casos, a função de investimento é administrada separadamente. Prestar “consultoria de investimento” é uma função fiduciária específica da ERISA.
Observação
A Sociedade de Administradores de Benefícios Profissionais (SPBA) alerta que o dever fiduciário no âmbito da ERISA é muito diferente e muito mais rigoroso do que o dever fiduciário nos seguros e no direito comercial normal. O fiduciário deve sempre garantir que o plano e os participantes obtenham o melhor negócio possível.
Administradores de responsabilidade e plano
Os administradores do plano, sejam eles membros da empresa ou TPAs, têm potencialmente responsabilidade (responsabilidade legal) pelas suas ações. Se um fiduciário não seguir os padrões básicos de conduta, ele poderá ser pessoalmente responsável por quaisquer perdas do plano ou pela restauração de quaisquer lucros obtidos com o uso indevido dos ativos do plano.
Se o patrocinador do plano contratar um TPA para assumir os deveres fiduciários, o empregador é responsável pela seleção do TPA, mas não pelas decisões do TPA. No entanto, contratar e gerenciar um TPA também é uma função fiduciária, portanto, certifique-se de examinar minuciosamente os candidatos e documentar seu processo.
Mais algumas dicas:
- Certifique-se de configurar o contrato de forma que especifique que o TPA assume responsabilidade por funções específicas.
- Monitorizar a TPA para se certificar de que está a gerir a administração do plano de acordo com os padrões de conduta.
- Considere obter um título de fidelidade para um TPA menor ou um fiduciário individual.
Títulos de fidelidade ERISA para administradores de planos e outros
Qualquer pessoa que administre “fundos ou outros bens” de um plano de benefícios a funcionários (como investimentos, por exemplo) deve estar vinculada por um título de fidelidade ERISA. Esse vínculo protege o plano contra perdas por fraude ou desonestidade (roubo) e outras violações de responsabilidade fiduciária.
Os requisitos de fiança, no entanto, não se aplicam a planos completamente não financiados (aqueles que são pagos directamente a partir dos activos gerais de um empregador ou sindicato), ou a planos não sujeitos ao Título I da ERISA, como os fornecidos por igrejas e governos.
Aqueles que geralmente devem ser vinculados incluem:
- Administradores do plano
- Dirigentes e funcionários do plano
- Patrocinadores do plano
- Prestadores de serviços do plano
Os requisitos de fiança devem aplicar-se a uma “pessoa física ou pessoas físicas” (indivíduos, não empresas) e devem ser nomeados especificamente no documento.
Observação
Para obter um título de fidelidade ERISA para o administrador do seu plano, você deve usar uma das empresas aprovadas pelo Departamento do Tesouro.
Razões para contratar um TPA para um plano de benefícios a funcionários
Existem certos motivos pelos quais você pode querer contratar um TPA para funções de administração do plano, em vez de lidar com o assunto internamente. Com um TPA, você pode:
- Evite responsabilidade para administradores internos
- Deixe a administração de sinistros para a parte ou partes que você contratou
- Elimine a necessidade de contratar funcionários administrativos adicionais
- Corte despesas gerais (equipamentos e suprimentos de escritório, por exemplo)
- Limitar a responsabilidade pela gestão do dinheiro dos participantes
No entanto, se você decidir autoadministrar seu plano de benefícios a funcionários, dê uma olhada primeiro neste guia de autoadministração para ver o que é necessário.
Principais conclusões
- Cada plano de bem-estar e aposentadoria de funcionários deve ter um administrador de plano de benefícios para gerenciar as operações diárias do plano.
- Um administrador de plano de benefícios pode ser um funcionário da empresa ou uma empresa externa, chamada de administrador terceirizado (TPA).
- Os administradores do plano têm a responsabilidade fiduciária de cumprir as leis trabalhistas e tributárias e apenas em benefício dos participantes.
- A contratação de um TPA deve ser feita com cuidado para garantir que a empresa seja confiável e tenha um histórico limpo.
