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Principais conclusões
- A reconciliação é um processo crucial para empresas de todos os tamanhos manterem registros financeiros precisos.
- A reconciliação de contas pode ajudar a detectar erros, fraudes, roubos ou outras atividades negativas, o que pode economizar dinheiro e mantê-lo longe de problemas jurídicos no longo prazo.
- Reconciliar contas pode parecer complexo, mas o software pode ajudá-lo a se organizar e seguir um conjunto simples de etapas pode tornar o processo mais fácil.
Definição e exemplos de reconciliação
Ao reconciliar contas, você compara duas ou mais fontes de contabilidade de uma empresa para verificar se há erros e trazê-los de acordo.
Por exemplo, se você administra uma pequena loja de varejo, pode manter um livro-razão de ponto de venda, ou software semelhante, que registra transações diárias, estoque e saldos na loja. Você também terá uma conta bancária externa que rastreia depósitos, compras e saldos de longo prazo. Ao comparar os dois, você pode procurar discrepâncias no fluxo de caixa em um determinado período de tempo.
Observação
A contabilidade por partidas dobradas é uma forma comum de facilitar a reconciliação de contas. Isso envolve manter duas contas separadas: uma para depósitos, que rastreia a entrada de dinheiro, e outra para créditos, que rastreia a saída de dinheiro.
As empresas abertas devem manter suas contas consistentemente reconciliadas ou correm o risco de serem penalizadas por auditores independentes.Muitas empresas têm sistemas para manter recibos de pagamento, extratos de contas e outros dados necessários para documentar e apoiar reconciliações de contas.
Como funciona a reconciliação de contas?
Quando você usa um software de contabilidade para reconciliar contas, o software faz a maior parte do trabalho para você, economizando muito tempo. No entanto, o processo ainda necessita do envolvimento humano para capturar certas transações que podem nunca ter entrado no sistema contabilístico, como o dinheiro roubado de uma caixa de caixa. Essas etapas o ajudarão a garantir que todo o seu dinheiro seja contabilizado.
Compare os dois registros lado a lado
O primeiro passo para se preparar para uma reconciliação contabilística completa é comparar o registo interno da sua conta com o seu extrato bancário. Analise e marque cada pagamento e depósito em seu registro que corresponda ao extrato. Anote todas as transações em seu extrato bancário para as quais você não possui nenhuma outra evidência, como recibo de pagamento ou recibo de cheque.
Verifique os fundos de saída
Verifique se todos os fundos de saída foram refletidos nos seus registros internos e na sua conta bancária. Quer se trate de cheques, transações em caixas eletrônicos ou outras cobranças, subtraia esses itens do saldo do extrato bancário. Anote as cobranças em seu extrato bancário que você não registrou em seus registros internos. As cobranças a serem observadas incluem cheques não compensados, pagamentos automáticos registrados internamente que não foram compensados na conta bancária, taxas de impressão de cheques, taxas de serviço de caixas eletrônicos e outras taxas bancárias, como fundos insuficientes (NSF), saques a descoberto ou taxas acima do limite.
Verifique os fundos recebidos
Verifique se todos os fundos recebidos foram refletidos nos seus registros internos e na sua conta bancária. Encontre quaisquer depósitos e créditos em conta que ainda não foram registrados pelo banco e adicione-os ao saldo do extrato. Se o banco mostrar depósitos em dinheiro não refletidos em seus livros internos, faça os lançamentos. Se você tiver uma conta que rende juros e estiver reconciliando algumas semanas após a data do extrato, talvez seja necessário adicionar juros também.
Verifique se há erros bancários
Erros bancários não ocorrem com muita frequência, mas se ocorrerem, o valor adequado precisa ser adicionado ou subtraído do saldo da sua conta e você deve entrar em contato com o banco imediatamente para relatar o erro.
Certifique-se de que os saldos sejam precisos
O saldo do seu extrato bancário agora deve ser igual ao Saude Teu em seus registros. Dependendo do número de discrepâncias, pode ser necessário criar um cronograma de apoio que detalhe as diferenças entre seus livros internos e contas bancárias.
Observação
Muitas indústrias adotaram GAAP, que significa “Princípios Contábeis Geralmente Aceitos”. Estabelece certos padrões e práticas, como a reconciliação de contas, que as empresas devem seguir para provar que as suas finanças são sólidas.
Benefícios da reconciliação de contas
A comparação de transações e saldos é importante porque ajuda a evitar saques a descoberto em contas em dinheiro, detecta transações fraudulentas ou cobradas a mais com cartão de crédito, explica diferenças de tempo e destaca outras atividades negativas, como roubo ou lançamentos de receitas e despesas registrados incorretamente. Isso evita que sua empresa pague taxas de cheque especial, mantém as transações livres de erros e ajuda a detectar gastos indevidos e problemas como apropriação indébita antes que saiam do controle.
Reconciliar contas e comparar transações também ajuda seu contador a produzir demonstrações financeiras confiáveis, precisas e de alta qualidade. Como o balanço da sua empresa reflete todo o dinheiro gasto – seja dinheiro, crédito ou empréstimos – e todos os ativos adquiridos com esses fundos, a precisão do balanço da Saúde Teu depende fortemente da reconciliação precisa das contas financeiras da sua empresa.
Perguntas frequentes (FAQ)
Posso pagar alguém para reconciliar minhas contas para mim?
Claro, existem vários profissionais que podem fornecer experiência nesta tarefa, sendo o mais óbvio um contador. Se você decidir contratar alguém para ajudar, certifique-se de que essa pessoa esteja seguindo os GAAP ou tenha credenciais e experiência em que você confia. No entanto, se você decidir realizar a tarefa sozinho, poderá economizar muito dinheiro. Além disso, se sua empresa for pequena e você estiver apenas começando, conciliar suas próprias contas pode ser uma valiosa experiência de aprendizado.
Uma reconciliação pode ajudar com meus impostos?
Reconciliar suas contas não produzirá nenhum reembolso inesperado, mas passar pelo processo de comparação de seus registros financeiros pode ser uma grande ajuda para identificar despesas comerciais que podem ser dedutíveis em sua declaração de imposto de renda.
