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O Formulário W-3 do IRS é um formulário fiscal de transmissão resumido que deve ser preenchido nas agências federais, juntamente com os formulários anuais de salários e impostos para os funcionários. Um formulário separado é usado para prestadores de serviços independentes e outros não funcionários.
Os formulários W-3 compilam em um documento todas as informações dos formulários W-2 que você fornece aos seus funcionários. Você usaria o formulário 1096 para resumir informações sobre quaisquer formulários 1099-MISC fornecidos a não funcionários.
O que é o formulário W-3?
O formulário W-3 totaliza os dados de todos os formulários W-2 fornecidos para todos os seus funcionários. O IRS e a Administração da Previdência Social usam essas informações para rastrear os salários dos funcionários, incluindo salários, vencimentos, comissões e gorjetas, bem como retenções federais de seus salários.
Quem usa o formulário W-3?
Todas as empresas que pagam funcionários devem preencher o Formulário W-3, e aquelas que pagam prestadores de serviços independentes devem preencher o Formulário 1096.
Onde obter o formulário W-3
Embora o IRS ofereça muitos formulários interativos em seu site, o Formulário W-3 não é um deles. Você pode baixá-lo em IRS.gov, no entanto, ou solicitar que o IRS envie os formulários para você.
Observação
Você também pode criar e preencher os Formulários W-3 no site da SSA.
Como preencher o formulário W-3
O formulário W-3 reflete as informações do formulário W-2 para as caixas 1 a 19. Some as informações de todos os formulários W-2 e insira-as nas caixas correspondentes corretas. Por exemplo, totalize as informações da caixa 1 para salários, gorjetas e outras remunerações de todos os formulários W-2 de seus funcionários e, em seguida, transfira o número para a caixa 1 do formulário W-3.
Observação
Você também deve incluir informações sobre o tipo de pagador e tipo de empregador.
Formulário 1096 para não funcionários
Este formulário é o que o IRS chama de “relatório de compilação” porque totaliza todas as informações de todos os formulários 1099-MISC que você distribuiu para não funcionários. O formulário 1096 é um pouco mais complicado que o W-3. Cada tipo de Formulário 1099 deve ter seu próprio Formulário 1096.
Some todas as informações nas caixas 1 a 5 no 1099-MISC para todos os não funcionários. Você também deve marcar a caixa do tipo correto de formulário, como Formulário 1099-MISC.
O formulário W-3 pode ser arquivado por e-mail?
A lei tributária exige que os empregadores que tenham 250 ou mais relatórios iguais, como os formulários W-2 ou 1099-MISC, apresentem suas declarações de informações on-line. Você pode fazer isso por meio dos Business Services Online da SSA. Você deve primeiro se registrar no site.
Observação
Você deve registrar on-line se tiver 100 ou mais de cada tipo de relatório a partir de 2021, e deverá registrar on-line se tiver 10 ou mais de qualquer tipo de relatório a partir de 2022.
O número de formulários necessários para exigir que as empresas se inscrevam online está diminuindo.
Para onde enviar o formulário W-3
Envie os formulários W-2 e W-3 em papel para a Administração da Previdência Social (SSA) na Administração da Previdência Social, Centro de Operações de Dados, Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Envie o formulário 1096 e os formulários 1099-MISC para o IRS. O endereço correto para transmitir este formulário ao IRS depende do seu estado. O IRS fornece um detalhamento dos endereços por estado em seu site.
Observação
Faça uma cópia do Formulário W-3 e guarde-a junto com a Cópia D de todos os formulários W-2 que você enviar à Administração da Previdência Social.
Como arquivar o formulário W-3
O SSA permite arquivamento em papel e eletrônico, mas você só precisará preencher um formulário de transmissão W-3 se estiver preenchendo uma cópia impressa dos formulários. Inclua a cópia A do W-3 com todos os formulários W-2 ao arquivar o formulário.
O SSA tem requisitos específicos para essas duas opções com base no número de W-2s que sua empresa fornece.
| Datas de vencimento para formulários W-2, W-3, 1099-MISC e 1906 | ||
|---|---|---|
| Forma | Para | Duas datas |
| W-2 | Funcionários | 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal |
| W-3 | Administrador da Previdência Social. | 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal |
| 1099-MISC | Não funcionários | 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal |
| 1096 | Receita Federal | 28 de fevereiro do ano seguinte ao ano fiscal |
Esses relatórios são devidos no ano seguinte ao ano fiscal. Por exemplo, os W-3 e W-2 vencem em 31 de janeiro de 2020, se você estiver relatando o pagamento de funcionários para 2019. Você pode solicitar uma prorrogação de 30 dias se precisar de mais tempo.
Verifique novamente a data no formulário que você está usando. Deve ser a data do ano fiscal que você está reportando, não a data do ano em que você preencheu o formulário.
Observação
As datas de vencimento podem mudar ano após ano se a data de vencimento cair em um fim de semana ou feriado, mas apenas em um ou dois dias.
Erros nos formulários W-3 e 1096
Você deve preencher o Formulário W-2c se cometer um erro no formulário W-2 de um funcionário. Você também deve preencher um formulário W-3c corrigindo os totais se o erro afetar o resumo W-3.
Você pode corrigir o erro preenchendo um formulário corrigido designado com um X na caixa apropriada se cometer um erro no Formulário 1099 que afete o Formulário 1096.
Principais conclusões
- O Formulário W-3 do IRS resume e totaliza todas as informações que você relatou nos Formulários W-2 de seus funcionários. É um formulário de “transmissão resumida”.
- As empresas que pagam prestadores de serviços independentes devem compilar e relatar os pagamentos no Formulário 1099-MISC no Formulário 1096.
- Os formulários W-2 e W-3 são enviados à Administração da Segurança Social, não ao IRS.
- O preenchimento eletrônico desses formulários é necessário se você tiver 100 ou mais Formulários W-2 a partir de 2021, e esse número cairá para 10 em 2022.
NOTA: As leis fiscais mudam periodicamente. Consulte um profissional tributário para obter conselhos mais atualizados. As informações contidas neste artigo não se destinam a aconselhamento fiscal e não substituem o aconselhamento fiscal.
