O que é o formulário W-2?

Como funciona o formulário W-2

O W-2 é usado apenas para rendimentos de funcionários sobre os quais foram retidos impostos. Seu empregador informa esses ganhos a você e ao IRS em uma série de formulários informativos todos os anos. Além disso, um W-2 informa a renda que você deve reivindicar em suas declarações fiscais e os pagamentos que você já fez por meio de retenções na fonte. O Formulário W-2 também informa o IRS sobre quanta renda você deve reivindicar e confirma quanto eles pagaram em impostos.

Quem usa um formulário W-2?

Você é obrigado a relatar todos os salários ganhos em seu trabalho em suas declarações fiscais anuais. Você deve receber um Formulário W-2 de seu empregador, seja você um trabalhador de meio período ou de período integral, se tiver ganho US$ 600 ou mais em renda dessa empresa durante o ano fiscal.

Seu W-2 tem cinco cópias: A, 1, B, C, 2 e D:

• Seu empregador envia a Cópia A à Administração da Previdência Social por seu empregador.
• A cópia 1 é o que seu empregador envia ao departamento fiscal de seu estado, cidade ou local.
• Anexe a Cópia B à sua declaração de imposto de renda federal. Mantenha-o com seus outros documentos fiscais por pelo menos quatro anos se você registrar sua declaração online.
• Mantenha também a Cópia C com seus documentos fiscais por pelo menos quatro anos. Esta é a sua cópia oficial.
• Você anexará a Cópia 2 à sua declaração de imposto de renda estadual ao registrar on-line ou por correio. Mantenha a cópia impressa com seus documentos fiscais por pelo menos quatro anos, se você fizer o registro online.
• A cópia D deve ser guardada pelo seu empregador.

Onde obter o formulário W-2

Os empregadores devem preparar um Formulário W-2 para cada funcionário elegível. Normalmente, os empregadores devem enviar-lhe o Formulário W-2 pelo correio ou em mão até 31 de janeiro do ano fiscal anterior – por exemplo, 31 de janeiro de 2023, para rendimentos de 2022.

O que fazer se você não receber o formulário W-2

Pergunte ao seu empregador quando os formulários W-2 foram enviados aos funcionários, caso você não receba o seu até meados de fevereiro. Você também pode solicitar outra cópia impressa do seu W-2. Alguns empregadores podem cobrar uma taxa nominal pelo fornecimento de uma cópia adicional.

Você pode entrar em contato com o IRS para obter assistência pelo telefone 800-829-1040 se achar possível que seu empregador não tenha enviado W-2s ou se seu empregador se recusar a fornecer um para você. Certifique-se de ter certas informações em mãos, incluindo:

• Nome do seu empregador e endereço completo
• O número de telefone do seu empregador
• O número de identificação do seu empregador (EIN)

Você também deve ser capaz de fornecer pelo menos uma estimativa dos salários que ganhou, o imposto de renda federal retido pelo seu empregador e as datas em que começou e terminou o emprego, caso não esteja mais trabalhando lá. Essas informações devem estar disponíveis em seus recibos de pagamento.

Você também pode pedir ao seu empregador para corrigir qualquer informação errada no Formulário W-2. Seu número de Seguro Social pode estar incorreto, seu nome pode estar escrito incorretamente ou seus salários e valores retidos na fonte podem estar imprecisos.

Como ler seu formulário W-2

Todas as caixas de A a F fornecem informações de identificação: seu número de Seguro Social, número de identificação fiscal ou EIN do seu empregador, endereços de todos e seus nomes legais completos. A caixa D é um número de controle que identifica seu documento exclusivo do Formulário W-2 nos registros do seu empregador.

As caixas numeradas no Formulário W-2 registram suas informações financeiras:

• Caixa 1relata seu total de salários tributáveis, gorjetas relatadas, salário, bônus e outras compensações tributáveis ​​​​e benefícios adicionais. O Quadro 1 não inclui quaisquer benefícios antes dos impostos, como contribuições para um plano 401(k), um plano 403(b) ou seguro saúde.
• Caixa 2informa quanto seu empregador reteve de seus contracheques para imposto de renda federal.
• Caixa 3informa o valor total dos seus salários que estão sujeitos ao imposto da Segurança Social. Este imposto é cobrado sobre salários de até US$ 147.000 para o ano fiscal de 2022.Esta “base salarial” é ajustada anualmente para se adaptar à inflação.
• Caixa 4informa o valor total dos impostos da Previdência Social retidos de seus contracheques. O valor mostrado na Caixa 4 não deve ser superior a US$ 9.114 para o ano fiscal de 2022 (6,2% sobre o seu rendimento salarial até a base salarial da Segurança Social de US$ 147.000).
• Caixa 5informa o valor do seu salário que está sujeito ao imposto do Medicare. Não há base salarial máxima para o Medicare.
• Caixa 6informa quanto em impostos foi retido de seu contracheque para o imposto do Medicare. Este é um imposto fixo de 1,45% do total dos seus salários do Medicare.A Caixa 6 será maior que a Caixa 5 multiplicada por 1,45% porque o IRS cobrará um Imposto Adicional do Medicare de 0,9% além de 1,45% para dólares ganhos acima de $ 200.000.
• Caixa 7mostra qualquer receita de gorjeta que você relatou ao seu empregador. Estará vazio se você não relatou nenhuma dica. O total das Caixas 7 e Caixa 3 não deve exceder a base salarial da Segurança Social.

• Caixa 8relata qualquer receita de gorjeta que foi alocada a você por seu empregador. Este montante não deve ser incluído nos salários reportados nas Caixas 1, 3, 5 ou 7.
• Caixa 10relata quaisquer valores que você possa ter sido reembolsado por despesas com cuidados de dependentes por meio de uma conta de gastos flexíveis (FSA), ou o valor em dólares dos serviços de cuidados com dependentes fornecidos a você por seu empregador. Reembolsos e serviços inferiores a US$ 5.000 não são tributáveis ​​no ano fiscal de 2022. Qualquer valor superior a US$ 5.000 deve ser incluído nos valores nas caixas 1, 3 e 5.
• Caixa 11relata quaisquer pagamentos que foram distribuídos a você a partir do plano de remuneração diferida não qualificado do seu empregador ou de um plano de pensão não governamental da Seção 457. O valor na Caixa 11 está incluído como salários tributáveis ​​na Caixa 1.
• Caixa 12aplica-se a compensações diferidas e outras compensações. Seu empregador pode definir vários tipos de remuneração e benefícios na Caixa 12, então o IRS simplificou isso tanto quanto possível, permitindo que seu empregador insira um código de uma ou duas letras seguido do valor em dólares de sua remuneração. Peça ao seu empregador para descobrir o que o código significa.
• Caixa 13inclui três caixas de seleção que indicam se você é um funcionário estatutário, se participa de um plano de aposentadoria do empregador e se recebe auxílio-doença de terceiros. Seu empregador verificará todas as opções aplicáveis. O subsídio de doença não está incluído no seu salário da Caixa 1, emboraégeralmente sujeito a impostos da Segurança Social e do Medicare.
• Seu empregador pode relatar informações fiscais adicionais emCaixa 14. Quaisquer valores informados nesta caixa devem incluir uma breve descrição de sua finalidade. Taxas sindicais, pagamentos uniformes ou rendimentos não tributáveis ​​são alguns dos itens relatados aqui.
• Caixa 15informa o estado e o número de identificação fiscal estadual do seu empregador. 
• Caixa 16informa o total de salários tributáveis ​​​​que você ganhou naquele estado. Pode haver várias linhas de informação aqui se você trabalhou para o mesmo empregador em vários estados.
• Caixa 17informa o valor total do imposto de renda estadual retido de seus contracheques para os salários relatados na Caixa 16. Esses impostos podem ser dedutíveis como parte da dedução de impostos de renda estaduais e locais no Anexo A do Formulário 1040 do IRS se você usar deduções discriminadas.
• Caixa 18relata salários sujeitos a impostos de renda locais, municipais ou outros impostos estaduais.
• Caixa 19informa o total de impostos retidos de seus contracheques para impostos de renda locais, municipais ou outros impostos estaduais. Este valor também pode ser dedutível como parte da dedução do imposto de renda estadual e local se você discriminar suas deduções federais no Anexo A.
• Caixa 20fornece uma breve descrição do imposto local, municipal ou outro imposto estadual que está sendo pago. A descrição pode identificar uma cidade específica ou um imposto estadual, como pagamentos de seguro estadual de invalidez (SDI).

Perguntas frequentes (FAQ)