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Principais conclusões
- O formulário 945 é usado para relatar ao IRS os impostos retidos de pagamentos não relacionados à folha de pagamento feitos por diversos motivos.
- Uma fonte desses impostos retidos é a retenção na fonte, mas alguns ganhos em jogos de azar e benefícios de aposentadoria militar devem ter impostos retidos e estes também seriam relatados neste formulário.
- Poderá ser necessário que você faça uma retenção na fonte de pagamentos a prestadores de serviços independentes se eles não fornecerem uma identificação fiscal ou um número de Seguro Social corretos.
- O formulário está disponível on-line e pode ser preenchido por e-mail.
Como funciona o formulário 945?
O Formulário 945 do IRS é um retorno anual que resume todos os impostos de renda federais retidos sob requisitos de retenção na fonte de não funcionários.
O formulário 945 refere-se apenas ao que o IRS chama de “pagamentos não relacionados à folha de pagamento”. Este formulário é comumente usado para pagamentos a determinados contratantes independentes, bem como para pensões qualificadas, lucros de jogos de azar e aposentadoria e remuneração militar. O formulário 945 é um formulário resumido que mostra todos os diferentes pagamentos não relacionados à folha de pagamento que você fez.
Observação
Os pagamentos a não funcionários devem ser informados ao beneficiário e ao IRS no Formulário 1099-NEC (para remuneração de não funcionários).O formulário 1099-MISC é usado para outros tipos de pagamentos, como prêmios, aluguéis e royalties.
De modo geral, você só precisa reter pagamentos a contratantes independentes se o contratante não lhe fornecer um número de identificação de contribuinte (TIN), se o TIN fornecido estiver incorreto ou se você receber um aviso do IRS informando que precisa reter impostos.
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Quem usa o formulário 945?
Os empregadores usam o Formulário 945. No entanto, o formulário não está reservado apenas para pagamentos a contratados independentes. Existem também alguns outros tipos de pagamentos que sua empresa pode fazer que estão sujeitos a retenção na fonte e exigiriam que você retenha imposto de renda e reporte esses impostos ao IRS no Formulário 945. O IRS chama isso de “retenção de imposto de renda não relacionado à folha de pagamento”. Você usaria o Formulário 945 se fizesse pagamentos para:
- Pensões
- Ganhos de jogos de azar que não estão sujeitos à retenção regular de jogos de azar
- Lucros do jogo indiano
- Aposentadoria militar
- Retenção voluntária em alguns pagamentos do governo
Observação
Outros pagamentos que podem estar sujeitos a retenção incluem aluguéis e comissões, pagamentos brutos relatados no Formulário 1099-K e certos pagamentos do Formulário 1099-G.
O Formulário 945 corresponde basicamente a quaisquer pagamentos feitos e relatados em um dos vários formulários 1099, incluindo 1099-MISC, 1099-NEC ou no Formulário W-2G.
Onde obter o formulário 945
O formulário 945 está disponível no site do IRS. É interativo, então você pode preenchê-lo online e imprimi-lo.
Como preencher o formulário 945
As informações que você deve relatar no Formulário 945 incluem:
- Todo o imposto de renda federal retido na fonte de todos os indivíduos sujeitos à retenção de segurança
- Retenção de backup
- Total de depósitos feitos durante o ano
- Saldo devido ou pagamento a maior
Observação
Você deve dividir o total para mostrar a responsabilidade fiscal mensal se pagar mais de US$ 2.500 em retenção na fonte durante o ano.
O formulário 945 pode ser arquivado por e-mail?
Você pode preencher o Formulário 945 usando o sistema de arquivo eletrônico do IRS e pode fazer pagamentos retidos na fonte ao IRS eletronicamente usando o sistema Sistema Eletrônico de Pagamento de Imposto Federal (EFTPS).
Para onde enviar o formulário 945
Os endereços para envio do formulário por correio normal dependem do seu estado, se você é uma organização isenta e se também está efetuando um pagamento. O IRS publica uma lista de endereços em seu site divididos por estado e outros fatores.
Requisitos para o Formulário 945
Você seria obrigado a preencher o Formulário 945 se, por exemplo, tivesse um web designer freelance trabalhando para você no ano passado e pago como contratado independente. O contratante não lhe forneceu um NIF ou o NIF que lhe foi fornecido estava incorreto. Agora, o IRS enviou a você um aviso informando que os pagamentos retidos na fonte devem ser feitos.
Observação
Geralmente, você não precisa começar a reter pagamentos de contratantes independentes até que seja notificado pelo IRS para fazê-lo.
De modo geral, você desejará notificar seu funcionário de que irá coletar a retenção na fonte, relatar a retenção ao IRS e, em seguida, depositar a retenção no IRS em uma programação mensal ou semestral. No final do ano, você enviará o Formulário 945. Normalmente, você pode interromper as retenções de segurança se o contratante lhe fornecer o TIN correto ou se o IRS lhe disser que você pode parar.
O formulário 945 é arquivado no IRS ao mesmo tempo que você arquivaria os formulários W-2 e 1099. O preenchimento do Formulário 1099-NEC ou 1099-MISC não exime você da responsabilidade de preencher o Formulário 945 além do outro formulário. O formulário 945 não vai para o beneficiário.
Os pagamentos de retenção na fonte são feitos da mesma forma que a retenção dos funcionários, usando as regras para determinar se devem ser feitos depósitos semestrais ou mensais.
Perguntas frequentes (FAQ)
O que é um formulário 945?
O Formulário 945 é um documento do IRS que os empregadores arquivam caso tenham feito retenções de segurança relacionadas a determinados pagamentos de não funcionários ao longo do ano.
Quem deve preencher o Formulário 945?
Os empregadores que retêm impostos sobre determinados pagamentos devem preencher um Formulário 945. Por exemplo, você teria que preencher o Formulário 945 se o IRS exigisse que você fizesse retenções de segurança no pagamento de um contratante independente.
