O que é o formulário 1096 do IRS?

O Formulário 1096 do IRS é um formulário fiscal resumido e de transmissão que fornece ao IRS informações nos Formulários 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 ou W-2G que sua empresa enviou a outros destinatários. Sua empresa precisa usá-lo apenas quando você envia esses formulários ao IRS em formato de papel.

Este artigo fornece informações sobre o formulário, como preenchê-lo e para onde enviá-lo.

Definição e exemplos do formulário 1096

O Formulário 1096 do IRS é intitulado “Resumo Anual e Transmissão de Devoluções de Informações dos EUA”. Você deve usá-lo para fornecer ao IRS detalhes sobre um dos sete tipos diferentes de retorno de informações que você está enviando em papel. Use este formulário para relatar certos tipos de transações ao IRS e a outra parte, geralmente alguém que recebeu rendimentos da transação.

Por exemplo, digamos que sua empresa pague a um empreiteiro independente um total de US$ 2.500 e a outro empreiteiro US$ 1.500 pelo trabalho realizado em um único ano fiscal. Você deve enviar a cada contratante e ao IRS um Formulário 1099-NEC para notificá-los sobre o valor da renda de não funcionários que você pagou a eles durante o ano. Você usará o Formulário 1096 para resumir e totalizar as informações fornecidas em todos os formulários 1099-NEC.

Você precisará enviar um 1096 separado para cada tipo de retorno de informação preparado, mesmo que tenha preparado apenas um de cada tipo. Por exemplo, se você preparou e enviou sete formulários 1099-MISC e três formulários 1099-NEC, deverá enviar um formulário 1096 resumindo os formulários 1099-MISC e outro formulário 1096 resumindo o formulário 1099-NEC, juntamente com todas as cópias A das respectivas declarações.

Quem usa o formulário 1096?

Os proprietários de empresas que desejam enviar um ou mais dos sete tipos de devolução de informações ao IRS por correio em papel devem usar o Formulário 1096. Se você estiver preenchendo suas informações eletronicamente, não precisará usar o Formulário 1096.

Onde obter o formulário 1096

Como o IRS verifica os Formulários 1096 que recebe, a agência deseja que as empresas que enviam os formulários usem documentos oficiais digitalizáveis. Não serão aceitas fotocópias de originais. Você pode solicitar os formulários no site Formulários de pedidos e publicações do IRS.Você também pode encontrar formulários em lojas de materiais de escritório ou por meio de seu software de preparação de impostos.

Como preencher e ler o formulário 1096

1. Primeiro, insira o nome da sua empresa (em “Nome do FILER”) e endereço; o nome da pessoa a contactar; e o endereço de e-mail, número de telefone e número de fax dessa pessoa.
2. Insira seu número de identificação de empregador (EIN) na caixa 1 ou seu número de Seguro Social na caixa 2 se você não tiver um número de Seguro Social.
3. Na caixa 3, insira o número total de formulários que você está enviando com este 1.096 específico. Lembre-se de que todos devem ser do mesmo tipo.
4. Na caixa 4, insira o total do imposto de renda federal retido na fonte em todos os formulários que você está enviando. Se você não reteve nenhum imposto de renda federal, insira zero.
5. Na caixa 5, insira o valor total dos pagamentos relatados em todos os formulários que você está enviando – por exemplo, o total de todos os formulários 1099-MISC.
6. Na caixa 6, digite um X na caixa correspondente ao tipo de formulário que você está enviando. Por exemplo, se você estiver enviando formulários 1099-MISC, insira um X na segunda caixa da esquerda na segunda linha.

Para onde enviar o formulário 1096

Você deve enviar um Formulário 1096 junto com todas as cópias das informações em papel correspondentes retornadas para um endereço baseado no local de sua empresa principal. A página da web Where to File Form 1096 do IRS lista os endereços de acordo com o estado. Os endereços também estão disponíveis na página 3 (segunda página de instruções) do formulário 1096.

Quando e como preencher o formulário 1096

A data de vencimento para apresentação da maioria das declarações de informações e do Formulário 1096 ao IRS é 28 de fevereiro do ano seguinte ao ano fiscal.As datas variam; algumas devoluções de informações e 1096s são devidas ao IRS já em 31 de janeiro e algumas até 31 de maio. As Instruções Gerais para Certas Devoluções de Informações (PDF) do IRS fornecem uma lista completa de datas de vencimento para todos os tipos de devoluções de informações, começando na página 26.

Formulário 1096 para Impostos Estaduais

Você pode precisar de um arquivo 1096 com 1099s correspondentes para impostos estaduais. Por exemplo, Montana pede que você preencha qualquer um dos vários tipos de formulários 1099 com um Formulário 1096.Verifique com o departamento de receita ou autoridade tributária do seu estado para obter mais informações.

Como fazer correções

Se você perceber que cometeu um erro em seu 1096 ou em uma declaração de informações, você deve corrigi-lo imediatamente com o IRS e com o destinatário não-IRS. Para obter instruções detalhadas, consulte o site Instruções Gerais para Devoluções de Certas Informações.