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A folha de pagamento refere-se ao pagamento dos empregados pelo empregador. A folha de pagamento pode ser um substantivo quando descreve os registros financeiros de uma empresa sobre o pagamento dos funcionários. Também pode descrever o processo de pagamento de funcionários de uma empresa e quaisquer impostos correspondentes.
Continue lendo para aprender todos os fundamentos da folha de pagamento, desde o esboço do processo de folha de pagamento até algumas opções para empresas que preferem deixar outra pessoa cuidar de tudo.
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento é a função de uma empresa pagar seus funcionários. Inclui a distribuição de dinheiro na forma de cheques e depósitos diretos. Também inclui manter registros desses pagamentos e pagar impostos em nome desses funcionários. A folha de pagamento é usada no final do ano fiscal para avaliar os salários anuais dos funcionários.
Uma empresa pode referir-se à folha de pagamento como uma abreviação de sua força de trabalho total ou do custo dessa força de trabalho. Uma empresa também pode dizer que está “fazendo a folha de pagamento”, o que pode significar que está processando contracheques ou calculando os impostos devidos a esses funcionários.
Como funciona a folha de pagamento?
A folha de pagamento começa tecnicamente quando um funcionário preenche um formulário W-4, que informa à empresa detalhes sobre como ela deseja ser tributada. Ao longo do ano, as informações desse formulário W-4 informarão os impostos que a empresa retém em nome daquele funcionário.
Observação
Antes de preencher um W-4, os funcionários estabelecerão uma taxa salarial para um trabalho específico. Isso geralmente ocorre durante o processo de entrevista. Alguns funcionários recebem um salário, que é o mesmo em todos os dias de pagamento. Outros funcionários são pagos por hora, portanto seu salário varia de acordo com o número de horas trabalhadas em um período de pagamento. De qualquer forma, esse valor é chamado de “salário bruto” do funcionário. Todos os cálculos da folha de pagamento são baseados no pagamento bruto daquele período de pagamento.
Com as informações W-4 fornecidas e o trabalho em andamento, a empresa pagará ao funcionário em um cronograma regular (semanal ou quinzenal, por exemplo). Alguns funcionários podem ser pagos em horários diferentes, dependendo do status de sua folha de pagamento, como pagar funcionários assalariados em uma semana, funcionários horistas na próxima.
Após o cálculo do pagamento bruto do funcionário para um período de pagamento, o empregador deve reter os impostos FICA (para Segurança Social e Medicare), bem como os impostos de renda federais e estaduais de cada contracheque.Esses impostos são às vezes chamados de “impostos sobre a folha de pagamento”. O empregador também poderá descontar outros valores do contracheque. Isso pode incluir contribuições para um plano de aposentadoria ou plano de saúde, bem como taxas sindicais ou contribuições de caridade.
Este processo de cálculo de retenções e deduções, preparação de contracheques e distribuição de pagamentos é conhecido como processamento de folha de pagamento. O processo de folha de pagamento também rastrearia quaisquer horas extras, folgas remuneradas (ou não remuneradas), gorjetas e quaisquer outras peculiaridades diversas no pagamento de um funcionário.
“Fazer folha de pagamento” também inclui manutenção de registros. Um registro separado deve ser mantido para cada funcionário com os valores pagos em cada período de pagamento. Essas informações são usadas para relatórios de final de ano, incluindo formulários W-2 enviados aos funcionários. Também devem ser mantidos registros das autorizações dos funcionários e de quaisquer alterações no pagamento.
Os cálculos da folha de pagamento de um funcionário individual ao longo do tempo são chamados de registro de rendimentos. Além do registro de rendimentos, todos os documentos relacionados ao pagamento, deduções e retenções desse funcionário devem ser mantidos durante o emprego da pessoa.
Observação
Se tudo isso parece complicado, é porque é. É por isso que muitos empregadores terceirizam a folha de pagamento contratando um serviço de processamento de folha de pagamento, um guarda-livros ou um contador.
O registro de todos os cálculos para todos os funcionários é denominado registro de folha de pagamento. Este registro mostra todos os valores de vencimentos e vencimentos para cada período de pagamento e os totais do ano. Se você tiver um programa de folha de pagamento como parte do sistema de contabilidade empresarial, o registro da folha de pagamento fará parte desse sistema. Os totais são inseridos nas demonstrações financeiras gerais da sua empresa.
Principais conclusões
- A folha de pagamento refere-se a como os empregadores pagam seus funcionários.
- A folha de pagamento cobre todos os aspectos do pagamento dos funcionários, desde a preparação de cheques e retenção de impostos até a manutenção de registros do pagamento de cada funcionário ao longo do ano.
- Devido à natureza complexa e às várias facetas da folha de pagamento, muitas empresas optam por terceirizar os serviços de folha de pagamento.
