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“Caixa para pequenas despesas” é o termo usado para se referir ao dinheiro que uma empresa mantém à mão para despesas inesperadas que ocorrem.
Se você é proprietário de uma pequena empresa, é importante entender como o dinheiro para pequenas despesas pode ser usado para que você possa contabilizá-lo corretamente em seus livros.
Definição e exemplo de caixa pequeno
A conta de caixa para pequenas despesas cobre despesas relacionadas aos negócios, geralmente categorizadas como despesas diversas. Os proprietários de empresas geralmente mantêm uma pequena quantia em dinheiro em um cofre ou cofre que usam para pagar itens inesperados.
- Nomes alternativos: Fundo de caixa pequeno, fundo de adiantamento, mesada
Uma conta de caixa para pequenas despesas oferece uma maneira fácil para os funcionários pagarem pela postagem, suprimentos extras que um funcionário possa precisar ou lanches que você pode comprar para uma reunião com um cliente. Existem vários cenários em que faz mais sentido usar o dinheiro para pequenas despesas em vez de reembolsar um funcionário através do seu contracheque.
Por exemplo, digamos que sua pequena empresa forneça serviços específicos para proprietários de empresas locais. Outro empresário entra em seu escritório às 10h e você decide que precisa de um lanche para a reunião. No entanto, você não faz isso regularmente. Então você pede a um funcionário que normalmente não faz compras comerciais para pegar as bebidas. Esse funcionário pode ser reembolsado posteriormente com dinheiro para pequenas despesas, ou você pode dar-lhe dinheiro com dinheiro para pequenas despesas e pedir que lhe tragam o troco e o recibo.
Observação
O dinheiro pequeno não deve ser usado para ajudar a cobrir custos operacionais, como material de escritório a granel, manutenção de equipamentos de escritório ou quaisquer compras maiores em que o uso de cartão de crédito, linha de crédito ou cheque seja mais prático.
Como funciona o caixa pequeno
O fundo de maneio é geralmente contabilizado através do sistema de adiantamentos – um sistema contabilístico em que é estabelecida uma quantia específica de dinheiro para ser utilizada para despesas acessórias e pequenas.Ao configurar um fundo de adiantamento, siga estas etapas para garantir que o fundo e seus usos sejam contabilizados e que seja reabastecido:
- Crie o fundo de caixa com um valor definido.
- Registre o valor em seu livro-razão e crie uma conta para ele. Você pode usar “Conta para adiantamentos” ou “Petty Cash” como nome da conta.
- Exija que os recibos e o troco exato sejam armazenados com os fundos após a compra ter sido feita.
- Crie um diário para a conta e exija que os valores exatos usados sejam inseridos.
- Reconcilie os lançamentos contábeis manuais, fundos e recebimentos em intervalos que ajudem você a manter o controle da conta, como uma vez por semana.
- Insira os valores das transações em seu razão nos intervalos que você escolher.
- Defina um ponto em que você gostaria de reabastecer o fundo.
- Reabasteça o fundo quando necessário e contabilize a transferência de fundos em seu razão geral.
É importante contabilizar o uso do caixa em seu razão geral porque é uma despesa registrada em seus registros financeiros, como a planilha Saúde Teu. Dependendo dos tipos de despesas e do seu setor, você também poderá solicitar deduções detalhadas para essas despesas.
Se você tiver mais de um funcionário, poderá delegar o gerenciamento da conta. Se você fizer isso, esse funcionário será chamado de custodiante do fundo ou da conta. O custodiante tem a tarefa de supervisionar e proteger a conta, emitindo dinheiro, aprovando reembolsos e registrando os débitos e créditos na conta.
Observação
Para segurança adicional, você pode exigir que o custodiante mantenha um registro de quem recebe os reembolsos. Você pode até inserir os nomes dos funcionários que solicitam fundos e por que eles podem precisar deles – isso pode indicar uma despesa da qual você não tinha conhecimento.
O dinheiro pequeno pode ter vários usos, dependendo do seu setor. Você define suas próprias regras sobre quais despesas podem ser reembolsadas e quanto a conta de caixa pode cobrir. Inicialmente, pode ser necessário ajustar o valor do fundo de caixa que você selecionou como limite; com o tempo, você descobrirá o melhor nível para defini-lo.
Como as compras usando o fundo de caixa são pequenas, é comum ver limites de compra de US$ 50 ou menos com um saldo total da conta de algumas centenas de dólares.
Tipos de uso de caixa para pequenas despesas
Cada setor terá diferentes usos e definições de caixa para pequenas despesas. No entanto, existem vários usos comuns para o dinheiro para pequenas despesas:
- Material de escritório: Papel, canetas, grampos, tinta de impressora, etc.
- Postagem: Selos, embalagens e envelopes
- Refeições de negócios: Refrescos e lanches para reuniões, refeições fornecidas para clientes
- Despesas de transporte: Tarifa de táxi ou gasolina
Principais conclusões
- O dinheiro pequeno é usado pelas empresas para simplificar o processo de reembolso para funcionários que fizeram pequenas compras comerciais.
- Exemplos de despesas incidentais comuns para as quais o fundo de caixa pode ser usado são pequenas quantias de material de escritório, refeições de negócios e gás.
- Os usos e saldos do caixa pequeno devem ser registrados e os recebimentos devem ser reconciliados para que você possa equilibrar seu livro-razão e reabastecer o fundo para outras despesas.
