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O Formulário W-3 é um formulário de transmissão com totais para todas as partes do Formulário W-2. O W-3, juntamente com o W-2, é enviado à Administração da Previdência Social todos os anos para mostrar os rendimentos totais de todos os formulários W-2. O título oficial do formulário é “Transmissão de Declarações de Salários e Impostos”.
Observação
O formulário W-3 é usado apenas quando você envia cópias impressas do formulário W-2 para a Administração da Previdência Social. Se você decidir enviar formulários W-2 para funcionários à Administração da Previdência Social on-line, não será necessário enviar um formulário de transmissão W-3.
O Formulário W-2 e o Formulário W-3
O formulário W-2 é um formulário anual de salários e impostos enviado para dois locais diferentes:
- É entregue a cada funcionário, mostrando o total de salários e impostos pagos durante o ano, para que possam utilizá-lo em seus relatórios de imposto de renda, e
- É protocolado na Administração da Previdência Social (NÃO no IRS!) para verificar as informações fornecidas ao funcionário.
Você deve somar os salários de todos os seus funcionários, usando as informações contidas nos formulários W-2 de todos os funcionários para preencher o formulário W-3.
Quando um formulário W-3 deve ser preenchido
O prazo para entrega dos formulários W-2 aos funcionários e envio dos formulários W-2 e W-3 à Administração da Previdência Social é a mesma data:31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal.
Observação
Como a data em que você entrega os formulários W-2 aos funcionários e a data de preenchimento dos formulários W-2 e W-3 junto à Administração da Previdência Social é a mesma, você pode querer entregar os formulários W-2 aos funcionários no início de janeiro, para dar mais tempo para encontrar erros.
Se você acha que não conseguirá enviar os formulários W-2 e W-3 dentro do prazo, poderá solicitar uma prorrogação de 30 dias preenchendo o Formulário 8809 – Solicitação de prorrogação de prazo para arquivar devoluções de informações. Você deve enviar a inscrição o mais tardar na data de vencimento do formulário. A prorrogação não é automática, o IRS só concede prorrogações para “circunstâncias extraordinárias ou catástrofes”.
Onde você pode obter formulários W-3
Você não pode simplesmente copiar um formulário W-3 ou imprimi-lo na Internet porque o formulário é impresso com uma tinta vermelha especial. Você deve comprar o tipo necessário de formulários W-3 no mesmo local em que comprou os formulários W-2, ou pode solicitar que seu processador de folha de pagamento ou preparador de impostos os preencha para você. Você pode solicitá-los ao IRS visitando a página de pedidos on-line para obter informações sobre devoluções. Você também pode encontrar esses formulários em programas de software tributário comercial.
Preenchimento do Formulário W-3 – Caixas de A a H
Observação
Antes de começar a trabalhar no formulário, certifique-se de ter a versão do ano correta. Você deseja a versão para o ano fiscal, não para o ano em que está preparando o formulário. Por exemplo, use a versão 2020 para relatar os impostos de 2020, mesmo que você esteja trabalhando no formulário em 2021.
As informações sobre o empregador são inseridas nas caixas de A a H
Caixa A. Número de controle opcionalvocê pode usar para seus próprios fins comerciais.
Caixa b. Tipo de pagador.A maioria das empresas marca a caixa “941” para “Tipo de pagador”. O formulário 941 é o relatório trimestral de salários e impostos preenchido pela maioria dos empregadores. Outras opções incluem um empregador doméstico e outros.
Tipo de empregador. A maioria das empresas com fins lucrativos marca a caixa “nenhuma aplicação” para “Tipo de empregador”. As demais caixas são para organizações sem fins lucrativos e empregadores do governo federal.
Caixa c Número total de Formulários W-2.Some o número de formulários W-2 que você está enviando.
Casa d Número do estabelecimentoajuda os empregadores a identificar diferentes áreas de seus negócios por localização, subsidiária ou divisão. Por exemplo, você pode querer separar os formulários W-2 para diferentes estados onde os funcionários trabalham.
Você deve separar os formulários W-2 e W-3 para cada estabelecimento se identificar os números dos estabelecimentos nesta seção, ou pode combinar todos os seus estabelecimentos e enviar todos os formulários W-2 juntos junto com um formulário W-3.
Observação
Os valores em outros relatórios de impostos trabalhistas, incluindo o Formulário 941 e o Formulário 944, devem estar de acordo com os valores informados no Formulário W-3. Se os valores forem diferentes, você poderá ser contatado pelo IRS ou SSA.
Quadros 1 a 19 — Informações sobre salários e impostos
Os itens da segunda seção (caixas 1 a 19) são os mesmos para W-2 e W-3. No formulário W-3, você deve fornecer os totais de todas as caixas de todos os funcionários.
O documento Instruções Gerais para os Formulários W-2 e W-3 inclui guias de referência para os Códigos da Caixa 12 e o Gráfico de Decisão da Caixa de Seleção do Plano de Aposentadoria 13.
A parte final do formulário exige que você forneça suas informações de contato, incluindo um endereço de e-mail.
Consulte as instruções detalhadas para preencher o formulário W-3 nesta publicação do IRS: Instruções gerais do IRS para os formulários W-2 e W-3.
Quando e como preencher o formulário W-3
O formulário W-3 deve ser enviado ao SSA junto com a cópia A dos formulários W-2 para cada funcionário.
O endereço de arquivamento dos formulários em papel W-2 e W-3 é:
Administração da Segurança Social
Centro de Operações Diretas
Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Os totais de cada item no W-3 devem ser iguais aos totais de todos esses itens em todos os formulários W-2 dos funcionários. O W-2 e o W-3 também incluem o total dos salários estaduais e as retenções na fonte para todos os funcionários.
Se você preencher formulários W-2 online
A SSA incentiva você a enviar formulários W-2 por e-mail. Lembre-se de que você não precisa incluir um formulário W-3 se estiver preenchendo online. Você pode usar o site Business Services Online (BSO) da SSA. O BSO gera o Formulário W-3 automaticamente com base nos formulários W-2.
Você DEVE registrar on-line se tiver um grande número de formulários W-2.
- Durante anos, incluindo 2019, antes de vocêdevearquive eletronicamente se você tiver 250 ou mais formulários W-2.
O SSA tem duas opções de arquivamento eletrônico por meio de sua seção Business Services Online:
- W-2 on-line: Você pode usar um formulário W-3 de preenchimento para enviar até 50 formulários W-2 por vez.
- Carregamento de arquivo: Você pode usar um software específico de imposto sobre a folha de pagamento que formate arquivos de acordo com as especificações do SSA para preencher os formulários W-2 eletronicamente (EFW2).
Se você cometer um erro
Se você cometer um erro em um W-3 como resultado de cálculos ou se um ou mais W-2s estiverem incorretos, você deverá preencher um formulário W-2c e um W-3c junto à Administração da Previdência Social.
