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Você está preenchendo um formulário e é solicitado seu “número de identificação fiscal” pessoal ou comercial. Na verdade, existem vários números diferentes que podem ser usados para fins de identificação fiscal, e você precisará saber as diferenças entre eles para poder fornecer o correto.
Como proprietário de uma empresa, você precisa conhecer os diferentes tipos de identificação que podem ser aceitos para diferentes fins comerciais.
Quais são as diferenças entre identificação fiscal, identificação do empregador e ITIN?
Número de Identificação de Contribuinte é um termo genérico utilizado pela Receita Federal para designar os tipos de números que permite a utilização para fins fiscais e de identificação.
Os números de identificação fiscal são usados principalmente para rastrear pagamentos a pessoas físicas para fins de imposto de renda federal e outros fins fiscais, mas também foram usados para diversos fins de identificação.
Os três tipos gerais de números de identificação de contribuinte são
- Número de Segurança Social (SSN)
- Número de identificação de contribuinte individual (ITIN)
- Número de identificação do empregador (EIN)
O IRS também possui dois outros números de identificação de contribuinte especiais: o ATIN para adoções pendentes e o PTIN para preparadores de impostos.
Número da Segurança Social
Um número de Segurança Social (SSN) é o identificador mais comum para identificação pessoal e fins fiscais. Os indivíduos devem ter um número de Seguro Social para conseguir um emprego e receber benefícios do Seguro Social.
Os SSNs são usados pelos empregadores para relatar a renda anual dos empregados em suas declarações de imposto de renda. Eles são usados para determinar a elegibilidade e pagamentos de benefícios do Seguro Social e do Medicare e para identificar trabalhadores para elegibilidade ao trabalho por meio do sistema de Alfândega e Imigração dos EUA.
Outras vezes, um número de segurança social pode ser solicitado:
- Para abrir uma conta bancária
- Para solicitar um passaporte
- Em um pedido de empréstimo federal para estudantes
- Para solicitar benefícios do Medicare e da Segurança Social
- Para solicitar assistência pública, incluindo benefícios de desemprego
- Para verificar o crédito
Observação
se alguém não for elegível para um número de Seguro Social, poderá solicitar e receber um Número de Identificação de Contribuinte Individual (ITIN).
Número de identificação de contribuinte individual (ITIN)
Um ITIN é para pessoas que não são elegíveis para receber um número de segurança social ou número de identificação do empregador. Um empregador pode aceitar um ITIN de um indivíduo para fins fiscais (para preencher um formulário W-4 no momento da contratação, por exemplo).
O IRS emite ITINs para pessoas que precisam de um número de identificação fiscal para processar declarações fiscais e pagamentos.
Quem pode precisar de um ITIN:
- Um estrangeiro não residente que está apresentando uma declaração de imposto de renda nos EUA e não é elegível para um SSN
- Um estrangeiro residente nos EUA (com base nos dias de permanência nos Estados Unidos) que apresenta uma declaração de imposto de renda nos EUA e não é elegível para um SSN
- Dependente ou cônjuge de cidadão/estrangeiro residente dos EUA
- Dependente ou cônjuge de titular de visto de estrangeiro não residente
Os ITINs são para apenas para fins de declaração de impostos; o número não pode ser usado para fins de identificação. O IRS enfatiza que o ITIN NÃO é usado:
- Para autorizar alguém a trabalhar nos EUA
- Para tornar alguém elegível para benefícios da Segurança Social, ou
- Para qualificar um dependente para um Crédito de Imposto de Renda do Trabalho (EITC).
Observação
Os dependentes não precisam mais de números de Seguro Social para que os contribuintes se qualifiquem para o EITC, a partir do ano fiscal de 2021, mas os contribuintes receberão um crédito com base nas regras para famílias sem filhos. Esta mudança foi implementada pela Lei do Plano de Resgate Americano em março de 2021.
Números de identificação do empregador: quem precisa deles
Um Employer ID (ou EIN) é um número de identificação fiscal federal para empresas. Embora seja rotulado como um identificador de “empregadores”, você não precisa ter funcionários para precisar de um EIN.
Além de ser usado para pagar imposto de renda empresarial, um ID de empregador é usado:
- Pelos bancos, como requisito para abertura de conta em banco empresarial
- Para um pedido de empréstimo comercial
- Por localidades como um identificador para licenças e autorizações comerciais
- Para relatar e pagar impostos federais sobre a folha de pagamento (imposto de renda federal e impostos FICA (Segurança Social/Medicare)
Leia mais sobre quando sua empresa pode precisar de um EIN.
Tipos de negócios e números de identificação fiscal
Uma empresa unipessoal geralmente usa o número do Seguro Social do proprietário como o número fiscal da empresa. Como a empresa registra e paga impostos por meio da declaração de imposto de renda pessoal do proprietário, o SSN é o único número de identificação de contribuinte necessário.
As empresas registradas no IRS normalmente usam um número de identificação do empregador como identidade comercial. Um número de identificação do empregador (EIN) é usado por todos os outros tipos de empresas, mesmo que a empresa não tenha funcionários. Os bancos muitas vezes exigem que uma nova empresa tenha um EIN antes de poder abrir uma conta bancária comercial.
O tipo de negócio LLC de membro único é uma exceção. Se você for o único proprietário de uma LLC, talvez seja necessário usar seu número de seguro social em alguns casos e seu EIN em outros. Em geral, use seu número de seguro social para a maioria dos formulários, mas use o EIN da empresa para formulários de impostos trabalhistas.
Como obter um número de identificação fiscal
Observação
Para obter um número de segurança social, use esta página da Web da Administração da Segurança Social sobre números e cartões de segurança social.
Você pode solicitar um Número de Identificação de Contribuinte Individual (ITIN) preenchendo o Formulário W-7 do IRS e enviando-o ao IRS, ou pode solicitá-lo pessoalmente.
Para solicitar um Número de Identificação do Empregador (EIN), use um destes quatro métodos fáceis de inscrição, incluindo uma inscrição online.
Minha empresa precisa de um número de identificação fiscal estadual?
Se você faz negócios em um estado, incluindo obter renda, contratar funcionários ou vender bens ou serviços, também precisará obter um número de identificação fiscal estadual para outros fins de identificação estadual, como impostos sobre vendas. Este número é emitido quando você se registra na autoridade tributária estadual.
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