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A carta abaixo pode ser usada para comunicação com pessoas ou organizações que não depositaram cheques. Copie e cole o texto em sua carta e revise-o com seu advogado para determinar se ele atenderá às leis locais e aos requisitos de devida diligência. Atualize as informações entre colchetes (“[” e “]”) para atender às suas necessidades.
Exemplo de notificação de cheque pendente
[Data de hoje]
[Endereço do beneficiário]
Prezado [beneficiário],
Nossos registros indicam que emitimos um pagamento a você há mais de 60 dias e o cheque ainda está pendente. Os detalhes deste pagamento estão abaixo:
[Data de Pagamento][Verificar número][Valor do pagamento]
Observe que nossa política é anular cheques pendentes após 90 dias. Além disso, a lei estadual pode exigir que entreguemos esses fundos ao Estado de [Nome do Estado] como propriedade não reclamada se não recebermos sua resposta até [Prazo].
Se você tiver o cheque, deposite-o imediatamente. Se o cheque tiver sido perdido ou destruído e você precisar substituí-lo, verifique as informações abaixo e devolva-nos esta carta o mais rápido possível.
Emita um novo cheque para o pagamento mencionado acima. Não tentei negociar esse cheque e não tentarei fazê-lo. Se eu encontrar o cheque mencionado acima, devolvê-lo-ei à [Nome da Empresa] imediatamente. Certifico que tenho direito aos fundos.
Assinado,
___________________________
[Nome do beneficiário]Data: _______________
Por favor, ligue para [Número de telefone] se tiver alguma dúvida.
Sinceramente,
[Representante da Empresa][Endereço da Empresa]
Informações importantes
Infelizmente, você não consegue manter os fundos quando os cheques não são descontados. Se o destinatário tinha direito a esses fundos, ele (ou os seus herdeiros) ainda tem direito ao dinheiro. Quando os fundos não são reclamados, muitas vezes têm de ser entregues ao Estado para guarda (conhecido como confiscação) até serem reclamados.
Se você dirige uma empresa, certifique-se de consultar os reguladores estaduais e do setor para verificar os requisitos que se aplicam ao seu cheque. Talvez seja necessário incluir determinados termos ou seguir outras regras relacionadas a bens não reclamados. Os cheques da folha de pagamento podem ser diferentes dos cheques para fornecedores.
Você não precisa usar o formato exato acima. Algumas organizações preferem usar um formulário separado onde o destinatário pode solicitar a reemissão de um cheque com data vencida. Além disso, você pode incluir a opção para o destinatário solicitar que você não emita novamente o cheque, pois ele pode ter um motivo legítimo para não depositar o cheque.
A melhor maneira de descobrir cheques pendentes é manter bons livros: reconciliar suas contas bancárias regularmente e acompanhar os pagamentos que não foram descontados por muito tempo.
Se você simplesmente retiver o dinheiro (intencionalmente ou não), poderá abrir a porta para mais problemas e para um maior escrutínio por parte dos reguladores.
