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Os impostos sobre a folha de pagamento são impostos que os empregadores retêm do pagamento dos funcionários e os remetem em nome dos funcionários e deles próprios às agências tributárias apropriadas. Como empregador, espera-se que você recolha e pague esses impostos por meio do processo de folha de pagamento.
Principais conclusões
- Existem vários tipos diferentes de impostos a serem retidos do pagamento do seu funcionário, incluindo imposto de renda federal, impostos da Previdência Social e impostos do Medicare.
- Geralmente, você reterá 12,4% do salário do seu funcionário para o Seguro Social e 2,9% para o Medicare.
- Você também pode precisar reter imposto de renda estadual ou outros impostos, dependendo de onde sua empresa está localizada, onde o funcionário mora e quanto ele ganha.
- É importante enviar essas retenções ao Internal Revenue Service (IRS) dentro do prazo e apresentar relatórios regulares para evitar penalidades.
Inclusões fiscais sobre folha de pagamento
Os impostos federais sobre a folha de pagamento dos EUA incluem vários componentes.
Retenção de Imposto de Renda Federal
Esses são impostos retidos do pagamento dos funcionários para o imposto de renda federal devido pelos funcionários. O valor do imposto de renda federal é determinado pelas informações fornecidas pelos funcionários no Formulário W-4 que preenchem quando são contratados. Este formulário pode ser alterado pelo funcionário a qualquer momento e quantas vezes ele desejar.
Segurança Social e Medicare
Chamados de impostos FICA (Lei Federal de Contribuições de Seguros), esse imposto é compartilhado entre empregados e empregadores. O empregador deduz a parte do empregado, que é metade do total devido, dos salários/vencimentos do empregado, e o empregador paga a outra metade.
Imposto adicional sobre Medicare
Os empregadores devem reter 0,9% de imposto adicional do Medicare sobre os rendimentos dos funcionários que excedam US$ 200.000 (US$ 250.000 para contribuintes casados que apresentem declaração conjunta). Este imposto do Medicare não é compatível com o empregador.
Imposto Federal sobre Desemprego (FUTA)
Você pagará esse imposto separadamente dos outros impostos e ele não será retido no pagamento dos funcionários.
Imposto sobre Trabalho Autônomo
Este é basicamente o imposto da Previdência Social e do Medicare para indivíduos autônomos.
Observação
As leis tributárias mudam com frequência, portanto, sempre verifique com o IRS ou com um profissional tributário as informações mais atualizadas.
O processo de imposto sobre a folha de pagamento
Para iniciar o processo de imposto sobre a folha de pagamento, primeiro você calculará o pagamento bruto de um funcionário. Em seguida, com base no salário bruto, você deduzirá um valor específico de imposto de renda federal, com base no formulário W-4 que o funcionário preencheu mais recentemente. Você também deduzirá um valor específico para impostos FICA.
Os empregadores são obrigados a depositar o imposto de renda federal e os impostos da Previdência Social e do Medicare no IRS mensalmente ou semestralmente. Determine o cronograma antes do início do ano fiscal. Os depósitos fiscais FUTA são devidos no trimestre do ano em que o imposto devido excede US$ 500.
O IRS fornece um Assistente de Retenção de Imposto de Renda para ajudar a determinar quanto imposto você precisa reter e relatar como empregador.
Taxas de retenção de impostos FICA
A taxa de imposto sobre empregados para a Segurança Social é de 6,2%. A taxa de imposto patronal para a Segurança Social também é de 6,2%, ou 12,4% no total. A parcela do imposto da Previdência Social é limitada anualmente ao salário máximo sujeito à Previdência Social, que é de US$ 147.000 para o ano fiscal de 2022 e de US$ 160.200 para o ano fiscal de 2023.
A taxa de imposto do empregado para o Medicare é de 1,45% e a taxa de imposto do empregador para o imposto do Medicare também é de 1,45%, ou 2,9% no total.
O imposto adicional do Medicare de 0,09% é retido sobre rendimentos acima de US$ 200.000 cada. Não há correspondência do empregador para este imposto.
Impostos estaduais sobre folha de pagamento
O imposto estadual sobre a folha de pagamento varia de estado para estado. A maioria dos estados, mas não todos, cobra impostos sobre a renda. Alguns não cobram impostos sobre os salários, mas cobram sobre outras formas de rendimento, como dividendos de investimentos.Além disso, alguns estados retêm impostos adicionais sobre a folha de pagamento para:
- Fundos estaduais de imposto de desemprego
- Fundos estaduais para deficientes
- Fundos de compensação dos trabalhadores do Estado
Os impostos estaduais sobre a folha de pagamento se aplicam à sua empresa, dependendo de onde seus funcionários trabalham.
Observação
Verifique com a agência tributária do seu estado detalhes sobre quais tipos de renda são tributados e como coletar e remeter impostos sobre a folha de pagamento.
Como os empregadores pagam impostos sobre a folha de pagamento
Depois de calcular os valores de retenção de imposto de renda federal e impostos FICA e reter esses valores dos contracheques dos funcionários, você deve:
- Calcule o valor que você, como empresa, deve pagar pelos impostos FICA e reserve esses valores
- Faça pagamentos ao IRS mensalmente ou semestralmente, com base no tamanho da folha de pagamento total dos funcionários
- Relate os impostos sobre a folha de pagamento trimestralmente usando o Formulário 941 ou por meio do E-File
Os relatórios e depósitos vencem em datas específicas e, se você não remeter os impostos sobre a folha de pagamento ou enviá-los com atraso, sua empresa poderá estar sujeita a multas monetárias.A partir de 2% do valor vencido para pagamentos com até cinco dias de atraso. A multa aumenta em até 15% se a empresa já tiver passado 10 dias sem pagamento e o IRS tiver que enviar um aviso de pagamento.
Perguntas frequentes (FAQ)
Quanto são os impostos sobre a folha de pagamento?
Geralmente, você reservará 15,3% do salário de um funcionário por período de pagamento para os impostos FICA, mais 0,9% de imposto adicional do Medicare se sua renda for superior a US$ 200.000.Você também pode precisar reter imposto de renda federal, imposto de renda estadual e local e imposto de desemprego federal e estadual. Esses valores variam de acordo com o funcionário.
Como faço para pagar os impostos sobre a folha de pagamento do meu funcionário?
Depois de reservar as retenções de impostos, você precisará fazer depósitos no IRS. Você deve fazer esses depósitos por meio de transferência eletrônica de fundos até a data de vencimento. Se você se atrasar, deverá multas de até 15%. Você também precisará apresentar o formulário adequado ao IRS.
