Habilidades importantes de gerenciamento de tempo para o sucesso no local de trabalho

O que são habilidades de gerenciamento de tempo e por que são importantes no local de trabalho? Os funcionários que administram bem o seu tempo são mais produtivos, mais eficientes e têm maior probabilidade de cumprir prazos. Eles se concentram nas tarefas mais importantes e urgentes e limitam a quantidade de tempo desperdiçado em tarefas não essenciais. 

Habilidades de gerenciamento de tempo, assim como outras habilidades interpessoais, como habilidades organizacionais, são muito procuradas. Os empregadores avaliarão sua capacidade de administrar seu tempo e a eficácia de sua equipe para atingir os objetivos do departamento.

Aprenda sobre habilidades de gerenciamento de tempo, entenda por que elas são valiosas no local de trabalho, analise os diferentes tipos de habilidades de gerenciamento de tempo e veja exemplos de como elas são usadas no trabalho.

Quais são as habilidades de gerenciamento de tempo?

O gerenciamento do tempo envolve gerenciar o seu próprio tempo e o tempo dos outros.Gerenciamento de tempo significa trabalhar com eficiência, e os empregadores de todos os setores procuram funcionários que possam aproveitar ao máximo o tempo disponível no trabalho. Economizar tempo economiza dinheiro para a organização e aumenta a receita.

O gerenciamento eficaz do tempo exige que a equipe analise sua carga de trabalho, atribua prioridades e mantenha o foco nos esforços produtivos. 

Tipos de habilidades de gerenciamento de tempo

Priorizando

Pode ser impossível realizar cada tarefa minuciosa que se espera de você. Você também pode querer fazer tudo de uma vez. Mas você deve priorizar para poder concluir as tarefas mais importantes em uma ordem que faça sentido. Ao atribuir prioridade, considere fatores como quando cada tarefa precisa ser realizada, quanto tempo pode levar, quão importante pode ser para outras pessoas na organização, o que pode acontecer se uma tarefa não for realizada e se alguma tarefa pode ser interrompida por gargalos no processo.

• Alocação
• Gerenciando Expectativas
• Prevenção de Resíduos
• Priorizando solicitações e demandas
• Atividades de alto valor (HVAs)
• Avaliações de desempenho
• Definição de metas

Agendamento

O agendamento é importante porque algumas tarefas precisam ser realizadas em horários específicos. A programação afeta o seu dia, a sua semana, o seu mês, bem como o fluxo de trabalho de outras pessoas. A maioria tem horários específicos do dia em que são mais ou menos produtivos como resultado dos níveis de energia e das demandas do dia. Os horários também podem ser uma boa maneira de evitar a procrastinação.

• Software de agendamento
• Intencionalidade
• Pontualidade
• Dividindo metas mais amplas em marcos
• Dividindo marcos em projetos

Gerenciamento de tarefas

Listas de tarefas (devidamente priorizadas e integradas à sua agenda) são uma ótima maneira de evitar o esquecimento de algo importante. Eles também são uma ótima maneira de evitar passar o dia pensando em tudo o que você precisa fazer. Lembrar de tarefas consome energia e pensar em tudo o que você tem que fazer durante toda a semana pode ser cansativo e cansativo. Divida todas as tarefas necessárias em uma lista para cada dia e você não terá que se preocupar com tudo de uma vez. Basta realizar suas tarefas um dia de cada vez.

• Proativo
• Lote
• Criação de listas de tarefas diárias, semanais e mensais
• Multitarefa
• Meticulosidade
• Organização
• Gerenciamento de e-mail

Gerenciamento de carga de trabalho

Controlar o ritmo do seu trabalho, mesmo que pareça estranho chamar uma habilidade, é um conceito importante de gerenciamento de tempo. Embora trabalhar muitas horas ou pular pausas às vezes possa melhorar a produtividade no curto prazo, sua exaustão posterior garantirá que sua produtividade geral realmente caia. Exceto em raras emergências, é importante resistir à tentação de trabalhar demais. Inclua pausas necessárias e um horário sensato para parar em sua programação.

Conhecer e impor uma carga de trabalho ideal para você garante consistência em seu desempenho e evita o esgotamento. Os empregadores querem poder contar com você no longo prazo.

• Gestão de Processos
• Assertividade
• Eliminando Desperdícios
• Fazendo pausas

Delegação

Dependendo do tipo de trabalho que você faz, você poderá delegar algumas tarefas. Saber o que e quando delegar é uma habilidade importante. Algumas pessoas resistem a delegar, seja porque querem manter o controle ou porque querem economizar dinheiro ao não contratar assistentes. Ambas as abordagens acabam por prejudicar a produtividade e aumentar os custos.

Lembre-se, porém, de que se você praticar o gerenciamento do tempo com diligência e ainda assim não conseguir fazer tudo, poderá estar tentando fazer demais. É melhor ter sucesso em algumas tarefas do que tentar e falhar em muitas.

• Procurando assistência especializada
• Moderando Reuniões
• Apresentação
• Trabalho em equipe
• Liderança
• Colaboração
• Motivação

Mais habilidades de gerenciamento de tempo

Aqui estão mais gerenciamento de tempo para currículos, cartas de apresentação, pedidos de emprego e entrevistas. As habilidades exigidas variam de acordo com o cargo para o qual você está se candidatando. Portanto, revise também nossa lista de habilidades listadas por cargo e tipo de habilidade.

• Auditoria
• Autocuidados
• Abertura
• Software de Produtividade
• Comunicação
• Adaptabilidade
• Alta tolerância ao estresse
• Confiabilidade
• Atenção aos detalhes
• Raciocínio Dedutivo
• Raciocínio Indutivo
• Pensamento Crítico
• Avaliando
• Melhoria Contínua
• Gestão de Risco
• Solução de problemas
• Garantia de qualidade
• Gerenciamento de projetos
• Gestão de Conflitos
• Discernimento
• Conformidade
• Articulação
• Brainstorming
• Eficiência
• Diligência
• Sensibilidade ao problema

Exemplos de gerenciamento de tempo no local de trabalho

Esta lista fornece exemplos de gerenciamento eficaz do tempo no trabalho.

A-E

• Adaptar os planos às novas circunstâncias.
• Alocação de tempo para tarefas específicas.
• Analisar processos e selecionar a maneira mais simples de realizar uma tarefa.
• Pedir ajuda quando estiver sobrecarregado de demandas.
• Assertividade para dizer não a demandas inadequadas que desviam a atenção dos deveres centrais.
• Atacando tarefas mais complexas quando você tem mais energia e concentrações mais nítidas.
• Auditar como o tempo é gasto.
• Evitar conversa fiada excessiva com colegas de trabalho.
• Evitar a procrastinação; agindo em vez de se preocupar.
• Dividir objetivos mais amplos em partes menores e focar em uma etapa de cada vez.
• Dividir projetos em partes gerenciáveis.
• Criação de listas de tarefas diárias, semanais e mensais.
• Criando cronogramas.
• Delegar tarefas mais rotineiras a funcionários de nível inferior.
• Comer bem para manter a energia.
• Eliminando desperdícios de tempo.
• Praticar exercícios e participar de outras atividades que reduzam o estresse durante os momentos de lazer para maximizar a energia no trabalho.

F-Z

• Facilitar reuniões eficientes; respeitar os prazos das reuniões.
• Agrupar tarefas semelhantes para limitar o tempo de transição.
• Manter uma área de trabalho organizada.
• Multitarefa; mudando suavemente de uma tarefa para outra.
• Abertura para formas mais eficientes de fazer as coisas.
• Organização de arquivos digitais para fácil recuperação.
• Planeje seu dia na noite anterior ou logo pela manhã.
• Priorizando solicitações e demandas.
• Priorizar uma lista de projetos e focar em tarefas de maior valor e com prazos mais imediatos.
• Pontualidade.
• Deixar os telefones celulares de lado para eliminar a distração de mensagens pessoais, a menos que seja necessário para o trabalho.
• Rever o desempenho e eliminar desvios das prioridades.
• Definição de metas diárias, semanais e mensais.
• Estabelecer padrões realistas de qualidade e evitar o perfeccionismo.
• Definir horários específicos para responder ao e-mail.
• Faça pequenas pausas para restaurar as energias.
• Tocar cada pedaço de papel ou ler cada e-mail apenas uma vez, sempre que possível.