Habilidades de apresentação importantes para o sucesso no local de trabalho

Quer você seja um executivo de alto nível ou um assistente administrativo, desenvolver suas habilidades de apresentação é uma maneira fundamental de ascender em um cargo de escritório. Os líderes tomam decisões com base em informações compartilhadas em formato de apresentação, e dificilmente alguma empresa muda de ideia sem primeiro ver uma apresentação persuasiva.

É importante para qualquer funcionário de escritório saber quais etapas são necessárias para criar uma apresentação eficaz e quais habilidades de apresentação são mais importantes para os empregadores. Destacar essas habilidades também ajudará você a se destacar durante a procura de emprego.

O que são habilidades de apresentação? 

Habilidades de apresentação referem-se a todas as qualidades que você precisa para criar e entregar uma apresentação clara e eficaz. Embora o que você diz durante uma apresentação seja importante, os empregadores também valorizam a capacidade de criar materiais de apoio, como slides.

Seu possível empregador pode querer que você entregue briefings e relatórios a colegas, conduza sessões de treinamento, apresente informações a clientes ou realize uma série de outras tarefas que envolvam falar diante de um público.

Oferecer palestras envolventes e fáceis de entender é um componente importante das fortes habilidades de comunicação oral que são um requisito de trabalho para muitos cargos. Nem todas as apresentações acontecem em uma reunião formal. Muitas habilidades de apresentação são relevantes para consultas individuais ou ligações de vendas.

Etapas para criar uma apresentação

Qualquer apresentação tem três fases: preparação, entrega e acompanhamento. Todas as habilidades de apresentação se enquadram em uma dessas três fases.

Preparação 

A preparação envolve pesquisa e construção da apresentação. Considere o público para o qual você fará a apresentação e o que mais lhe interessa.Isso pode significar elaborar o texto inteiro (ou pelo menos escrever notas) e criar slides e outros materiais audiovisuais de apoio.

Você também precisará certificar-se de que o local apropriado esteja disponível, devidamente configurado com antecedência e garantir que o projetor (se precisar de um) funcione e se conecte ao seu laptop.

Você também vai querer praticar sua apresentação quantas vezes for necessário para se sentir confortável em apresentá-la com facilidade e confiança dentro do tempo alocado para a apresentação.

As habilidades relacionadas à preparação incluem a realização de pesquisas relacionadas ao tópico da apresentação, a elaboração de tabelas e gráficos que retratam os resultados da pesquisa e o aprendizado sobre o seu público para adaptar melhor sua apresentação às necessidades deles. Você também precisará criar slides digitais, usando estatísticas, exemplos e histórias para ilustrar seus pontos de vista e persuadir o público de maneira eficaz.

Preparar apostilas ou referências digitais é uma cortesia adicional que ajudará o público a prestar atenção, pois não estará preocupado em fazer anotações.

Entrega 

Sua entrega é a parte da apresentação que o público vê. Uma boa entrega depende de uma preparação cuidadosa e de uma apresentação confiante e requer um conjunto de habilidades próprias e distintivas. 

As habilidades relacionadas à apresentação incluem oferecer uma abertura que chame a atenção para uma palestra, fornecer um resumo do que será abordado para introduzir a apresentação e fornecer contexto, e usar linguagem corporal e contato visual para transmitir energia e confiança.

Não tenha medo de injetar humor ou falar com entusiasmo e animação – essas técnicas podem ajudá-lo a projetar confiança ao seu público.

Resuma os pontos-chave na conclusão da apresentação e certifique-se de ter um plano sobre como responder às perguntas do público.

Seguir 

O acompanhamento da apresentação inclui desmontar e armazenar adequadamente qualquer equipamento, entrar em contato com qualquer membro do público com quem você concordou em se comunicar mais e solicitar, coletar e analisar feedback.

Em algumas apresentações, você pode coletar informações dos membros do público, como nomes e informações de contato ou pesquisas concluídas, que também devem ser organizadas e armazenadas.

As habilidades relacionadas ao acompanhamento incluem a criação de um formulário de avaliação para solicitar feedback dos participantes, interpretar o feedback das avaliações e modificar o conteúdo e/ou entrega para apresentações futuras. Outras habilidades de acompanhamento incluem organizar um banco de dados de participantes para apresentações futuras, entrevistar os principais participantes para obter feedback adicional e enviar slides de apresentação por e-mail aos participantes.

Habilidades que ajudam a fazer uma apresentação eficaz

Criar e entregar a apresentação mais eficaz requer uma variedade de habilidades, que você sempre pode trabalhar para melhorar.

Analítico

Você deve ser capaz de analisar honestamente seu desempenho, avaliar o feedback que recebe e descobrir o que precisa fazer para melhorar. Isso exige pensamento analítico.

Mais importante ainda, você precisa ter uma compreensão firme das informações que está prestes a comunicar a outras pessoas. Você precisa analisar seu público e estar preparado para pensar rapidamente caso sejam feitas perguntas que o forcem a demonstrar que está totalmente ciente do material e de suas implicações.

O tipo de habilidades analíticas de que você precisa para ser um apresentador eficaz inclui sensibilidade a problemas, solução de problemas, relatórios e pesquisas, otimização e modelagem preditiva. Também ajuda ser adepto do planejamento estratégico, integração, gerenciamento de processos e diagnósticos. Com essas habilidades, você será mais capaz de analisar, avaliar e agir objetivamente de acordo com suas descobertas.

Organização

Você não quer ser a pessoa que gasta metade do tempo de apresentação tentando encontrar um cabo para conectar o laptop ao projetor. Muitas coisas podem dar errado antes de uma apresentação, a menos que você seja organizado.

A preparação da apresentação também significa manter o controle de notas, informações e horários de início/fim. Você vai querer revisar e ajustar todos os materiais que planeja usar na apresentação para detectar quaisquer erros. Certifique-se de cronometrar o ensaio para saber quanto tempo levará para fazer a apresentação.

Algumas habilidades organizacionais importantes para trabalhar incluem planejamento de eventos, auditoria, benchmarking, priorização e manutenção de registros. Certifique-se de que sua programação esteja correta e preste muita atenção aos detalhes. O pensamento rápido é uma habilidade importante para quando as coisas inevitavelmente dão errado.

Comunicação Não-Verbal

Ao falar para um público, a forma como você se apresenta pode ser tão importante quanto a forma como apresenta suas informações. Você quer parecer confiante e envolvente. Você pode fazer isso por meio de uma boa postura, gestos com as mãos e contato visual com o público.

Pratique sua comunicação não-verbal filmando-se fazendo uma apresentação prática e observando cuidadosamente sua linguagem corporal. Sua postura física e equilíbrio devem transmitir um grau de conforto e confiança diante de um público, enquanto a escuta ativa, o respeito e a inteligência emocional o ajudarão a facilitar as discussões em grupo.

Software de apresentação

O Microsoft PowerPoint é o software dominante usado para criar recursos visuais para apresentações. Aprenda a usá-lo bem, incluindo os recursos especiais fora dos modelos básicos que podem realmente dar vida a uma apresentação. Mesmo que outra pessoa esteja preparando sua apresentação de slides para você, será útil saber como usar o software em caso de alterações de última hora.

Outros softwares que é bom aprender incluem Microsoft Office, Apple Keynote, Google Slides e Adobe Presenter.

Falar em público

Você precisa parecer confortável e envolvente ao falar para um público ao vivo, mesmo que não esteja. Isso pode levar anos de prática e, às vezes, falar em público simplesmente não é para certas pessoas. Um apresentador desconfortável é um desafio para todos. Felizmente, as habilidades de falar em público podem melhorar com a prática. Algumas habilidades para trabalhar incluem articulação, envolvimento e memorização. Você deve ser capaz de avaliar as necessidades do público e lidar com questões difíceis. Controlar sua ansiedade de desempenho o ajudará a se comunicar de maneira mais eficaz.

Pesquisar

A pesquisa é o primeiro passo na preparação da maioria das apresentações e pode variar desde um processo plurianual até passar 20 minutos online, dependendo do contexto e do assunto. No mínimo, você deve ser capaz de enquadrar claramente as questões de pesquisa, identificar fontes de informação apropriadas e organizar seus resultados. Outras habilidades úteis incluem brainstorming, colaboração, análise comparativa, interpretação de dados e raciocínio dedutivo e indutivo. A inteligência de negócios é uma habilidade que o ajudará a avaliar quais informações você precisa para dar suporte aos resultados financeiros, enquanto a análise de caso e as relações causais o ajudarão a analisar e avaliar o significado.

Comunicação verbal

Falar em público é uma forma de comunicação verbal, mas você precisará de outras formas para fazer uma boa apresentação. Especificamente, você deve saber responder às perguntas. Você deve ser capaz de entender as perguntas feitas pelo seu público (mesmo que sejam estranhas ou mal formuladas) e fornecer respostas respeitosas, honestas e precisas sem sair do assunto. Use a escuta ativa, o foco e a empatia para compreender o seu público. Habilidades como assertividade, afirmação e enunciação irão ajudá-lo a reafirmar e esclarecer seus pontos-chave no que se refere às suas dúvidas ou preocupações.

Escrita

Você pode precisar ou não de um roteiro escrito, mas precisa planejar previamente o que vai dizer, em que ordem vai dizer e em que nível de detalhe. Se você conseguir escrever um ensaio coeso, poderá planejar uma apresentação.

As habilidades típicas de redação se aplicam à sua apresentação da mesma forma que a outras formas de redação, incluindo gramática, ortografia, vocabulário e revisão. A capacidade de criar esboços, fazer anotações e marcar documentos também será útil.

Mais habilidades de apresentação

Além das habilidades mencionadas anteriormente, existem outras habilidades importantes que podem ser aplicadas à sua apresentação. As outras habilidades de que você precisa dependerão do assunto da sua apresentação, do seu público e dos resultados pretendidos. Algumas dessas habilidades adicionais incluem:

• Resumindo
• Vendas
• Persuasão
• Fornecendo anedotas para ilustrar um ponto
• Humor
• Treinamento
• Ensaiando
• Projetando apostilas
• Reconhecendo e combatendo objeções
• Fazer perguntas investigativas para obter mais detalhes sobre questões específicas
• Consciência da diversidade étnica, política e religiosa
• Receber críticas sem ficar na defensiva
• Abster-se de falar com muita frequência ou interromper outras pessoas
• Antecipando as preocupações dos outros
• Conhecimento do produto
• Formato de análise SWOT
• Declarações de apoio com evidências
• Multilíngue
• Contratos
• Trabalhando com revisores
• Consistência
• Desenvolvimento e manutenção de procedimentos operacionais padrão (SOPs)
• Desenvolvendo uma declaração de proposição
• Criatividade
• Lógica
• Criando e gerenciando expectativas
• Motivação
• Treinamento

Como fazer com que suas habilidades se destaquem

Inclua habilidades em seu currículo. Se aplicável, você pode mencionar essas palavras no resumo ou no título do seu currículo.

Destaque as habilidades em sua carta de apresentação. Mencione uma ou duas habilidades específicas de apresentação e dê exemplos de casos em que você demonstrou essas características no local de trabalho.

Mostre suas habilidades de apresentação em entrevistas de emprego. Durante o processo de entrevista, você pode ser solicitado a fazer um exemplo de apresentação. Nesse caso, você desejará incorporar essas habilidades durante a apresentação. Por exemplo, você desejará demonstrar suas habilidades de comunicação oral falando de forma clara e concisa durante a apresentação.