Gerenciamento Básico de Projetos 101

O gerenciamento de projetos é um dos componentes mais críticos de um negócio de sucesso. Afeta receitas e passivos e, em última análise, interage com a satisfação e retenção do cliente ou cliente. Sua empresa pode ter apenas um projeto em andamento por vez, enquanto outras corporações e entidades maiores podem conciliar vários projetos ao mesmo tempo. Pela sua própria natureza, os projetos são temporários.

Os projetos são um meio para atingir uma meta, e a meta será eventualmente alcançada. Sua empresa pode passar para outro projeto…ou não. Pode ter sido um objetivo único. 

Os projetos geram uma necessidade crescente na força de trabalho. O Project Management Institute estimou que, durante o período 2010-2020, mais de 15 milhões de novos cargos de gestão de projetos seriam adicionados em todo o mundo.

O que é gerenciamento de projetos? 

O gerenciamento de projetos não é toda a operação da sua empresa. É apenas um segmento, um projeto específico com um plano detalhado de como você e sua empresa atingirão esse objetivo. É um plano detalhado em uma série de etapas, cada uma delas tão importante quanto as outras. Você deve alcançar um para passar corretamente para o próximo.

Pense no gerenciamento de projetos como uma escada que você deve subir. Você não pode saltar para o topo. Você deve seguir degrau por degrau para obter máxima eficiência. Sua equipe deve aplicar as ferramentas disponibilizadas, bem como sua expertise e conhecimento para executar cada etapa e passar para a próxima.

É fácil dizer que você quer chegar ao Box A, então você dará 25 passos nessa direção. Mas você também deve levar em consideração considerações de tempo em seu plano de projeto e provavelmente terá que trabalhar dentro de um orçamento. Você pode rastejar esses 25 passos ou correr. Depende da rapidez com que você deve chegar lá para a conclusão bem-sucedida do projeto. Você pode economizar dinheiro viajando a pé ou contratar um motorista. Depende do orçamento que você dedicou ao projeto.

Não existe uma abordagem, sistema ou plano que sirva para todos. Cada projeto que você e sua empresa abordam provavelmente terá seu cronograma, meta e orçamento. É por isso que é tão importante ter um gerente de projeto experiente e talentoso para comandar o programa. 

Os elementos de um projeto 

Um gerente de projeto bem-sucedido deve gerenciar simultaneamente quatro elementos básicos de um projeto. Esses elementos estão inter-relacionados.

• Escopo:Isso envolve o tamanho, os objetivos e os requisitos do projeto.
• Recursos: Você precisará de pessoas, equipamentos e materiais disponíveis. 
• Tempo:Isso não se refere apenas a quanto tempo o projeto levará no geral. Deve ser dividido em durações de tarefas, dependências e caminho crítico.
• Dinheiro: Tenha um firme controle sobre custos, contingências e lucro.

O elemento mais importante: escopo

O escopo do projeto é a definição do que o projeto deve realizar e os orçamentos de tempo e dinheiro que foram criados para atingir esses objetivos. Qualquer mudança no escopo do projeto deve ter uma mudança correspondente no orçamento, no tempo, nos recursos ou em todos os três.

Se o escopo do projeto for construir um prédio para abrigar três widgets com um orçamento de US$ 100.000, espera-se que o gerente do projeto faça isso. Se o escopo for alterado para um edifício para quatro widgets, o gerente do projeto deverá obter uma mudança apropriada em tempo, dinheiro e recursos. 

Recursos

Existem três aspectos de compreensão e gerenciamento de recursos: pessoas, equipamentos e materiais. 

Um gerente de projeto bem-sucedido deve gerenciar com eficácia os recursos atribuídos ao projeto, incluindo membros da equipe do projeto, funcionários do fornecedor e subcontratados. Ele deve garantir que seus funcionários tenham as habilidades e ferramentas necessárias para concluir o trabalho e monitorar continuamente se há pessoal suficiente para concluir o projeto dentro do prazo. Seu trabalho é garantir que cada pessoa entenda os prazos da tarefa e do projeto.

O membro sênior de cada grupo de funcionários se reporta ao gerente de projeto quando gerencia funcionários diretos, mas os funcionários também podem ter um gerente direto que fornece orientação técnica. Numa situação de gerenciamento matricial, como uma equipe de projeto, a função do gerente de projeto é fornecer orientação do projeto aos gerentes de linha. Gerenciar subcontratos trabalhistas geralmente significa gerenciar o líder da equipe dos trabalhadores subcontratados, que por sua vez gerenciam esses trabalhadores.

Muitas vezes, um gerente de projeto deve adquirir equipamentos e materiais e também gerenciar seu uso para que a equipe possa operar com eficiência. Ele é responsável por ter os equipamentos e materiais adequados no local correto e na hora certa. 

Tempo

Os três elementos de um gerenciamento de tempo bem-sucedido são tarefas, cronograma e caminho crítico. 

Construa o cronograma do projeto listando, em ordem, todas as tarefas que devem ser concluídas. Alguns devem ser feitos sequencialmente, enquanto outros podem se sobrepor ou ser feitos em conjunto. Atribua uma duração a cada tarefa. Aloque os recursos necessários. Determine os predecessores – quais tarefas devem ser concluídas antes de outras – e os sucessores, as tarefas que não podem ser iniciadas antes que cada uma das outras tarefas seja concluída. Este aspecto do gerenciamento de projetos às vezes é chamado degerenciamento de cascataporque uma tarefa segue outra em ordem mais ou menos sequencial.

O software de gerenciamento de projetos pode simplificar a tarefa de criação e gerenciamento do cronograma do projeto.

Algumas tarefas têm um pouco de flexibilidade nas datas de início e término exigidas. Isso é chamado de “flutuação”. Outras tarefas não têm flexibilidade. Eles têm flutuação zero. Uma linha que atravessa todas as tarefas com flutuação zero é chamada decaminho crítico. Todas as tarefas neste caminho – e pode haver vários caminhos paralelos – devem ser concluídas no prazo para que o projeto chegue dentro do prazo. A principal tarefa de gerenciamento do tempo do gerente de projeto é monitorar o caminho crítico.

Dinheiro

As três considerações na gestão do dinheiro são custos, contingências e lucro. 

Cada tarefa tem um custo, seja ele as horas de trabalho de um programador de computador ou o preço de compra de um metro cúbico de concreto. Cada um desses custos é estimado e totalizado na preparação do orçamento do projeto.

Algumas estimativas serão mais precisas do que outras. O orçamento do projeto deve, portanto, incluir uma provisão para contingências — dinheiro reservado no orçamento “apenas no caso” de o custo real de um item ser totalmente diferente da estimativa.

Lucro é o dinheiro que a empresa deseja ganhar com a tarefa. É colocado em cima do custo.

Portanto, o orçamento de um projeto é composto pelo custo estimado, mais a contingência, mais qualquer lucro. A função do gerente de projeto é manter o custo real igual ou inferior ao custo estimado e maximizar o lucro que a empresa obtém no projeto.

Gerenciamento de projetos é uma arte e uma ciência

O gerenciamento de projetos bem-sucedido requer prática. Essas ideias podem fornecer uma compreensão básica do gerenciamento de projetos, mas considere isso apenas o começo. Se o seu trabalho ou plano de carreira inclui gerenciamento de projetos e se você deseja melhorar suas habilidades, converse com gerentes de projetos bem-sucedidos, leia e pratique. O gerenciamento de projetos pode ser uma carreira muito gratificante.