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Além do planejamento tributário, dezembro também é o momento de concluir as tarefas da folha de pagamento de final de ano e de se preparar para o novo ano de folha de pagamento que se inicia. Como uma pequena empresa e empregador, há algumas coisas que você precisa se lembrar de fazer antes de encerrar suas responsabilidades com a folha de pagamento deste ano. Desde a declaração de receitas e impostos até o envio e preenchimento de formulários, aqui estão alguns lembretes de impostos sobre a folha de pagamento de final de ano.
Principais conclusões
- Os empregadores podem se preparar para a temporada de impostos no final do ano, preparando formulários para garantir que os funcionários tenham o que precisam apresentar.
- Os trabalhadores assalariados recebem os formulários W-2, enquanto os não empregados recebem o formulário 1099-NEC.
- Pode ser aconselhável lembrar os funcionários de verificarem seu W-4 e fazerem quaisquer alterações na retenção na fonte no final do ano fiscal.
- Certifique-se de ter números de Seguro Social ou números de identificação fiscal de todos os seus trabalhadores para que não haja problemas com o IRS.
Impostos sobre a folha de pagamento
Os formulários anuais de imposto sobre a folha de pagamento – W-2s e 1099-NECs – devem ser entregues aos funcionários e não funcionários até 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal. 31 de janeiro também é o prazo para apresentação de W-2s à Administração da Previdência Social ou 1099-NECs ao IRS.
Arquive W-2s com a Administração da Segurança Social e formulários 1099-NEC com o IRS. Certifique-se de usar o formulário correto para o ano fiscal, não para o ano em que está preparando o formulário. Verifique o ano no formulário.
Você deverá fazer retenção de segurança de pagamentos feitos a não funcionários se receber um aviso de retenção de segurança. A taxa de retenção na fonte é de 24%.Você deve relatar a retenção na fonte no formulário 1099 do indivíduo se tiver feito algum pagamento a ele durante o ano fiscal.
As penalidades por não arquivamento e não entrega dos formulários W-2 aos funcionários e dos formulários 1099 aos não funcionários aumentaram.
Impostos de Segurança Social e Medicare
Há sempre um máximo anual para os rendimentos quando se trata de retenção de impostos na Segurança Social. Certifique-se de saber o que é – o IRS geralmente divulga essas informações no final do ano civil para o próximo ano yax – para que você saiba quando parar de reter a parte do funcionário nos impostos da Previdência Social de seus cheques (você ainda precisará pagar o imposto da Previdência Social sobre a renda acima desse máximo).
Observação
A taxa de imposto da Segurança Social é de 6,2% para o empregador e de 6,2% para o trabalhador, num total de 12,4%.
A alíquota do Medicare é de 1,45% para o empregador e 1,45% para o empregado, totalizando 2,9%. No entanto, depois que um funcionário atinge uma renda anual de US$ 200.000, há um imposto adicional do Medicare de 0,9%. Você deve começar a reter o imposto adicional do Medicare assim que o salário do funcionário atingir esse valor, mesmo que seja no meio do ano. Você não terá que pagar o imposto adicional do Medicare como empregador, apenas o valor normal.
Lembrando os funcionários sobre a revisão dos formulários W-4
Os funcionários podem revisar seus formulários W-4 a qualquer momento. O final do ano civil é um bom momento para lembrá-los de revisar seus formulários para garantir que as informações ainda estejam corretas e que o valor que desejam reter para o imposto de renda federal ainda esteja correto. Os funcionários também devem verificar o formulário de retenção de imposto de renda do seu estado para alterações e valores retidos na fonte, caso seu estado imponha um imposto de renda.
Observação
Os funcionários geralmente podem alterar seus formulários W-4 quantas vezes quiserem ao longo do ano.
Solicite formulários W-9 para 1.099 trabalhadores
Você deve obter um formulário W-9 de todos os beneficiários antes de preparar os formulários 1099-NEC ou outros formulários 1099 para não funcionários. O formulário W-9 é semelhante ao W-2 e é usado para verificar o endereço e o número de identificação fiscal da pessoa física.O número de identificação fiscal é a informação mais importante porque o IRS o utiliza para comparar a renda 1.099 declarada pelos contribuintes com a renda 1099 apresentada pelos pagadores.
Solicite formulários W-2 e formulários 1099
Agora é a hora de solicitar formulários se você enviar W-2s, o resumo fiscal de final de ano para funcionários, ou 1099-NECs, o resumo fiscal de final de ano para contratados independentes.
Verifique se o seu serviço de folha de pagamento tem o que precisa para preparar esses formulários, caso você use um. Você vai querer fazer isso no início de janeiro porque os formulários W-2 e 1099-MISC devem ser enviados aos indivíduos até 31 de janeiro.
Você pode obter formulários W-2 em lojas de materiais de escritório ou no IRS. Você não pode usar um formulário W-2 ou 1099 baixado da Internet porque a tinta vermelha na Cópia A é especial e não pode ser copiada.
Verifique os números de segurança social dos funcionários
Verifique com a Administração da Segurança Social se os nomes dos funcionários e os números da Segurança Social correspondem e estão corretos antes de preparar os formulários W-2.
Observação
Consulte a seção Business Services Online da Previdência Social para obter mais informações sobre como registrar W-2s online.
Verifique as informações de não funcionários antes de enviar formulários 1099-NEC
Você deve verificar o número de identificação fiscal do indivíduo antes de enviar um formulário 1099-NEC a um não funcionário que você pagou, como um empreiteiro ou empresa. Você terá que enviar um formulário W-9 para obter o endereço e o número de identificação fiscal.
Outras tarefas fiscais sobre a folha de pagamento de final de ano
Certifique-se de que os salários dos funcionários sejam registrados no ano correto. Utilizar o conceito contábil de recebimento construtivo como a data em que a pessoa tem acesso irrestrito aos recursos é o que conta. Coloque os salários no ano correto usando a data do contracheque.
A renda conta para janeiro se você estiver pagando o salário dos funcionários da última semana de dezembro, mas o contracheque for datado de janeiro. A exceção é se você pagar antecipadamente os salários em dezembro para os funcionários assalariados, pelos salários devidos em janeiro.
Determine como você lidará com os contracheques dos funcionários que não são descontados há muito tempo. Você deve fazer um esforço sincero para encontrar o funcionário. Use cartas autenticadas para comprovar que a carta não pôde ser entregue. Você é obrigado por lei estadual a entregar os contracheques não descontados ao departamento de receita do seu estado se não conseguir encontrar o funcionário. Eles continuarão tentando encontrar o indivíduo.
Você também terá que contabilizar o passivo da folha de pagamento do contracheque não descontado em seu sistema de contabilidade. A forma como isso será tratado dependerá da probabilidade de o funcionário eventualmente descontar o cheque. Verifique com seu contador para determinar como proceder.
Determine os valores tributáveis para funcionários W-2 para determinados benefícios, incluindo porcentagens para o uso pessoal de veículos e telefones celulares da empresa por proprietários e funcionários, e despesas educacionais pagas pelo empregador que possam ser tributáveis. Verifique com seu contador os requisitos de relatórios para esses benefícios.
Perguntas frequentes (FAQ)
Quais formulários fiscais você precisa preencher no final do ano quando for empregador?
Como empregador, você precisará enviar aos funcionários os formulários W-2, os formulários 1099-NEC aos não funcionários e poderá ter que solicitar o 945 para retenção na fonte. Outros formulários que você pode precisar preencher incluem o Formulário 940 para impostos sobre desemprego e o Formulário 944 para impostos federais anuais. O site do IRS lista os formulários de que você pode precisar para o seu negócio no final do ano.
Quais impostos sobre a folha de pagamento os empregadores pagam?
Os empregadores têm de pagar impostos sobre o desemprego, impostos sobre a Segurança Social e Medicare (FICA) e impostos federais sobre o rendimento como parte dos impostos sobre os salários. Espera-se que os empregadores depositem esses impostos com frequência mensal ou semestral.
