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A papelada financeira que acompanha a administração de uma empresa pode ser confusa, mas é importante resolver tudo. Manter a papelada atualizada é um aspecto crucial para manter registros precisos e compreender sua situação financeira. Duas peças de papelada especialmente importantes são faturas e recibos. Qualquer empresário de sucesso precisa entender os detalhes desses documentos, incluindo quando e como usá-los.
Principais conclusões
- Faturas e recibos são registros de transações entre uma empresa e um cliente
- As faturas são uma solicitação de pagamento em troca de bens entregues ou serviços prestados
- Os recibos são emitidos por uma empresa para confirmar o pagamento feito por um cliente após o fato
- As faturas impactam as contas a receber de uma empresa, enquanto os recebimentos impactam os saldos de caixa
- Uma empresa precisa manter e rastrear faturas e recibos, não apenas o dinheiro, mas também para fins fiscais
Diferença entre faturas e recibos
Tanto as faturas como os recibos são utilizados para registar a venda de bens ou serviços entre uma empresa e os seus clientes; no entanto, as duas principais diferenças entre os dois são quando são geradas e como são contabilizadas.
| Faturas | Recibos | |
|---|---|---|
| Quando eles são usados? | Você fatura seu cliente após a troca de bens ou serviços, mas antes do pagamento | Você usa um recibo para confirmar o pagamento em troca de bens ou serviços após ele ter sido feito |
| Como eles são contabilizados? | Uma fatura é contabilizada nas contas a receber da sua empresa | Um recibo implica uma alteração nos saldos de caixa da sua empresa |
O que é uma fatura?
Uma fatura é entregue a um cliente ou cliente antes de ele pagar. Às vezes é chamado de projeto de lei. pense nisso como uma solicitação de pagamento em troca de bens entregues ou serviços prestados.
Uma fatura é um documento detalhado que relaciona produtos e serviços e calcula quanto um cliente lhe deve em termos de tempo, trabalho e materiais. Por exemplo, se você for um designer gráfico que criou um gráfico para um cliente, você faturará pelo tempo que levou para criar o gráfico. Se você tivesse que comprar uma foto para incluir no gráfico, você também a incluiria na fatura.
Observação
Como empresa, você também pode receber uma fatura. Se você usar fornecedores ou prestadores de serviços para ajudar em qualquer aspecto do seu negócio, como um assistente virtual, poderá receber uma fatura deles.
O que incluir em uma fatura
Para garantir que seu cliente ou cliente tenha clareza sobre o custo que você está solicitando, é importante ser extremamente detalhado em suas faturas. Embora os requisitos e formatos variem de acordo com cada empresa, cada fatura deve, normalmente, incluir:
- O nome da sua empresa e o nome do cliente, juntamente com os endereços
- A data em que a fatura foi criada, o que é crucial para o pagamento dentro do prazo
- Data(s) e descrição dos produtos ou serviços fornecidos, incluindo o preço de cada um e a quantidade total encomendada
- Quaisquer depósitos, pré-pagamentos ou qualquer outra taxa paga antecipadamente
- Quaisquer taxas ou bônus especiais que você ofereceu
- Imposto sobre vendas, se a transação envolveu um item tangível sujeito ao imposto estadual sobre vendas
Apenas para manter a comunicação transparente, você também pode incluir o seguinte:
- Quaisquer penalidades ou taxas atrasadas (isso é especialmente importante para incluir nas faturas de acompanhamento quando a fatura inicial não for paga dentro do prazo)
- Condições de pagamento, incluindo forma e data de vencimento. Este aspecto deve incluir frases como “fazer check-out para…” ou “enviar dinheiro através do PayPal para…” ou “30 dias líquidos”, o que significa que o pagamento deve ser pago em 30 dias.
Como criar uma fatura
Muitas ferramentas de contabilidade e escrituração contábil para pequenas empresas facilitam a geração de faturas.
Observação
A vantagem de utilizar um software de contabilidade é que ele não só ajuda a criar a fatura, mas também pode utilizá-lo para enviar uma fatura digital, além de acompanhar se ela foi paga ou não.
Quando pago, os dados podem ser adicionados automaticamente a uma categoria das suas finanças, como Contas a Receber ou Contas Pagas. Se você não quiser usar um software de contabilidade especializado, provavelmente encontrará um modelo de faturamento em qualquer programa de processamento de texto que usar.
Como entregar uma fatura
As faturas podem ser entregues pessoalmente, por correio ou por e-mail. Você pode usar o e-mail como padrão, mas depois decidir enviar um por correio para um cliente ou cliente que está atrasado no pagamento. Em caso de dúvida, use vários métodos. Receber o pagamento é um aspecto crucial do seu negócio, portanto, não poupe esforços para colocar a fatura na mesa certa.
Faturas não pagas
Como você sabe como é importante receber o pagamento, você deve se esforçar para pagar imediatamente qualquer fatura que receber. É um mau negócio não honrar os contratos que você fez com outras pessoas. Até mesmo um atraso no pagamento pode refletir negativamente sobre você e sua empresa.
Se você faturou um cliente ou cliente que não pagou, você tem várias opções:
- Envie uma segunda fatura com um aviso de “vencimento agora”. Ocasionalmente, as faturas são perdidas e um pagamento perdido pode não ser malicioso. Enviar um lembrete pode ser tudo o que você precisa. Certifique-se de que todas as suas faturas estejam claras sobre o vencimento do pagamento.
- Leve o cliente ou consumidor ao juizado de pequenas causas. Isso só seria aconselhável se você tivesse uma quantia elevada em dívida, pois ir a tribunal é caro.
- Envie a dívida para uma agência de cobrança. Se estiver disposto a desistir de parte do dinheiro da fatura, você pode envolver uma agência de cobrança de dívidas que trabalhará para cobrar o dinheiro em troca de uma porcentagem do pagamento.
- Escreva o não pagamento como uma perda em seus impostos.
Para contas pequenas, amortizá-las será mais fácil, mas se você tiver uma conta grande, o tribunal ou uma agência de cobrança pode ajudar. E, caso esteja pensando nisso, você não deve continuar trabalhando com um cliente que não paga.
O que é um recibo?
Os recibos são emitidos assim que seu cliente ou cliente paga a fatura. É essencialmente um comprovante de compra. Se você cometer um deslize e enviar acidentalmente uma segunda fatura, seu cliente poderá usar um recibo para provar que já pagou o que lhe deve. Além de fornecer recibos aos seus clientes e consumidores, você deve guardar os que receber relativos ao seu negócio.
Observação
Seus recibos facilitam o cálculo das deduções de despesas comerciais na hora do imposto. Se o IRS questionar qualquer parte de seus impostos, os recibos ajudarão a provar que você não estava abusando do código tributário.
O que incluir em um recibo
Embora as faturas exijam informações específicas por lei, não existe um padrão para o que consta de um recibo. O que aparece em um recibo pode variar de empresa para empresa. Pode ser tão simples quanto uma nota manuscrita que diz “fulano pagou esse valor” ou tão complicado quanto uma fatura. Idealmente, deveria conter informações sobre o que foi pago, a data em que foi pago e como foi pago (embora não deva conter dados de pagamento específicos, como números de cartão de crédito). Algumas empresas simplesmente recriam a fatura e colocam “PAGO” nela.
Como criar um recibo
Semelhante às faturas, existem várias maneiras de criar um recibo. Se você estiver usando um programa de contabilidade, ele poderá gerar um recibo quando você registrar pagamentos de faturas. Os processadores de texto provavelmente têm um modelo que você pode usar para gerar um recibo depois de receber o pagamento. Conforme mencionado anteriormente, pode até ser tão simples quanto fazer uma anotação à mão em um pedaço de papel.
Como entregar um recibo
Idealmente, os recibos devem ser entregues imediatamente após o pagamento. Se um não for criado e entregue automaticamente, você deseja criá-lo e enviá-lo o mais rápido possível. Assim como as faturas, elas podem ser entregues pessoalmente, enviadas por e-mail ou pelo correio.
Observação
Ao entregar um recibo, certifique-se de marcar o pagamento em qualquer sistema de contabilidade usado.
Se você recebeu um recibo de pagamento de produtos ou serviços relacionados ao seu negócio, arquive o recibo e marque-o em seu sistema contábil. Essas informações o ajudarão a se manter atualizado sobre sua situação financeira e a maximizar suas deduções fiscais.
Perguntas frequentes (FAQ)
Como você arquiva faturas e recibos?
Existem dois aspectos principais na organização de faturas e recibos: arquivamento e contabilidade. Se estiver usando faturas e recibos em papel, você precisará criar um sistema de arquivamento que não apenas ajude a organizá-los em ordem cronológica, mas também possa ajudá-lo a controlar os pagamentos e facilitar a reconciliação dos números. Usar um software de contabilidade pode ser benéfico nesse sentido, pois pode fazer todas essas coisas.
Como você cria uma fatura?
Uma fatura é uma solicitação de pagamento de mercadorias entregues ou serviços prestados. Deve, normalmente, incluir informações detalhadas sobre a transação, como o nome do produto ou serviço, seu preço por unidade, preço total, qualquer pré-pagamento ou descontos e imposto sobre vendas, se aplicável. Deve também incluir o nome da sua empresa, a data da fatura e a data em que ocorreu a transação. Cada empresa pode ter seus próprios formatos ou requisitos específicos para faturas.
