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Você vasculha freneticamente pilhas de papéis quando chega a hora do imposto, procurando os registros necessários para preparar sua declaração de imposto de renda? Você não tem certeza de quais registros deve manter e quais pode descartar com segurança?
Você pode tornar sua vida mais fácil e garantir que não perderá nenhuma dedução ou crédito fiscal se organizar seu sistema de manutenção de registros no início do ano e mantê-lo atualizado.
Principais conclusões
- Ter registros precisos pode ser fundamental se o IRS questionar suas deduções e sua elegibilidade para quaisquer créditos fiscais que você reivindicar.
- Você deve ter faturas, recibos ou algum outro tipo de registro por escrito de quaisquer despesas para as quais está reivindicando uma dedução fiscal.
- Registros eletrônicos também são aceitáveis, como extratos de cartão de crédito ou bancários que você baixa ou acessa no site do credor ou do banco.
- Você é obrigado a manter seus registros por três anos a partir da data em que apresentar sua declaração. Mas seis anos pode ser uma regra prática mais segura. O IRS tem muito tempo para auditar você em alguns casos.
Por que você deve manter bons registros
É muito menos provável que as pessoas mantenham todos os seus registos relevantes num só local quando grande parte da sua vida financeira existe online ou em formato eletrónico. Isso não quer dizer que os métodos de manutenção de registros que você adota não possam ser eletrônicos. Mas deve ser configurado de forma que tudo que você precisa esteja localizado em um local seguro. Outras dicas:
- Invista em um cofre à prova de água e fogo se você mantiver registros em papel.
- Considere manter cópias em locais separados.
- Digitalize registros impressos se você decidir se tornar digital.
- Mantenha seus registros e arquivos digitais seguros e certifique-se de ter um backup.
Essas medidas não apenas facilitarão a apresentação de sua declaração de imposto de renda, mas também ajudarão a garantir que você reivindique todas as deduções fiscais ou créditos aos quais tem direito. Manter registros permite que você explique um item em sua devolução se o Internal Revenue Service (IRS) questioná-lo sobre isso em uma auditoria.
Observação
O resultado final da má manutenção de registros pode ser uma cobrança de impostos mais alta se você for auditado e o IRS questionar um crédito ou dedução que você não pode comprovar.
Manter registros precisos pode proporcionar todos os benefícios fiscais aos quais você tem direito. Isso pode evitar que você tenha que pagar impostos e multas adicionais por itens não comprovados.
Quais registros você precisa?
Os registros que você precisa manter se enquadram em duas categorias amplas: registros de receitas e registros de despesas.
Seu talão de cheques, software de orçamento pessoal e ferramentas bancárias on-line podem ajudá-lo a lembrar receitas e despesas que devem ser informadas em sua declaração de imposto de renda. Mas o talão de cheques ou o software por si só não são suficientes para comprovar a dedutibilidade de suas despesas.
Para quaisquer deduções ou créditos, você deve ter faturas, recibos, recibos de vendas ou outros registros escritos que especifiquem exatamente o que você pagou, além de comprovantes de pagamento, como cheques cancelados e recibos de cartão de crédito. Algumas deduções discriminadas que você deve documentar dessa forma incluem contribuições de caridade, juros de hipotecas e impostos imobiliários. Se você fizer pagamentos em dinheiro, obtenha um recibo datado e assinado mostrando o valor total e uma descrição detalhada do que foi comprado.
Quando se trata de investimentos em ações e títulos, você deve ser capaz de determinar sua base e se terá ganho ou perda ao vender. Isso ajudará a provar que você reivindicou corretamente qualquer rendimento que ganhou. Seus registros devem mostrar os preços de compra, preços de venda, comissões, dividendos recebidos em dinheiro ou reinvestidos, desdobramentos de ações, encargos de carregamento e desconto de emissão original (OID).
Observação
Uma planilha é uma ótima maneira de rastrear informações de investimento. Mas mesmo uma declaração do seu corretor ou consultor financeiro ou um cronograma manuscrito servirão.
Certifique-se de manter seus recibos de pagamento como comprovante de pagamento se você tiver despesas dedutíveis retidas em seu contracheque. Isso pode incluir taxas sindicais, prêmios de seguro médico ou contribuições 401(k). Podem ser em papel ou eletrônicos, se seu empregador oferecer.
Os registros mais comuns para manter
Estes são alguns dos registros mais comuns que você deve manter e solicitar caso não consiga localizá-los ou nunca os tenha recebido:
- Formulários W-2 e 1099
- Extratos bancários
- Demonstrativos de corretagem e fundos mútuos
- Formulário K-1 (para parcerias)
- Comprovantes de vendas
- Faturas
- Recibos de cartão de crédito
- Cheques cancelados ou outro comprovante de pagamento
- Contratos de compra e venda de casas, declarações de fechamento e registros de seguros
Por quanto tempo você deve manter registros?
Você deve manter os registros por pelo menos três anos a partir da data em que apresentou sua declaração original, mas não custa nada manter uma cópia de suas declarações fiscais reais, W-2s e 1099s indefinidamente. Você ou seus herdeiros podem precisar de informações sobre as declarações em algum momento e, eventualmente, ter que comprovar seus rendimentos para fins de Seguro Social.
Você deve manter registros por três anos a partir da data em que apresentou sua declaração original ou por dois anos a partir da data em que pagou o imposto, o que ocorrer depois, se você registrar uma solicitação de crédito ou reembolso após apresentar sua declaração.
O IRS pode estender o período de retrospectiva em até seis anos em certos casos, se você for auditado. Ter um registro documental longo e preciso pode ser vital se você for submetido a uma auditoria aprofundada das declarações fiscais de anos anteriores.
Perguntas frequentes (FAQ)
Qual é a melhor maneira de armazenar seus registros financeiros?
Armazenar seus arquivos digitalmente é a maneira mais segura e conveniente de armazenar (e recuperar) a maioria dos seus documentos e registros financeiros.Para documentos importantes, como contratos de empréstimo hipotecário ou planos imobiliários, considere investir em um cofre à prova de fogo e água, ou armazená-los fora de casa, em um cofre
Por quanto tempo devo manter registros e recibos fiscais?
Em geral, você deve manter os documentos comprovativos de suas declarações fiscais por três anos após a apresentação.O IRS observa algumas situações em que você deve manter suas informações de apoio por mais tempo:
- Mantenha registros por sete anos se você registrar uma reclamação por perda de títulos sem valor ou dedução de dívidas inadimplentes.
- Mantenha os registros por seis anos se você não declarar a renda que deveria declarar e se ela for superior a 25% da renda bruta mostrada em seu retorno.
- Mantenha os registros indefinidamente se você não apresentar uma declaração.
- Mantenha os registros indefinidamente se você registrar uma devolução fraudulenta.
