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Não importa qual seja o seu trabalho, você precisará se corresponder profissionalmente com seu chefe, colegas, membros da equipe e funcionários ao longo de sua carreira. Às vezes, isso envolverá o envio de uma carta física. Outras vezes, será necessário apenas um e-mail rápido.
Conheça as regras básicas para enviar, escrever e formatar cartas e e-mails educados e profissionais. É sempre importante manter sua correspondência focada no assunto sobre o qual você está escrevendo. Revise e edite cuidadosamente tudo o que você enviar também.
Confira os exemplos de cartas e e-mails abaixo. Use-os como modelos para iniciar suas próprias mensagens, adaptando-as às circunstâncias sobre as quais você está escrevendo.
Dicas para escrever e-mails e cartas para funcionários
Decida o método certo.Ao decidir enviar uma carta física ou um e-mail, pense bem na situação. Se o tempo for essencial (por exemplo, se você tiver uma emergência familiar e precisar tirar um dia de folga), o e-mail provavelmente será a melhor escolha. Se o tempo não for tão importante e você quiser ser oficial, poderá enviar uma carta comercial formal.
Envie para as pessoas certas.Pense em quem precisa receber sua mensagem. Se você estiver pedindo demissão ou demitindo alguém, talvez seja necessário enviar a mensagem não apenas para a pessoa específica, mas também para alguém do departamento de recursos humanos. Se você estiver enviando um e-mail de despedida para seus colegas de trabalho, considere enviar mensagens individuais para cada pessoa.
Seja sempre profissional.Mesmo que você esteja enviando uma mensagem rápida, certifique-se de que seu tom seja sempre educado e profissional. Evite linguagem pouco profissional (como gírias ou abreviações), emojis e fontes e formatos que distraem. Quando o conteúdo da mensagem for relacionado a negócios, use um tom profissional.
Inclua uma saudação e encerramento apropriados.Seja enviando um e-mail ou uma carta, adicione uma saudação profissional que inclua o nome da pessoa. Além disso, inclua um encerramento e uma assinatura educada. Se for um e-mail, inclua uma assinatura de e-mail com suas informações de contato. Se for uma carta escrita, inclua uma assinatura manuscrita.
Seja breve.Mantenha sua mensagem o mais curta possível. Você pode incluir uma breve introdução, como “Espero que seu dia esteja indo bem”. Em seguida, mergulhe rapidamente no motivo de sua escrita. Inclua apenas as informações essenciais.
Observação
A mensagem não deve ultrapassar um ou dois breves parágrafos (especialmente se for um e-mail). Se você for breve, será mais provável que o destinatário o leia.
Edite e revise cuidadosamente.Sempre revise completamente sua mensagem em busca de erros ortográficos e gramaticais antes de enviá-la. Os e-mails profissionais devem ser sempre claros e fáceis de ler.
Formato de mensagem de e-mail para funcionários
A seguir está um exemplo do formato apropriado para um e-mail comercial escrito por um gerente para uma equipe de trabalho. Veja abaixo exemplos de e-mails de funcionários para diversas circunstâncias.
Linha de assunto:Mudanças Departamentais
Querida equipe:
Bom dia. Algumas mudanças interessantes estão chegando ao nosso departamento, sobre as quais desejo alertá-los.
Devido à recente aquisição da XYZ Company pela ABC Inc., nossa administração executiva decidiu que alguma reestruturação de nosso departamento é necessária para que nossa transição por meio desta fusão possa ser o mais tranquila possível.
Esta é, em geral, uma notícia muito boa para todos nós, pois iremos contratar dez novos representantes de vendas, o que irá aliviar a nossa actual situação de falta de pessoal e preparar-nos para o aumento das operações de vendas que esta fusão deverá desencadear.
Estou agendando uma reunião de equipe para amanhã, das 12h às 13h, onde descreverei os passos desta importante transição; será fornecido almoço. Fique à vontade para entrar em contato comigo a qualquer momento durante as próximas semanas caso tenha alguma dúvida ou preocupação.
Atenciosamente,
Juliana Adams
E-mail: [email protected]
Telefone: 555-555-1234
Cartas relacionadas ao trabalho e exemplos de e-mail
Para um trabalho bem feito
É sempre uma ótima sensação dar boas notícias ou parabenizar os colegas pelo seu sucesso. E, ao contrário dos votos de felicidades pessoais, um colega pode salvar uma carta ou e-mail para ver mais tarde. Com e-mails de agradecimento, você pode até copiar gestores e outros colegas para divulgar as boas novas. Aqui estão alguns exemplos para ajudá-lo a acertar o texto:
- Parabéns pela promoção
- Cartas de agradecimento para membros da equipe
Para um trabalho não tão bem executado
Se você tiver que dar más notícias, seja para um candidato a emprego ou para um funcionário existente, esses exemplos de cartas o ajudarão a estruturar sua mensagem.
Quando se trata de escrever cartas com más notícias, não enterre a mensagem. Coloque as informações essenciais no primeiro parágrafo ou mesmo na primeira frase da carta (por exemplo, “Infelizmente, você não conseguiu este emprego” ou “Devido a uma queda nos pedidos, estamos reduzindo os salários de todos os funcionários em 10 por cento”). Seja direto e direto em suas palavras. Os destinatários devem ser capazes de absorver rapidamente as notícias.
- Carta de rejeição de candidato
- Carta de redução salarial
Cartas aos empregadores
Se você estiver se candidatando a um novo emprego, esses exemplos devem ajudá-lo a redigir um pedido bem formulado de referência, entrevista e muito mais. Esta lista também inclui maneiras de responder quando uma empresa lhe faz uma oferta:
- Exemplos de cartas de interesse
- Confirmar uma entrevista
- Agradeça por uma entrevista
- Aceite uma oferta de emprego
- Mensagem de e-mail de contraoferta
- Recusar uma oferta de emprego
Para uma promoção ou transferência de emprego
Aqui está uma ajuda para quando você estiver tentando conseguir um novo cargo na empresa em que trabalha, seja para ser promovido ou transferido para uma função ou local diferente:
- Carta de apresentação de promoção de emprego
- Carta de solicitação de transferência de emprego
- Exemplo de carta de solicitação de transferência de trabalho – realocação
Cartas para candidatos a emprego
Revise estes exemplos de cartas e e-mails enviados aos candidatos durante o processo de contratação:
- Cartas de convite para entrevista
- Cartas de rejeição de candidatos
Dê as boas-vindas a um funcionário novo ou antigo
Esteja você fazendo uma oferta inicial de emprego ou dando as boas-vindas a um funcionário após uma licença prolongada, aqui estão alguns exemplos do que você pode dizer. Esse tipo de carta pode ajudar a definir o tom para funcionários novos (ou que retornam) e tornar sua transição para o local de trabalho mais tranquila.
- Bem-vindo de volta da carta de licença médica
Cartas de solicitação de funcionários
O que você quer do seu gerente? Mais dinheiro? Uma posição permanente? Você encontrará as palavras certas para perguntar nestes exemplos de cartas:
- Peça uma carta de aumento
- Solicitação de mensagem de e-mail de aumento
- Carta de aumento salarial
- Exemplo de carta de apresentação de temperatura para permanente
Solicitações de trabalho em casa
Ao solicitar trabalho em casa de forma regular ou temporária, você precisa transmitir exatamente o que deseja e como essa mudança pode beneficiar a empresa. Estes exemplos mostram como:
- Carta de solicitação de trabalho em casa
Quando você está saindo do seu trabalho
Esses exemplos ajudam você, desde a entrega de sua demissão até a despedida de seus colegas de trabalho.
Observação
Lembre-se: não importa como você se sinta em relação à empresa da qual está saindo, seja gentil e educado em sua mensagem de despedida.
- Carta de adeus
- Cartas de demissão
Quando seu funcionário está saindo
Veja como aceitar oficialmente uma demissão e escrever uma referência para um ex-funcionário ou colega. Também mostramos como verificar se um funcionário atual ou ex-funcionário foi contratado pela sua empresa.
- Aceitar uma demissão
- Carta de verificação de emprego
- Cartas de referência por e-mail
Principais conclusões
Concentre-se em sua carta. Todo mundo recebe muitos e-mails, então mantenha as mensagens enviadas focadas e concisas.
Mantenha-o profissional. Ao escrever correspondência relacionada a negócios, mantenha-a sempre profissional, mesmo que conheça bem o destinatário.
Revise e verifique a ortografia. Revise e verifique cuidadosamente a ortografia de todas as suas cartas e mensagens de e-mail antes de clicar em enviar.
