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A distinção entre empregados e prestadores de serviços independentes é importante. O status de alguém que trabalha na sua empresa faz diferença na forma como você paga e como ele paga os impostos.
Funcionários e contratados independentes – definidos
Funcionários(às vezes chamados de empregados de direito consuetudinário) são indivíduos que trabalham para um empregador que controla o trabalho do empregado – o que será feito e como será feito.
Contratantes independentessão profissionais ou trabalhadores que exercem uma atividade comercial ou empresarial que oferece seus serviços ao público em geral. Pessoas como médicos, dentistas, empreiteiros e freelancers são considerados contratantes independentes. Os contratantes independentes são considerados trabalhadores independentes e os seus rendimentos estão sujeitos ao imposto sobre o trabalho independente (Segurança Social e Medicare).
Por que o status correto do trabalhador é importante
Determinar se um trabalhador é um contratante independente (IC) ou um empregado é importante porque determina se os impostos sobre os salários (imposto sobre o rendimento e impostos FICA) são retidos do pagamento da pessoa. Você deve reter impostos sobre a folha de pagamento do pagamento dos funcionários, mas não retém impostos sobre pagamentos a contratados independentes. O IRS determina o status do trabalhador para esses fins.
O status do trabalhador (IC ou empregado) também é importante para o status salarial e de benefícios. Somente os funcionários são protegidos pela lei de salários e horas de trabalho do Departamento de Trabalho, o Fair Labor Standards Act. Esta lei estabelece regras para salários mínimos, horas extras, trabalho infantil, OSHA e outras proteções.
Observação
Como as regras do IRS e do DOL são diferentes, um trabalhador pode ser classificado como empregado sob uma regra e como contratado independente sob outra. Obtenha ajuda de um advogado trabalhista para descobrir isso para o seu negócio.
Como o IRS determina o status do trabalhador
O IRS utiliza três regras básicas para determinar o tipo de relação comercial entre o trabalhador e o empregador, com base no grau de controle e independência do trabalhador
Controle Comportamental
O controle comportamental analisa o grau de controle que o empregador tem sobre os trabalhadores. O funcionário dá muitas instruções detalhadas, incluindo onde e quando fazer o trabalho? O empregador realiza formação (o que implica que o trabalhador poderá ainda não ser qualificado)? O empregador possui sistemas de avaliação integrados para monitorar o desempenho dos trabalhadores? O trabalhador traz suas próprias ferramentas e suprimentos ou o empregador os fornece?
Controle Financeiro
Este factor inclui a forma como o trabalhador é pago, se o trabalhador pode trabalhar para terceiros ao mesmo tempo e se o trabalhador pode incorrer em lucros ou perdas. Um trabalhador que recebe um salário está impedido de trabalhar para terceiros e que não participa dos lucros ou prejuízos da empresa, provavelmente é um empregado.
Tipo de relacionamento
A presença de um contrato específico pode indicar um contratante independente, mas este fator por si só não é controlador. Se o trabalhador tiver direito a benefícios, isso indicaria um vínculo empregatício. Outro fator seria o tipo de trabalho que a pessoa realiza; se estiver diretamente relacionado ao trabalho principal da empresa, provavelmente é um funcionário. Por exemplo, um trabalhador de manutenção não estaria a fazer trabalho de “empresa” se estivesse a trabalhar para um banco.
Observação
O IRS analisa as designações de funcionários versus contratantes independentes caso a caso. Eles presumem que a pessoa é um empregado.
Obtendo uma determinação de status de trabalhador do IRS
Às vezes é difícil determinar o status de um trabalhador, mas se você não tiver certeza,suponha que o trabalhador seja um empregadoaos olhos do IRS. Se você quiser saber se deve classificar um trabalhador como contratado independente ou empregado, preencha um Formulário SS-8 para solicitar uma determinação do IRS. A Receita Federal não emite determinações sobre situações hipotéticas, mas apenas para resolver questões tributárias federais.
Novo Departamento de Regras Trabalhistas para Determinar a Situação do Trabalhador
O Departamento do Trabalho dos EUA anunciou novas regras para tornar mais fácil determinar se um trabalhador é um contratante independente ou um empregado.
Observação
O novo regulamento DOL foi suspenso pela administração Biden, juntamente com outros regulamentos propostos, até que todos tenham sido revistos.
Um teste de realidade económica para determinar se o trabalhador trabalha numa empresa independente ou é um empregado, dependente de um empregador para trabalhar
Dois “fatores essenciais” para ajudar a esclarecer se o trabalhador é economicamente independente: a natureza e o grau de controle sobre o trabalho e a oportunidade do trabalhador de obter lucros ou perdas com base na iniciativa e/ou investimento
Vários fatores adicionais para esclarecimentos adicionais:
- A quantidade de habilidade necessária para o trabalho
- O grau de permanência da relação de trabalho
- Se o trabalho é uma parte essencial do produto comercial
O DOL também observou que a realidade da situação é mais importante do que ter um contrato.
Outro status possível para os trabalhadores
Só para confundir as coisas, existe outro status possível para os trabalhadores, denominado empregado estatutário (ou não empregado). Um funcionário estatutário é um cruzamento entre um funcionário e um contratado independente; eles são tratados como trabalhadores externos à empresa, mas são tratados como empregados para fins de imposto trabalhista e como contratados independentes para fins de imposto de renda.
Apenas quatro categorias específicas de trabalhadores podem ser designadas como empregados estatutários:
- Alguns motoristasque distribuem bebidas (não lácteas), carnes, hortifrutigranjeiros ou produtos de panificação, se forem agentes de sua empresa e forem pagos com comissão.
- Agentes de seguros de vida em tempo integralvendendo seguros principalmente para uma empresa
- Trabalhadores por peçaque trabalham em casa com materiais ou bens que você fornece. Você especifica o trabalho a ser feito e os bens ou materiais são devolvidos a você.
- UMviajante em tempo integral ou vendedor municipal, se o trabalho realizado para você for o principal negócio dessa pessoa. A pessoa entrega os pedidos a você e os produtos vendidos devem ser mercadorias para varejo ou suprimentos utilizados no negócio do comprador.
Como os funcionários e contratados independentes pagam impostos
Funcionáriossão pagos como assalariados ou por hora, por comissão ou uma combinação, e podem estar sujeitos a horas extras. Os funcionários são tributados sobre sua renda e recebem um formulário W-2 mostrando sua renda anual). Você também deve reter impostos de renda federais e estaduais e impostos FICA (Segurança Social e Medicare) deles. Sua empresa também deve efetuar pagamentos de impostos FICA.
Se alguém estiver trabalhando para sua empresa comocontratante independente, você não retém impostos de renda federais ou estaduais e impostos FICA dos valores que você os paga, a menos que estejam sujeitos a retenção na fonte.
Sua empresa também não é obrigada a efetuar pagamentos de Seguro Social e Medicare para contratados independentes. O contratante independente deve pagar estes impostos da Segurança Social/Medicare como impostos de trabalho autônomo sobre os pagamentos que recebe.
Você deve enviar a cada contratante independente um formulário 1099-NEC anual (a partir de 2020) se tiver pago a essa pessoa US$ 600 ou mais durante o ano.
