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Uma de suas funções mais importantes como empresa com funcionários é garantir que o pagamento dos funcionários seja calculado corretamente. Essa responsabilidade inclui reter valores corretos de impostos e fazer outras deduções. Comece com o salário bruto do funcionário (salário total do período) e passe pelo processo de retenção e dedução para chegar ao salário líquido.
O pagamento líquido é o valor do salário de um funcionário (seja assalariado ou por hora) após a retenção de imposto de renda federal e estadual e quaisquer deduções adicionais em contracheque. O salário líquido é, portanto, o valor efetivamente recebido pelo empregado em seu contracheque.
Observação
Este artigo sobre remuneração bruta inclui uma discussão sobre a diferença entre remuneração bruta, salários tributáveis e salários da Previdência Social.
Como calcular o salário líquido
1. Comece com o pagamento bruto.
Para iniciar o cálculo do salário líquido, você deve começar com o salário bruto do funcionário. O pagamento bruto é o valor devido ao funcionário pelo período de pagamento (semanal, quinzenal, semestral ou mensal).
Observação
Todas as retenções e deduções são baseadas no salário bruto. Comece cada cálculo com o valor bruto do pagamento. O valor do pagamento bruto pode mudar se um funcionário tiver rendimento tributável além do salário calculado pelo trabalho, como reembolsos.
O pagamento bruto para funcionários horistas é o valor das horas trabalhadas vezes a taxa horária, com prêmios de horas extras, se aplicável.
Observação
Sam trabalhou 42 horas esta semana, a uma taxa horária de US$ 12. São 40 horas em sua taxa normal e 2 horas em 1 1/2 vez essa taxa. 40 x $ 12 = $ 480. 2 x $ 18 = $ 36. Salário bruto total = $ 480 + $ 36 = $ 516.
O salário bruto dos empregados assalariados é o salário anual dividido pelo número de períodos de pagamento no ano. Alguns funcionários assalariados isentos podem ter direito a horas extras se o seu nível de remuneração for inferior a US$ 684 por semana.
Observação
Carlotta tem um salário anual de $ 36.000 e é paga a cada duas semanas (26 dias de pagamento por ano). Para obter seu pagamento bruto para este período de pagamento: $ 36.000/26 = $ 1.384,62.
2. Calcular e deduzir a retenção do imposto de renda federal.
O imposto de renda federal é retido com base nas informações fornecidas pelo funcionário no Formulário W-4. Os funcionários podem enviar um novo formulário W-4 a qualquer momento e quantas vezes desejarem, mas apenas uma vez por período de pagamento. Este formulário foi alterado a partir de 1º de janeiro de 2020, portanto, qualquer novo funcionário ou funcionário que altere sua retenção após esta data deverá utilizar o novo formulário.
Este formulário é complicado, com mais etapas do que o formulário antigo. Este artigo sobre Informações para o Formulário W-4 para Empregadores traz dicas sobre como usar o formulário para calcular a retenção de imposto de renda de funcionários. O Guia Fiscal do Empregador do IRS contém todas as tabelas de retenção na fonte e você também pode usar a Publicação 15-T do IRS, com etapas detalhadas do processo.
Observação
É ilegal para um empregador ajudar um funcionário a preencher um formulário W-4. Se o funcionário não tiver certeza, direcione-o para esta calculadora de retenção na fonte do IRS.
3. Deduza qualquer retenção estadual e local.
A retenção estadual é um pouco mais complicada porque cada estado tem regras e formas diferentes para retenção de folha de pagamento; alguns estados não fazem retenção na fonte porque não tributam a renda. Diferentes vilas e cidades também têm suas próprias regras. O Bureau of Labor Statistics possui um gráfico de formulários usados por cada estado para calcular a retenção de imposto de renda estadual.
Observação
Se um funcionário trabalhar em vários estados ou localidades diferentes dentro de um estado, poderá ser necessário deduzir o imposto de renda estadual de vários estados. Se você tem funcionários em vários estados, convém obter a ajuda de um serviço de folha de pagamento para tentar manter todas essas deduções corretas.
Alguns estados têm acordos de reciprocidade, o que significa que eles não tributam a renda de fora do estado. Por exemplo, um funcionário que trabalha em Iowa e é residente em Illinois não precisa pagar imposto de renda de Iowa sobre seu salário. Verifique esta lista de acordos de reciprocidade.
4. Reter impostos FICA.
O imposto FICA é uma combinação do imposto OASDI (Segurança Social) e do Medicare.
Para calcular a retenção da Previdência Social, você precisará determinar quais salários e benefícios estão incluídos nos salários da Previdência Social. A fórmula para calcular o imposto FICA é o pagamento bruto vezes a parcela do imposto do funcionário, que é de 7,65% (6,2% para a Previdência Social e 1,45% para o Medicare).
Observação
O pagamento bruto de Sam neste período de pagamento é de US$ 516, portanto você deve reter US$ 39,47 em impostos FICA.
O pagamento bruto de Carlotta neste período de pagamento é de $ 1.384,62, portanto, o imposto FICA você deve reter $ 105,92.
Você precisará criar dois lembretes durante o ano. Cada período processado na folha de pagamento:
- Verifique se o salário bruto total do funcionário no ano não excede o máximo da Previdência Social para aquele ano. No momento em que a remuneração do trabalhador ultrapasse este máximo, deve deixar de reter a Segurança Social (os 6,2%). Não há limite máximo para a parcela do Medicare.
- Você também deve observar quando o salário de um funcionário atinge o valor do imposto adicional do Medicare.Este valor do salário bruto depende do estado civil do funcionário. Neste ponto, você deve começar a reter 0,9% adicionais (além dos 1,45%).
- O empregador deve pagar uma parte do imposto FICA sobre todos os salários da Segurança Social e do Medicare (mas não os 0,9% adicionais dos salários do Medicare).
5. Faça quaisquer deduções voluntárias adicionais.
Uma série de deduções voluntárias são possíveis, incluindo prêmios de planos de saúde, penhoras e doações de caridade.
Observação
Certifique-se de ter documentação no arquivo da folha de pagamento do funcionário para comprovar a autorização para quaisquer deduções. As únicas exceções são os impostos e penhoras FICA ou outros pagamentos ordenados pelo tribunal.
| Cálculo do salário líquido de Sam | ||
|---|---|---|
| Salário Bruto | US$ 516,00 | |
| – Imposto de Renda Federal | – $ 64,78 | (solteiro, pago semanalmente, sem subsídios) |
| – FICA Tax | – $ 39,47 | |
| + Salário Líquido | = $ 411,75 | |
| Cálculo do salário líquido de Carlotta | ||
|---|---|---|
| Salário Bruto | US$ 1.384,62 | |
| – Imposto de Renda Federal | – $ 90,95 | (casado, salário semestral, sem mesada) |
| – FICA Tax | -US$ 105,92 | |
| = Salário Líquido | US$ 117,75 | |
Escrevendo o contracheque do funcionário
Agora que você calculou o pagamento bruto, reteve o imposto de renda e os impostos FICA e quaisquer outras deduções, você tem um valor de pagamento líquido. É hora de preencher o contracheque do funcionário.
Certifique-se de ter a documentação no arquivo da folha de pagamento do funcionário para mostrar autorização para quaisquer deduções. As únicas exceções são os impostos e penhoras FICA ou outros pagamentos ordenados pelo tribunal.
Observação
A lei federal exige que, em cada contracheque, você forneça a cada funcionário informações sobre os valores acumulados no ano para todos os cálculos.
