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As despesas de mudança não são dedutíveis de impostos. Isso poderá mudar depois de 2025, a menos que os legisladores façam alterações na legislação fiscal.
A mudança por motivos comerciais pode ser difícil – e cara – para um funcionário. É por isso que muitas despesas de mudança de funcionários são pagas pelos empregadores. Aqui está uma olhada em como funciona o processo de pagamento de despesas de mudança de funcionários, incluindo o que é dedutível para você como empresa, como documentar esses pagamentos e como relatar essas despesas nos formulários W-2 dos funcionários.
Principais conclusões
- As despesas de mudança já foram dedutíveis dos impostos para os funcionários, mas essa dedução foi removida no ano fiscal de 2018.
- As empresas podem deduzir as despesas de mudança de um funcionário como despesas comerciais se estiverem incluídas no salário W-2 padrão de um funcionário.
- Salvo novas alterações na legislação fiscal, as despesas de mudança voltarão a ser dedutíveis dos impostos em 2026.
Mudanças na legislação tributária e despesas de mudança
Os reembolsos da sua empresa aos funcionários por despesas de mudança são considerados benefícios adicionais. Esses benefícios são salários tributáveis para o funcionário e devem ser incluídos nos cálculos de retenção de imposto de renda federal, FICA (Segurança Social/Medicare) e imposto federal sobre desemprego. Mesmo que você tenha uma política da empresa que exija que os funcionários controlem os pagamentos e devolvam os valores excedentes, esses pagamentos ainda serão tributáveis ao funcionário.
A Lei de Reduções de Impostos e Empregos (TCJA) alterou as deduções para despesas de mudança para funcionários, em vigor para o ano fiscal de 2018 até 2025. Esta lei suspendeu a dedução para despesas comerciais não reembolsadas, incluindo despesas de mudança.Essas despesas não são dedutíveis para o funcionário do Cronograma A do TCJA e também afetam proprietários de empresas C e empresas S que trabalham como funcionários da empresa.
Se sua empresa tratar as despesas de mudança de funcionários como salários tributáveis (W-2) para o funcionário, sua empresa ainda poderá deduzir o custo dessas despesas como despesas comerciais. As empresas geralmente podem deduzir o pagamento dos funcionários de qualquer forma.
Observação
Só para deixar claro, de 2018 a 2025, todas as despesas de mudança de funcionários pagas aos funcionários pela sua empresa são tributáveis ao funcionário. As despesas de mudança de funcionário não reembolsadas não podem ser deduzidas pelo funcionário como despesas diversas. Sua empresa ainda pode deduzir esses pagamentos como despesas comerciais.
Como reembolsar funcionários por despesas de mudança
Em geral, qualquer pagamento que você fizer a um funcionário é tributável para o funcionário, e o pagamento das despesas de mudança de um funcionário é considerado um benefício tributável. A lei fiscal de 2017 não alterou esta situação fiscal, mas eliminou a possibilidade de os empregadores poderem reembolsar através de um plano contabilístico (explicado abaixo) para evitar que o empregado pague imposto sobre o rendimento sobre estes pagamentos.
Observação
É uma boa ideia seguir o processo do plano responsável para documentar os reembolsos dos funcionários, para evitar problemas em uma auditoria.
Num plano de reembolso, o funcionário paga as despesas e você as reembolsa. As despesas devem ser discriminadas e somente despesas específicas poderão ser pagas. As despesas também devem ser para fins comerciais.
O funcionário deve ter pago ou incorrido em despesas enquanto prestava serviços como funcionário da sua empresa. Talvez seja necessário documentar que a mudança é exigida pela sua empresa. Alguns procedimentos contábeis devem ser seguidos.
- O funcionário deve “responsabilizar adequadamente essas despesas dentro de um período de tempo razoável”. Ou seja, o funcionário deve lhe entregar os recibos de todas as despesas.
- Se você estiver dando ao funcionário um adiantamento sobre essas despesas, o funcionário deve devolver qualquer dinheiro excedente dentro de um período de tempo razoável.
Por exemplo, digamos que você adianta R$ 5.000 para despesas de mudança e o funcionário lhe dá recibos de R$ 3.650. O funcionário deverá lhe entregar um cheque da Saúde Teu (US$ 1.350). Se todos os critérios de um plano contábil não forem atendidos, o plano não será um plano contábil. E “reembolsos para despesas não dedutíveis” (para o funcionário) e subsídios para despesas diversas ou não especificadas são tributáveis ao funcionário.
Impostos sobre a folha de pagamento e pagamentos de despesas de mudança para funcionários
As despesas de mudança de funcionários pagas pela sua empresa, mesmo que você tenha um plano responsável, estão sujeitas a retenção na fonte para imposto de renda federal, impostos FICA (Segurança Social e Medicare) e impostos federais sobre desemprego. Você deve informar o valor desse benefício ao preencher o relatório fiscal anual W-2 do funcionário no ano anterior.
Para esclarecer como essas despesas são inseridas no formulário W-2 do funcionário. Usaremos o exemplo acima, onde o funcionário recebe US$ 5.000 para despesas de mudança, tem recibos de US$ 3.650 e fica com os US$ 1.350 restantes. O valor que o funcionário retém é tributável para o funcionário. Assumiremos que esse pagamento é feito de acordo com os requisitos de um plano contábil, conforme descrito acima:
- Os US$ 1.350 tributáveis estão incluídos na Caixa 1 do W-2 (e nas caixas 3, 5 e 16, se tributados pelo estado ou cidade).
- A retenção de imposto de renda federal e estadual e os impostos FICA devem ser calculados para os US$ 1.350 tributáveis e incluídos nas caixas apropriadas no W-2.
- Você deve incluir US$ 3.650 (o valor igual ao valor fundamentado (por exemplo, a parcela não tributável) na caixa 12 do Formulário W-2 usando o código “L”.
Observação
Para obter mais detalhes sobre como isso funciona, consulte a Publicação 15 do IRS (Circular E).
Dar dinheiro extra a um funcionário para despesas de mudança
Algumas empresas oferecem aos funcionários um determinado valor para despesas de mudança, dependendo do tipo de mudança e da distância. O pagamento ainda pode ser dedutível para sua empresa como despesa comercial.
Se você deseja dar a um funcionário o dinheiro para despesas de mudança e deixar que ele decida como esse dinheiro será gasto, você tem um plano não-responsável, de acordo com os regulamentos do IRS. Nesse caso, conforme observado acima, se você não quiser que o funcionário apresente recibos, todo o pagamento será tributado ao funcionário como benefício.Além disso, o imposto de renda federal e o imposto FICA devem ser retidos na fonte no pagamento.
Observação
O pagamento das despesas de mudança de funcionários é uma despesa comercial dedutível para sua empresa.
Aumento Fiscal
O aumento de impostos refere-se a um empregador que aumenta o salário de um empregado para compensar o impacto dos impostos. Para calculá-lo, você precisará estimar o imposto de renda sobre o salário do funcionário e, em seguida, adicionar esse percentual ao pagamento total.
Por exemplo, se um funcionário paga cerca de 22% de imposto de renda e você deseja dar a ele um bônus de US$ 3.000 (após impostos) para ajudar nas despesas de mudança, multiplique 3.000 por 0,22. Isso lhe dá um pagamento de imposto de $ 660. Neste exemplo, o aumento do imposto resultaria em um pagamento total de US$ 3.660.
Observação
Os empregadores não precisam acumular bônus.
Informando aos funcionários sobre o plano de reembolso de despesas de mudança
É sempre uma boa ideia colocar esse tipo de benefício por escrito e incluí-lo nas comunicações com os funcionários. O manual do funcionário ou o manual de políticas e procedimentos é um bom lugar para descrever o plano. Não se esqueça de incluir informações sobre as implicações fiscais deste benefício.
Ajudando os funcionários com suas deduções de despesas de mudança
A menos que você seja um preparador de impostos qualificado, não deve dar aconselhamento fiscal aos funcionários sobre imposto de renda. Incentive seus funcionários a obter aconselhamento fiscal profissional ou usar software fiscal profissional. Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para ajudar os funcionários a compreender esse benefício de despesas de mudança e como isso afetará seus impostos:
- Ofereça aos funcionários um pacote de remanejamento de emprego que explique como e quando as despesas de mudança serão reembolsadas pela sua empresa.
- Dê aos funcionários a oportunidade de alterar sua retenção na fonte (no Formulário W-4) para contabilizar o benefício de relocação e suas obrigações fiscais.
Informações do IRS sobre despesas de mudança de funcionários
Publicação 15 do IRS – Circular E – Guia Fiscal do Empregador
Publicação IRB 15b – Guia Fiscal do Empregador para Benefícios a Empregados
Perguntas frequentes (FAQ)
As despesas de mudança são dedutíveis de impostos para os empregadores?
Sim, as despesas de mudança são dedutíveis do imposto de renda para os empregadores como despesas comerciais se incluírem o reembolso no salário tributável do funcionário.
O que são despesas de mudança qualificadas?
Despesas de mudança qualificadas são qualquer quantia recebida direta ou indiretamente por um indivíduo de um empregador como pagamento (ou reembolso) por despesas destinadas à mudança de bens domésticos e objetos pessoais de uma antiga residência para uma nova residência (incluindo as despesas de alojamento no caminho).O novo local de trabalho deve estar a pelo menos 50 milhas do antigo local de trabalho ou residência anterior.
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